المسمى الوظيفي: الكابتن لمكاتب الجرس.
تحت إدارة: المدير المناوب / مدير خدمة النزلاء.
ملخص الوظيفة:
المسؤول الأول عن الإشراف على جميع موظفي مكتب الجرس والأنشطة وكذلك الحفاظ على منطقة المكتب.
كما أن كابتن الجرس مسؤول عن الترحيب بجميع الضيوف في الفندق وكذلك تقديم مشروبات الترحيب ووداعهم، ويجب عليه التأكد من جميع حركات الأمتعة، البريد السريع والرسائل التي يتم تعقبها وحسابها.
الالتزام بمعايير التشغيل القياسية للفندق في جميع الأوقات وكذلك التواصل مع مدير مكتب الاستقبال لزيادة كفاءة مكتب الجرس (Bell / Bell Desk) من خلال إعداد تقارير في الوقت المناسب.
مهام ومسؤوليات كابتن مكتب الجرس:
- التأكد من أن مكتب الجرس يعمل في جميع الأوقات.
- الحفاظ على منطقة العمل نظيفة ومرتبة دائماً.
- التأكد من أن التعامل مع الأمتعة سلس وسريع لجميع النزلاء القادمين / المغادرين.
- الحفاظ على علاقة وثيقة مع الاستقبال / مركز المعلومات / أمين الصندوق، بالاضافة إلى الإدارات الأخرى.
- استقبال جميع مكالمات النزلاء الخاصة بخدمات مكتب الجرس/الباب أو أي خدمات ذات الصلة.
- توجيه مندوب الجرس لالتقاط الأمتعة من غرف النزلاء.
- يتم تعبئة بطاقات تحركات الأمتعة (تسجيل الوصول، تسجيل المغادرة، الحقائب المتروكة، إلخ..).
- معاودة الاتصال بالنزيل للتحقق من الرضا الكامل عن الخدمة.
- تسجيل جميع طلبات النزلاء وتتبعها بالنموذج المعتمد.
- التحقق من المخزون بعناصر الإعارة، ويتم جمعها قبل إنهاء إجراءات المغادرة.
- وضع علامات على جميع الأمتعة وتسجيل حركتها.
- تحديث سجل حركة الأمتعة وتسجيل الخروج يومياً.
- التأكد من ملء استمارات الأمتعة المتروكة وتوقيعها حسب الأصول من قبل النزيل، كما يتم شرح جميع السياسات المعمول بها للنزيل.
- توزيع رسائل النزلاء بشكل صحيح ودقيق.
- التأكد من رسائل الزوار والأقسام الأخرى، ليتم توزيعها بشكل صحيح ودقيق.
- التأكد من دفع جميع الفواتير واسترداد مفاتيح الغرف قبل مغادرة النزيل من مبنى الفندق.
- التأكد من أن خدمة الحافلات في الفندق ونقل المطار تتم بسلاسة وبشكل صحيح.
- طلب الصحيفة المطلوبة لليوم التالي ومراقبة تسليم الصحف إلى كل غرفة نزيل شاغرة.
- المساعدة في مراقبة قواعد السلامة والأمن في جميع الأوقات.
- إبلاغ الإدارة عن أي تصرف مريب أو وجود غريب في المنشأة .
- التحقق من قائمة الوصول اليومية ل VVIP أو النزلاء من ذوي الاحتياجات الخاصة.
- التحضير لحركة النزلاء في المجموعات وضمان وجود عدد كاف من الموظفين للتعامل مع المجموعات.
- تحية جميع النزلاء في الردهة بحرارة ومهنية، وجعلهم يشعرون بالترحيب وتوقع احتياجاتهم قبل أن تظهر.
- التعرف على جميع النزلاء المتكررين وكبار الشخصيات، والترحيب بهم مرة أخرى.
- المساعدة التامة لفريق خدمة النزلاء في مرافقة النزلاء من وإلى أماكن إقامتهم وتوجيههم أيضًا مع ميزات المنشأة والمرافق ومعدات الغرفة.
