نموذج خطة المأدبة والوليمة للمناسبات يعتبر أحد الأدوات الأساسية لتنظيم وتنسيق الأحداث في الفنادق والمنتجعات. ويشمل هذا النموذج جميع التفاصيل الخاصة بالفعالية ويُعرف أيضًا بـ “أمر ترتيب الحدث” (BEO) أو “خطة عمل مأدبة” (FP). ويهدف إلى ضمان التواصل الفعال بين الأقسام المختلفة وضمان نجاح الحدث.
يقوم منسق الحفلات بإعداد هذه الخطة مسبقًا لتوفير جميع المعلومات الضرورية للأسبوع المقبل، كما يتم مناقشة الخطة خلال الاجتماعات اليومية لرؤساء الأقسام، لضمان أن جميع الأقسام المعنية على دراية بتفاصيل الحدث وتوقعاته.
المحتويات الأساسية لنموذج خطة المأدبة:
- تفاصيل الحدث:
- رقم تسلسلي فريد: يسهل الرجوع إليه لاحقًا، ويساعد في تتبع الأحداث.
- المكان والقاعة المحجوزة: توضح أماكن انعقاد الفعالية، لتجنب التداخل.
- عدد الضيوف المتوقع: لتحديد احتياجات الإعداد وعدد المقاعد.
- التوقيت والجداول الزمنية:
- مواعيد الإعداد: لضمان جاهزية القاعة قبل وصول الضيوف.
- جدول الحدث: يتضمن توالي البرامج والأنشطة، مما يضمن سير الفعالية بشكل منظم.
- المتطلبات الخاصة بالفعالية:
- قائمة الطعام والشراب: اختيار الأصناف المطلوبة بناءً على تفضيلات الضيوف، مع توضيح أي متطلبات خاصة.
- نوع الحدث: كحفلة زفاف، أو مؤتمر، أو اجتماع، لتحديد طبيعة الترتيبات المطلوبة.
- التجهيزات السمعية والبصرية: مثل الميكروفونات، والشاشات، وأجهزة العرض، بحسب احتياجات الحدث.
- التعليمات الخاصة:
- التوجيهات للفرق: كفريق الضيافة، والصيانة، وخدمة العملاء لضمان التنسيق الكامل.
- التعديلات المستجدة: في حال طرأت أي تغييرات على الحدث من قبل الجهة المنظمة، تتم إعادة توزيع الخطة المحدثة.
مزايا نموذج خطة المأدبة:
- التنسيق المتكامل بين جميع أقسام الفندق أو المنتجع، مما يضمن سير الأمور بسلاسة.
- التأكيد على جودة الخدمة المقدمة للضيوف من خلال الاهتمام بجميع التفاصيل.
- التقليل من الأخطاء أو النسيان عبر وثيقة مرجعية موحدة.
في حالة التعديلات الطفيفة التي لا تتجاوز 10% في عدد الحاضرين أو في الجدول الزمني، يمكن إجراء التعديلات دون الحاجة لإصدار نسخة جديدة من نموذج الحدث.
تحميل تنسيقات نموذج ورقة عمل مأدبة:
