أنشطة التسجيل المسبق هي تلك الأنشطة التي تتم قبل وصول النزيل إلى الفندق وتعتبر أيضًا واحدة من أهم المراحل دورة النزلاء. يتم إجراء التسجيل المسبق عادةً لضيوف المجموعات وكبار الشخصيات وكذلك الحجوزات.
النشاطات المتبعة مثل تحديد الغرفة، وتحديث ملف النزيل، وإعداد رسائل الترحيب، وإرسال طلب وسائل الراحة وما إلى ذلك هي جزء من أنشطة ما قبل الوصول وعادة ما يتم ذلك قبل يوم أو يومين من وصول النزيل.
مزايا التسجيل المسبق للنزلاء:
- يساعد على تسريع عملية تسجيل النزلاء أو تسجيل الوصول.
- يمكن إنشاء بطاقة تسجيل مكتملة من النظام.
- يحتاج النزيل فقط للتحقق من المعلومات بدلاً من تدوينها في وقت تسجيل الوصول.
- يمكن من تلبية الطلبات الخاصة للنزلاء مسبقًا وإبقائها جاهزة في وقت الوصول.
- يمكن من توفير تسجيل الوصول للغرفة لجميع النزلاء المسجلين مسبقًا.
- يتم تحديد الغرف حسب تفضيل غرفة الضيوف في وقت الحجز على سبيل المثال: بعيداً عن المصعد أو المسبح او واجهة معينة وغيره.
- يمكن النزلاء من الاستمتاع بوسائل الراحة المفضلة في الغرفة المخصصة مسبقًا.
- تقليل حجم الشكاوى عند وصول النزلاء.
- إذا لم يكن حجز نوع الغرفة متاحًا، فيمكنك من توفير غرفة بديلة أو ترقية مسبقًا.
- يمكن وضع وسائل الراحة لكبار الشخصيات بشكل متطور من قبل خدمة الغرف.
- في حالة المجموعات والمقيمين لحضور مؤتمرات يتم حظر أو إزالة الميني بار مسبقًا.
- يتم إرسال قائمة بوسائل الراحة مسبقًا إلى إدارة وقسم خدمة الغرف من أجل صنع باقة زهور ووضع فواكه أو بسكويت الكوكيز في الغرفة قبل وصول النزيل.
- يقوم المدير المناوب أو مدير خدمة النزلاء بالتحقق من غرف VVIP و التأكد من استيفاء جميع وسائل الراحة قبل وصول النزلاء مما يضمن لهم تجربة وصول رائعة.
- للمجموعات، يتم تحضير كل المفاتيح وقائمة الغرف مسبقًا للحصول على تجربة تسجيل الوصول بطريقة سلسة.
- في حالة وصول الحقائب قبل وصول أعضاء المجموعة، يُمكن وضعها في الغرفة قبل تسجيل الوصول.
- يمكن تسليم معلومات الدخول لشبكة الانترنت (Wifi) وكوبونات الوجبات بسهولة للنزلاء في وقت تسجيل الوصول.
- يمكن لفريق علاقات النزلاء أن يكون جاهزًا للترحيب بكبار الشخصيات وتقديم الزهور أو مشروبات الترحيب والقهوة.
