المسمى الوظيفي: موظف الحجز (Reservation Agent)
تحت إدارة: مدير المكاتب الأمامية (Front Office Manager)
ملخص الوظيفة:
يُعد موظف الحجز (Reservation Agent) مسؤولاً عن استقبال ومعالجة حجوزات الضيوف في الفندق، التي تصل من قنوات مختلفة مثل الهاتف، البريد الإلكتروني، الإنترنت، أو نظام الحجز المركزي. يقوم موظف الحجز بإعداد سجلات دقيقة للحجوزات، إرسال تأكيدات الحجز، ومعالجة التعديلات والإلغاءات بشكل فوري. تشمل المهام الإضافية إعداد قائمة الوافدين المتوقعين، تقديم الدعم لأنشطة التسجيل المسبق، وإدارة ودائع الحجوزات المسبقة.
مهام ومسؤوليات موظف الحجز (Reservation Agent Responsibilities):
1. إتمام عمليات الحجز عن طريق البريد، الهاتف، الإنترنت، أو أنظمة الحجز المركزية (Central Reservation System).
2. التعاون مع مكتب المبيعات وأقسام الفندق الأخرى ووكلاء السفر لضمان معالجة الحجوزات بشكل سلس.
3. الإلمام بأنواع الغرف المتاحة وموقعها وتخطيطها داخل الفندق.
4. متابعة حالة البيع وأسعار العروض وخطط الأسعار الموسمية.
5. تطبيق سياسة الفندق الائتمانية وتحديث ترميز كل حجز وفقاً للسياسة.
6. إعداد وتنظيم سجلات الحجز حسب تاريخ الوصول والقائمة الأبجدية.
7. تحديد أسعار الغرف وفقًا لسياسات وأساليب البيع في الفندق.
8. إعداد وإرسال خطابات تأكيد الحجز للضيوف.
9. نقل معلومات الحجز بشكل دقيق إلى مكتب الاستقبال.
10. معالجة الإلغاءات والتعديلات وتحديث هذه المعلومات في النظام بشكل فوري.
11. فهم سياسة الفندق الخاصة بالحجوزات المضمونة وعدم الحضور (No-Show).
12. إدارة ودائع الحجوزات المقدمة مسبقاً.
13. تتبع توافر الغرف المستقبلية وفقًا للحجوزات المتوقعة.
14. المساعدة في تطوير توقعات إيرادات الغرف ومعدلات الإشغال.
15. إعداد قائمة الوصول المتوقع لاستخدامها من قبل مكتب الاستقبال.
16. المساعدة في أنشطة التسجيل المسبق عند الضرورة.
17. مراقبة متطلبات ودائع الحجوزات المستقبلية.
18. التعامل مع المراسلات اليومية، الاستجابة للاستفسارات، وإتمام الحجوزات عند الحاجة.
19. التأكد من تحديث ملفات الحجوزات باستمرار.
20. الحفاظ على منطقة العمل نظيفة ومنظمة لتعزيز بيئة عمل إيجابية.
21. تعزيز حسن النية من خلال التواصل اللبق والودود مع الضيوف والزملاء.
22. تقديم جولات ميدانية للنزلاء وتقديم الخدمات المطلوبة حسب احتياجاتهم.
23. جمع معلومات حول العملاء المحتملين لمواسم معينة.
24. ترتيب برامج السفر الخاصة بالعملاء عند الطلب.
25. الإلمام بجميع إجراءات مكتب الاستقبال وتقديم الدعم عند الضرورة.
26. الالتزام بإجراءات الصحة والسلامة وإجراءات الطوارئ.
27. الاستعداد لتلبية أي طلبات من الإدارة في مختلف أقسام الفندق.
28. إدارة التوافر في قنوات الحجز (GDS و IDS) وموقع الفندق عند الحاجة.
29. تعديل أسعار الغرف على نظام إدارة الفنادق عند الحاجة.
المؤهلات والشروط (Qualifications & Requirements):
• التعليم:
• شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها.
• القدرة على القراءة والكتابة والتواصل باللغة الأساسية المستخدمة في مكان العمل.
• مهارات التحدث والاستماع الجيدة لتلبية احتياجات النزلاء بفعالية.
• الخبرة:
• خبرة سابقة ذات صلة في مجال الحجوزات أو خدمة العملاء أو الضيافة.
• معرفة وخبرة في برامج إدارة الفنادق مثل نظام إدارة الحجوزات (Property Management System – PMS) وأنظمة الحجز المركزي (Central Reservation System – CRS).
