المسمى الوظيفي: موظف الحجز.

تحت إدارة: مدير المكاتب الأمامية.

ملخص الوظيفة:

يتولى موظف الحجز مهمة تلقي الاتصالات من الضيوف ووكلاء السفر، وشبكات الإحالة بشأن الحجوزات التي تصل عن طريق البريد أو الهاتف أوالانترنت أو من خلال نظام الحجز المركزي. كما يعد ويحافظ على سجلات الحجز عادة حسب تاريخ الوصول والقائمة الأبجدية، وإعداد خطابات تأكيد الحجز ومعالجة أي إلغاءات وتعديلات على الفور.

قد يشمل عمله الواجبات الإضافية كإعداد قائمة الوافدين المتوقعين لمكتب الاستقبال، والمساعدة في أنشطة التسجيل المسبق عند الضرورة، ومعالجة ودائع الحجز المسبق.

مهام ومسؤوليات وكيل الحجز:

• إتمام عمليات الحجز عن طريق البريد أو الهاتف  أو الانترنت أو أنظمة إحالة الحجز المركزية.
• إتمام عمليات الحجز مع مكتب المبيعات وإدارات الفنادق الأخرى ووكلاء السفر.
• معرفة نوع الغرف المتاحة بالإضافة إلى موقعها وتخطيطها.
• معرفة حالة البيع ومعدلات وفوائد جميع خطط العروض .
• معرفة سياسة الفندق الائتمانية وكيفية ترميز كل حجز.
• إعداد سجلات الحجز حسب تاريخ الوصول والقائمة الأبجدية.
• تحديد أسعار الغرف على أساس أساليب البيع في الفندق.
• إعداد خطابات تأكيد الحجوزات.
• نقل معلومات الحجز إلى مكتب الاستقبال.
• إتمام عمليات الإلغاء والتعديلات وترحيل هذه المعلومات على الفور إلى مكتب الاستقبال.
• فهم سياسة الفندق في الحجوزات المضمونة وعدم الحضور.
• إتمام عمليات الودائع  على الحجوزات مقدما.
• تتبع توافر الغرف المستقبلية على أساس الحجوزات.
• المساعدة على تطوير إيرادات الغرف وتوقعات الإشغال.
• إعداد قائمة الوصول المتوقع لاستخدام المكاتب الأمامية.
• المساعدة في أنشطة التسجيل المسبق عند الضرورة.
• مراقبة متطلبات ودائع الأجل.
• التعامل مع المراسلات اليومية والاستجابة للاستفسارات وإتمام الحجوزات حسب الحاجة.
• التأكد من تحديث الملفات باستمرار.
• المحافظة على منطقة العمل نظيفة وأنيقة في جميع الأوقات.
• تعزيز حسن النية بأن يكون لبق ودود ومفيد للنزلاء والمديرين والموظفين الآخرين.
• التجول مع العميل والتأكد من تأمين أي خدمات يحتاج إليها.
• الحصول على معلومات حول المهتمين من أجل استهداف المزيد من العملاء في مواسم معينة.
• اتخاذ الترتيبات اللازمة لبرامج سفر العملاء.
• معرفة جميع إجراءات مكتب الاستقبال والمساعدة في مهام الاستقبال عند الضرورة.
• الدراية الكاملة بالصحة والسلامة وإجراءات مكافحة الحرائق والقنابل.
• الاستعداد للقيام بأي طلب من قبل الإدارة في أي مناطق أخرى من الفندق.
• التمكن من فتح وإغلاق التوافر عند الضرورة في الفندق في جميع قنوات GDS وقنوات IDS وعلى موقع الفندق.
• تعديل الأسعار على نظام إدارة فنادق.

الشروط:

التعليم:

• خريج المدرسة الثانوية أو ما يعادلها.
• كتابة وقراءة وفهم اللغة الأساسية المستخدمة في مكان العمل.
• القدرة على التحدث وفهم اللغة الأساسية المستخدمة من قبل نزلاء الفندق.

الخبرة:

• خبرة سابقة ذات صلة.
• خبرة في برامج الفنادق ووظائفها.