المكاتب الأمامية-الوصف الوظيفي لموظف مكتب المعلومات والإرشاد في الفندق
موظف مكتب المعلومات والإرشاد
المسمى الوظيفي: Concierge / موظف مكتب المعلومات والإرشاد
تحت إدارة: مدير المكاتب الأمامية
ملخص الوظيفة:
يعد موظف مكتب المعلومات والإرشاد (Concierge) من الأدوار الأساسية في قطاع الضيافة، حيث يعمل كحلقة وصل بين النزلاء والخدمات الفندقية والمجتمع الخارجي. يتمثل دوره الأساسي في تقديم المعلومات والإرشادات اللازمة للنزلاء عن الخدمات والأنشطة داخل وخارج الفندق. يقوم أيضًا بتنظيم حجوزات الطيران والمواصلات والأنشطة الترفيهية، وترتيب الفعاليات، مع التأكد من توفير تجربة مثالية لكل نزيل.
مهام ومسؤوليات موظف المعلومات والإرشاد:
- التعرف على مرافق الفندق والمجتمع المحلي: تطوير معرفة شاملة بجميع مرافق الفندق وخدماته، بالإضافة إلى معرفة الأنشطة والمعالم السياحية المحيطة.
- إجابة استفسارات النزلاء بدقة: توفير المعلومات الضرورية حول المعالم السياحية والأنشطة في المنطقة المحيطة، سواء كانت متعلقة بالفندق أو خارجه.
- إجراء حجوزات المواصلات: حجز تذاكر الطيران أو وسائل النقل الأخرى حسب طلب النزيل، والتأكد من استكمال جميع الترتيبات بنجاح.
- تنظيم الفعاليات وحجوزات الترفيه: تنسيق وحجز التذاكر للعروض المسرحية والفعاليات المختلفة، مع توجيه النزلاء بكيفية الوصول إلى هذه الوجهات.
- تنظيم الفعاليات الخاصة بالنزلاء: ترتيب فعاليات مثل حفلات الاستقبال والاجتماعات الخاصة حسب طلب الإدارة.
- تنفيذ مهام السكرتارية: تنسيق مهام خاصة بالنزلاء مثل خدمات السكرتارية والطباعة، وتلبية احتياجاتهم المكتبية الأخرى.
- التعامل مع المكالمات الهاتفية باحترافية: الالتزام بمعايير وآداب التحدث على الهاتف، والرد بسرعة وكفاءة على استفسارات النزلاء.
- إدارة عمليات الكونسيرج والإشراف على فريق العمل: مراقبة الأداء العام للكونسيرج والبوابين وخدمة صف السيارات، والتأكد من الالتزام بجميع معايير الجودة والإجراءات.
- ضمان تغطية كافية للموظفين: الحفاظ على تغطية مناسبة للموظفين لضمان سير العمل على أكمل وجه في جميع الأوقات.
- التعامل مع أمتعة النزلاء: ضمان تسجيل الأمتعة بدقة وتلبية جميع طلبات الأمتعة الخاصة، وتوفير تخزين آمن لأمتعة النزلاء.
- تقديم الدعم في الحالات الطارئة: توفير المساعدة للإدارة حسب الحاجة في حالات الطوارئ والحرص على تنفيذ إجراءات السلامة حول البهو ومناطق الاستقبال.
- الحفاظ على بيئة عمل نظيفة وآمنة: التأكد من نظافة منطقة العمل والالتزام بمعايير الصحة والسلامة.
- حل شكاوى النزلاء: معالجة أي شكاوى أو مشاكل تواجه النزلاء، والعمل على إيجاد حلول سريعة وفعّالة لتحقيق أعلى مستوى من رضاهم.
الشروط:
التعليم:
- المؤهل الأدنى: شهادة جامعية لمدة سنتين كحد أدنى.
- اللغات: القدرة على التحدث والقراءة والكتابة باللغة الأساسية للفندق، بالإضافة إلى إجادة التواصل مع النزلاء بلغتهم.
الخبرة:
- الخبرة العملية: خبرة لا تقل عن سنتين في مجال المبيعات أو الضيافة، مع سنة واحدة على الأقل من الخبرة الإشرافية.
أهمية دور موظف المعلومات والإرشاد في مجال الضيافة الحديث:
في العصر الحديث، يُعتبر دور الـConcierge جزءًا حيويًا من تجربة النزلاء، خاصة مع تزايد الاعتماد على التجارب الفريدة والشخصية. فقد تطورت مهام موظف المعلومات لتشمل توفير حلول مبتكرة للنزلاء والتواصل السلس مع المنصات الرقمية وتقديم خدمات مخصصة حسب الطلب. يعتمد النجاح في هذا الدور على المهارات الممتازة في التواصل ومعرفة الوجهات العصرية والشراكات المحلية، مما يسهم في تعزيز صورة الفندق وتحقيق رضا النزلاء.
واجهة المكاتب الأماميه