المسمى الوظيفي: المدير المناوب / مدير البهو.

تحت إدارة: مدير المكاتب الأمامية.

ملخص الوظيفة:

مسؤول بالدرجة الأولى عن إدارة فترات العمل في المكاتب الأمامية بكفاءة، وتوفير خدمة متميزة للنزلاء والضيوف، ومساعدة جميع موظفي المكاتب الأمامية والحفاظ على بيئة هادئة ومهنية في جميع الأوقات.

يشرف على أعمال المكاتب الأمامية، والبواب، وموظف الجرس، وعلاقات النزلاء ومركز الأعمال، كما أنه مسؤول عن حركة كبار الشخصيات في الفندق.

مهام ومسؤليات المدير المناوب:

١/ الترحيب بكبار الشخصيات في الفندق، وحسب توجيهات مدير مكتب الاستقبال ، يقوم بخدمات خاصة لنزيل VIP.

٢/ يساعد في مغادرة ووصول كبار الشخصيات في غياب موظفي علاقات النزلاء.

٣/ التحقق من نظافة البهو والمناطق العامة والأضواء وكذلك المظهر والسلوك السليم والمنظم لموظفي المكاتب الأمامية.

٤/ التحقق من بطاقات تسجيل النزلاء القادمين والتأكد أن جميع المعلومات يجب أن تملأ على كل البطاقات إما من قبل موظفي علاقات النزلاء أو النزلاء أنفسهم.

٥/ المساعدة في إرسال رسائل النزلاء أو رسائل الفاكس.

٦/ إعطاء التعليمات إلى موظف الاستقبال الليلي، خلال فترات الإشغال المرتفعة، فيما يتعلق بالنزلاء الواصلين بدون حجز و الإفراج عن الغرف المخصصة في حال عدم حضور الحجز.

٧/ المساعدة في التعامل مع مشاكل قفل الغرف.

٨/ الاستعداد والتحقق من وصول كبار الشخصيات والمرافقين إلى الغرف.

٩/ التنسيق مع جميع الإدارات المعنية من أجل الحفاظ على وظائف المكاتب الأمامية بشكل صحيح.

١٠/ العمل على نظام الكمبيوتر في المكاتب الأمامية من أجل مساعدة الحاضرين في المكاتب الأمامية.

١١/ التأكد من إجراء مكالمات الإيقاظ في الأوقات المناسبة.

١٢/ التعامل مع شكاوى النزلاء والمشاكل والتقارير الأخرى ذات الصلة في دفتر سجل المدير المساعد.

١٣/ مساعدة الاستقبال، مركز الأعمال، أمين الصندوق، البواب وكابتن الجرس أثناء انشغالهم.

١٤/ الإجابة على استفسارات النزلاء ، ويعالج الشكاوى ويلبي احتياجات النزلاء.

١٥/ يوافق ويوقع على البدلات والحسومات وما إلى ذلك ، كما هو مطلوب من قبل أمين الصندوق في المكاتب الأمامية.

١٦/ يصرح بتوجيه الرسوم للمغادرين المتأخرين أو الخدمات المجانية.

١٧/ يعزز ويحافظ على العلاقات العامة الجيدة.

١٨/ يحفز ويحافظ على علاقات الموظفين جيدة.

١٩/ المحافظة على سياسة الفندق بشأن الائتمان / المفقودات والموجودات لنزلاء الفندق.

٢٠/ متابعة تقرير فحص الائتمان بالتنسيق مع مدير الائتمان.

٢١/ مسؤول عن تشغيل المكاتب الأمامية أثناء غياب مدير مكتب الاستقبال (HO).

٢٢/ مناقشة جميع المسائل التي تحتاج إلى المتابعة مع المناوبة القادمة لمدير الاستقبال.

٢٣/ يوافق على جدول العمل لمشرفي المكاتب الأمامية ويقدمها إلى مدير المكاتب الأمامية (HO).

٢٤/ تنظيم المظهر السليم للمكاتب الأمامية بالإضافة إلى المواقف والسلوك الصحيحين، يناقش المشاكل التي واجهته في هذه النقطة مع مدير المكاتب الأمامية.

٢٥/ متابعة قائمة المهام لجميع موظفي مكتب الاستقبال.

الشروط:

يجب أن يكون قادرًا على التواصل باللغة الإنجليزية كتابة ومحادثة وغيرها من اللغات تعتبر مزايا إضافية. يتمتع بشخصية جيدة وساحرة لتمثيل نفسه نيابة عن إدارة الفندق.

التعليم:

شهادة درجة البكالوريوس / أو دبلوم في إدارة الفنادق والمطاعم أو درجة ذات صلة.

الخبرة:

الحد الأدنى مدة سنتين من الخبرة في دور مماثل، ويجب أن يكون على دراية بمهارات الكمبيوتر الأساسية والخبرة السابقة في استخدام برنامج إدارة الهاتف و لوحة تبديل الهاتف.