المكاتب الأمامية
الوصف الوظيفي لكابتن مكتب الجرس في الفنادق – المهام والمسؤوليات والشروط
كابتن مكتب الجرس
المسمى الوظيفي: كابتن مكتب الجرس (Bell Captain)
تحت إدارة: المدير المناوب / مدير خدمة النزلاء
ملخص الوظيفة:
يتولى كابتن مكتب الجرس (Bell Captain) مسؤولية الإشراف على جميع موظفي مكتب الجرس والأنشطة المرتبطة به، بما في ذلك الحفاظ على منطقة العمل نظيفة ومنظمة. يقوم بترحيب النزلاء وتوديعهم، وتقديم مشروبات الترحيب، كما يتأكد من إدارة حركات الأمتعة والمراسلات بدقة، بما يتوافق مع معايير التشغيل القياسية للفندق. يساعد أيضًا في تعزيز كفاءة مكتب الجرس من خلال إعداد التقارير والتنسيق المستمر مع مدير مكتب الاستقبال.
مهام ومسؤوليات كابتن مكتب الجرس:
- ضمان عمل مكتب الجرس بسلاسة وكفاءة على مدار الساعة.
- الحفاظ على نظافة وتنظيم منطقة العمل بشكل مستمر.
- التأكد من التعامل السريع والفعال مع الأمتعة للنزلاء القادمين والمغادرين.
- التواصل الوثيق مع أقسام الاستقبال، مركز المعلومات، أمين الصندوق، والإدارات الأخرى لضمان التنسيق.
- استقبال مكالمات النزلاء الخاصة بخدمات مكتب الجرس أو أي خدمات ذات صلة.
- توجيه موظفي الجرس لالتقاط الأمتعة من غرف النزلاء وتقديم المساعدة اللازمة.
- تعبئة بطاقات حركات الأمتعة لمتابعة عملية تسجيل الوصول، المغادرة، أو الأمتعة المتروكة.
- متابعة رضا النزلاء من خلال التواصل معهم بعد الخدمة.
- تسجيل وتتبع جميع طلبات النزلاء وفقًا للنماذج المعتمدة.
- متابعة المخزون بعناصر الإعارة وجمعها قبل مغادرة النزيل.
- وضع علامات على الأمتعة وتسجيل تحركاتها لضمان الدقة.
- تحديث سجل حركة الأمتعة بشكل يومي.
- التأكد من ملء استمارات الأمتعة المتروكة وتوقيعها، وشرح السياسات للنزلاء.
- توزيع رسائل النزلاء ورسائل الزوار والأقسام الأخرى بدقة.
- التحقق من دفع الفواتير واسترداد مفاتيح الغرف قبل مغادرة النزيل.
- ضمان سير خدمات النقل وحافلات الفندق بسلاسة.
- ترتيب الصحف للنزلاء وتوزيعها على جميع الغرف الشاغرة.
- مراقبة قواعد السلامة والأمن وإبلاغ الإدارة عن أي نشاط مريب.
- التحقق من قائمة الوصول الخاصة بالنزلاء VVIP أو ذوي الاحتياجات الخاصة.
- التحضير لحركة النزلاء في المجموعات وضمان وجود طاقم كاف للتعامل معهم.
- تحية النزلاء بحرارة ومهنية، وتقديم الترحيب وتوقع احتياجاتهم.
- التعرف على النزلاء المتكررين وكبار الشخصيات والترحيب بهم.
- دعم فريق خدمة النزلاء في مرافقة النزلاء إلى أماكن إقامتهم وتوجيههم حول مرافق الفندق.
الشروط:
- المهارات: مهارات ممتازة في التواصل وخدمة العملاء، مع القدرة على التنظيم وإدارة الوقت.
- التعليم: شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها.
- الخبرة: خبرة سابقة في العمل كمساعد في مكتب الجرس أو كابتن جرس، ويفضل في قطاع الضيافة والفنادق.
