المسمى الوظيفي: مدير الحجوزات.
تحت إدارة: مدير المكاتب الأمامية.
ملخص الوظيفة:
تهدف الوظيفة لضمان التشغيل السلس والفعال في القسم من خلال خدمة الحجز الفوري والفعال والسليم لتحقيق أقصى دخل للغرفة من أجل تحقيق أو تجاوز أهداف الإيرادات.
بالإضافة إلى الإشراف على الأداء الوظيفي العام لموظفي الحجز الذين ينفذون السياسات والإجراءات تحت إشراف مدير المكاتب الأمامية، ومن الممكن أن يتولى المسؤولية عن التدريب، إضافة إلى أي مهام أخرى يكلف بها من قبل مدير المكاتب الأمامية أو مدير قسم الغرف.
مهام و مسؤوليات مدير الحجوزات :
- الإلمام بإجراءات الحجز الكاملة وفقًا لنظام الفنادق الدولي اليدوي.
- تولي مسؤولية حجوزات الفندق المحلية والحجوزات إجمالا في أنحاء العالم.
- التعامل مع المراسلات، وفرز الرسائل، والتلكس، والفاكس، والكابلات التي تم فحصها من قبل مدير مكتب الاستقبال.
- تحديد المهام اليومية لموظفي الحجز.
- إتمام الحجوزات يوميا ومراجعتها.
- مراجعة وصول التقارير يوميا.
- إعداد توقعات الإشغال.
- تدريب الموظفين.
- تنفيذ السياسات والإجراءات.
- تسجيل أسعار الشركات ووكلاء السفر في كل من ملفات النظام والمراسلات.
- التنسيق مع قسم المبيعات فيما يتعلق بالإشغال وتحليل أسعار الحجوزات.
- تحديد أفضل إنتاج لحسابات العملاء وضمان العمل الصحيح من قبل موظفي الحجز.
- الإلمام بالمرافق والغرف ومزايا غرف النزلاء وضمان أن وكلاء الحجز على دراية بها.
- المسؤولية عن مختلف تقارير الإنتاج لكل إدارة.
- رصد طريقة الرد على الهاتف والأداء العام لموظفي الحجز يوميا.
- ضمان التعامل الخاص مع النزيل المتكرر ونزيل VIP.
- ملاحظة وضمان الإلتزام بمعايير الرد على الهاتف السليمة في جميع الأوقات.
- مراقبة وتنسيق عمليات حجز المجموعات مع قسم المبيعات وإدارة الإيرادات.
- متابعة الحجوزات المؤقتة وتحديث حالة الحجز.
- مراجعة عدم الحضور وإلغاء الحجوزات ورسوم العمليات وفقًا لسياسة الفندق.
- مراجعة حجب أو تخصيص الغرف وأجنحة الإقامة الطويلة “Long Stay” وطلبات المجموعات الخاصة.
- الإشراف على حجوزات المجموعات.
- الحفاظ على العلاقات الودية مع العملاء التجاريين.
- الاستعداد لتلقي الأوامر اللازمة من مدير مكتب الاستقبال عند تغير حالة توفر الفندق وإتخاذ الإجراء اللازم.
- المسؤولية عن جدول العمل للقسم.
- الحفاظ على جودة العمل وتنظيمه في جميع الأوقات.
- القيام بأداء أي مهام أخرى قد يطلبها مدير مكتب الاستقبال أو مدير قسم الغرف.
الخبرة والتعليم:
- خبرة لا تقل عن 3 سنوات كمشرف حجز أو مساعد مدير في فندق مرموق.
- شهادة من كلية أو جامعة معتمدة في منهج مناسب.
- خبرة كبيرة ذات صلة بالعمل بما في ذلك بعض الخبرة الإشرافية.
- أو أي مزيج معادل من التدريب والخبرة.
