المسمى الوظيفي:  CONCIERGE / موظف مكتب المعلومات والإرشاد

تحت إدارة: مدير المكاتب الأمامية

ملخص الوظيفة:

يعمل موظف مكتب المعلومات والإرشاد كجهة اتصال مع النزيل لكل من الخدمات الفندقية وغير الفندقية. هذه الوظيفة هي امتداد لمهام وكيل مكتب الاستقبال. يساعد النزيل- بغض النظر عما إذا كانت الاستفسارات تتعلق بالمرافق في الفندق أو الأماكن الخارجية أو الخدمات أو الأنشطة. يعرف كيفية تقديم توجيهات دقيقة وموجزة. يقوم بالحجز ويحصل على تذاكر الرحلات أو المسرح أو المناسبات الخاصة.

ينظم وظائف خاصة مثل حفلات استقبال الكوكتيل لكبار الشخصيات. يرتب لخدمات السكرتارية. معرفة جيدة ببرنامج إدارة الممتلكات (PMS) أو برنامج حجز الفنادق.

مهام ومسؤوليات الكونسيرجيه:

• تطوير معرفة قوية بمرافق الفندق وخدماته والمجتمع المحيط.
• يوفر للنزلاء  معلومات حول المعالم السياحية والمرافق والخدمات والأنشطة في أو خارج مكان الإقامة.
• اجراء حجوزات الطيران للنزلاء أو وسائل النقل الأخرى عند الطلب.
• الحصول على تذاكر الرحلة اللازمة.
• تنفيذ حجوزات النزلاء للمسرح وغيرها من أشكال الترفيه عند الطلب. ويحصل على التذاكر اللازمة ويوفر التوجيهات للمرافق.
• ينظم مهام خاصة حسب توجيهات الإدارة.
• ترتيب مهام السكرتارية والخدمات المكتبية الأخرى.
• الاستخدام السليم لمعايير وآداب التحدث على الهاتف.
• الإشراف على عمليات الكونسيرج، البوابين، وخدمة صف السيارات والإشراف على المنطقة لضمان أن جميع المعايير والإجراءات معروفة ومتبعة بالكامل.
• الحفاظ على جميع المعدات اللازمة بشكل صحيح مع مخزون كاف للعمليات اليومية.
• التأكد من أن جميع الأقسام لديها تغطية مناسبة للموظفين في جميع الأوقات.
• الحفاظ على سجلات أمتعة النزلاء بدقة واستيفاء جميع الطلبات الخاصة.
• معالجة وتقديم رسائل النزلاء.
• تسليم وتخزين أمتعة النزلاء بأمان.
• اطلاع دائم على أحدث الخدمات الفندقية بالإضافة إلى طلبات VIP اليومية والمناسبات الخاصة.
• التأكد من اتباع إرشادات السلامة حول البهو ومناطق الأبواب الأمامية.
• تقديم الدعم للإدارة حسب المطلوب في حالات الطوارئ.
• العمل بطريقة مهنية مع التركيز على الضيافة وخدمة النزلاء.
• الحفاظ على منطقة العمل نظيفة وصحية وآمنة.
• تنسيق طلبات النزلاء للخدمات الخاصة أو المعدات مع الإدارة المختصة.
• الاتصال بالنزلاء بشكل دوري للتأكد من أي احتياجات خاصة.
• معالجة شكاوى النزلاء وحل المشكلة إلى أقصى حد ممكن.

الشروط:

التعليم:

• الحد الأدنى شهادة جامعية لمدة سنتين.
• يتحدث ويقرأ ويكتب ويفهم اللغة الأساسية المستخدمة في مكان العمل.
• يجب أن يكون قادراً على التحدث وفهم اللغة الأساسية المستخدمة من قبل النزلاء الذين يزورون الفندق.

الخبرة:

خبرة سنتين كحد أدنى في المبيعات مع خبرة إشرافية لسنة واحدة على الأقل.