مكتب الجرس – الوصف الوظيفي لموظف الجرس أو مراسل الأمتعة
موظف الجرس أو مراسل الأمتعة
المسمى الوظيفي: مراسل الحقائب أو الأمتعة / فتى الجرس
تحت إدارة: كابتن الجرس / المدير المقيم
ملخص الوظيفة
يعد موظف الجرس، أو مراسل الأمتعة، من أول موظفي الفندق الذين يتواصلون مع النزلاء عند وصولهم حتى قبل مسؤول المكاتب الأمامية. يتمثل دوره في تقديم خدمة استقبال استثنائية تترك انطباعاً إيجابياً عن الفندق، حيث يُسهل وصول النزلاء بتوفير المساعدة في الأمتعة وتقديم المعلومات الضرورية. يتوجب على مراسل الأمتعة التأكد من أن جميع طلبات النزلاء تُلبى بسرعة وبلباقة، مع الحفاظ على مستوى عالٍ من التنظيم والنظافة في المناطق العامة، خاصةً منطقة البهو. بالإضافة إلى نقل الأمتعة، يُطلب منه التعامل مع الطرود البريدية والإجابة على استفسارات النزلاء العامة.
مهام ومسؤوليات مراسل وحامل الأمتعة
- التحقق من قائمة الوصول اليومية: الاستعداد لاستقبال كبار الشخصيات (VVIP) والنزلاء ذوي الاحتياجات الخاصة وتقديم الدعم المطلوب.
- تقديم المساعدة في البهو: التواجد في مكتب الكونسيرج أو الاستقبال ليكون جاهزاً لاستقبال النزلاء والزوار وتقديم المساعدة اللازمة.
- جمع وتسليم الأمتعة بكفاءة: ضمان تسليم الأمتعة للنزلاء عند وصولهم وتحميلها بأمان إلى الغرف.
- تنظيم وتحديد الحقائب: وضع علامات واضحة على الحقائب لضمان عدم حدوث أخطاء في التسليم وإعادة بطاقة الهوية للنزيل بعد التعرف على الأمتعة.
- مرافقة النزلاء إلى الغرف: تقديم جولة سريعة للنزيل حول الغرفة والمرافق الأساسية، مع توضيح أماكن الأدوات المهمة.
- توزيع الفاكسات والطرود: تسليم الرسائل والطرود والزهور وغيرها من المراسلات إلى غرف النزلاء والمكاتب الأخرى بالفندق.
- توفير العناصر المؤقتة: تقديم العناصر التي قد يحتاجها النزلاء على سبيل الإعارة، مثل معدات إضافية، وجمعها قبل المغادرة.
- مساعدة النزلاء من المجموعات: التعامل مع أمتعة المجموعات وضمان التسليم بكفاءة، خاصة في الحالات التي تتطلب إعدادات خاصة للمجموعات.
- التخزين الآمن للممتلكات: توفير حلول تخزين آمنة لأغراض النزلاء طويلة الأمد وتحديث السجلات المرتبطة.
- الاستجابة لطلبات النزلاء: تقديم المعلومات المفيدة والإجابة على استفسارات النزلاء المتعلقة بالفندق والمرافق المحلية.
- دعم زملاء العمل: التعاون مع المدير أو الزملاء خلال أوقات الذروة لتقديم خدمات شاملة.
- إدارة الاتصالات الهاتفية: الرد على المكالمات الواردة والتعامل مع استفسارات النزلاء، وتحويل المكالمات عند الضرورة.
- تنظيم ملفات حركة الأمتعة: تحديث سجلات حركة الأمتعة لتوثيق التعاملات.
- نقل أمتعة المغادرين: أخذ أمتعة النزلاء المغادرين من الغرفة إلى البهو وترتيب النقل.
- ضمان السلامة والنظافة: التأكد من نظافة منطقة البهو والردهات، مع مراعاة إرشادات السلامة.
المؤهلات المطلوبة
- التعليم: شهادة ثانوية أو ما يعادلها، ويفضل من لديه معرفة بأساسيات الكمبيوتر وبرامج إدارة الفنادق.
- الخبرة: يفضل خبرة سابقة في فندق 4 أو 5 نجوم، حيث يُفضل أن يكون لدى المرشح شغف بخدمة العملاء ومهارات تواصل قوية، إضافة إلى إجادة اللغة الإنجليزية كتابةً وتحدثًا.
المهارات الشخصية
- الالتزام بمعايير خدمة العملاء العالية: تقديم خدمة مميزة للنزلاء، مع التركيز على التفاصيل ورفع مستوى رضاهم.
- المرونة في العمل: القدرة على العمل لساعات طويلة ضمن جداول متنوعة تشمل ساعات الصباح والمساء.
- القدرة على التفاعل مع الآخرين: العمل بفعالية ضمن فريق متعدد المهام وتقديم الدعم اللازم للزملاء.
- حسن المظهر والتنظيم: الاهتمام بالنظافة الشخصية والمظهر العام، ليكون واجهة مشرفة للفندق.
- التواصل الممتاز: قدرة جيدة على التواصل مع النزلاء وتلبية احتياجاتهم بفعالية وسرعة.
دور مراسل الأمتعة في تحسين تجربة النزلاء
يلعب مراسل الأمتعة دوراً جوهرياً في صناعة الضيافة، حيث يُسهم في تعزيز تجربة النزلاء عبر الترحيب الدافئ والخدمة المتميزة. ومع تزايد تطلعات النزلاء، من الضروري على موظفي الأمتعة التكيف مع التقنيات الجديدة، مثل الأنظمة الحديثة لإدارة الأمتعة وتوفير المعلومات الفورية للنزلاء.
