المسمى الوظيفي: مدير المكاتب الأمامية / مساعد مدير المكاتب الأمامية / نائب مدير مكتب الاستقبال (Front Office Manager / Assistant Front Office Manager / Deputy Front Office Manager)
تحت إدارة: المدير العام / المدير المقيم / مدير المكاتب الأمامية
ملخص الوظيفة:
يُعد مدير أو مساعد مدير المكاتب الأمامية في الفندق المسؤول الأول عن عمليات إدارة المكاتب الأمامية في غياب مدير المكاتب الأمامية. تتمثل مهمته في ضمان إقامة مريحة وسلسة للنزلاء وتوفير أعلى مستوى من خدمة العملاء. يعمل كحلقة وصل بين المكاتب الأمامية والخلفية ويشرف على التنسيق بين الأقسام لضمان تجربة نزلاء مميزة وتحقيق رضا العملاء.
مهام ومسؤوليات مساعد أو نائب مدير مكتب الاستقبال:
- ضمان رضا العملاء من خلال متابعة آراء النزلاء ومراجعات وسائل الإعلام الاجتماعية.
- متابعة الأداء المالي وزيادة الإيرادات من خلال رفع المبيعات وتدقيق العمليات المالية.
- قيادة الفريق وإدارة مبادرات حل المشكلات وتدريب الموظفين.
- تحفيز فريق المكاتب الأمامية لضمان تقديم خدمة عالية الجودة للعملاء.
- الترحيب بالنزلاء وتعزيز ولاء العملاء من خلال التواصل الودود.
- بناء علاقات ممتازة مع النزلاء وتقديم الدعم طوال فترة إقامتهم.
- التعامل مع شكاوى النزلاء وتقديم الحلول السريعة لأي مشكلات.
- الإشراف على إجراءات الوصول والمغادرة بالتنسيق مع الفريق التنفيذي.
- تقديم خدمة شخصية للنزلاء لضمان رضاهم.
- التأكد من تطبيق سياسة التسعير وإجراءات التدقيق الداخلي.
- الإشراف على إدارة الحسابات والفوترة والمعاملات النقدية.
- متابعة الضيوف في الطابق التنفيذي لضمان رضاهم التام.
- مراجعة قائمة الوصول لكبار الشخصيات والتحقق من جاهزية الغرف والطلبات الخاصة.
- إعداد تقارير الإيرادات الشهرية واليومية وتوزيعها على رؤساء الأقسام.
- توقع الإيرادات والإشغال واتخاذ الإجراءات المناسبة بشأن استراتيجيات التسعير.
- المشاركة في توظيف وتدريب أعضاء فريق المكاتب الأمامية.
- التأكد من أن جميع موظفي الاستقبال في مظهر جيد ومنضبطين.
- المحافظة على نظافة وترتيب مكان العمل.
- التأكد من معرفة الفريق بمنتجات وخدمات الفندق والمرافق المتاحة.
- تطبيق سياسة التسعير الخاصة بالفندق لزيادة الإيرادات.
- المعرفة الجيدة بأنظمة وإجراءات التشغيل في المكاتب الأمامية.
- ضمان توفر وتحديث وثائق ومعلومات النزلاء بشكل دوري.
المؤهلات والشروط:
- مهارات التواصل: القدرة على التواصل الفعال، مع مهارات تنظيمية عالية والتركيز على تحقيق النتائج.
- المرونة والقدرة على العمل تحت الضغط.
- المعرفة التقنية: الخبرة في برامج إدارة الممتلكات مثل Opera وFidelio.
التعليم:
- درجة دبلوم أو بكالوريوس في إدارة الضيافة أو الفندقة أو أي مجال ذي صلة.
- إجادة برامج Microsoft Office.
الخبرة:
- خبرة لا تقل عن سنتين إلى 3 سنوات في دور مدير مساعد أو قائد فريق في قسم الاستقبال أو علاقات النزلاء.
