السياسات والإجراءات -المناسبات و الولائم – إعداد وتسوية الفاتورة

القسم: المناسبات والولائم
وقت التدريب: 40 دقيقة

إجراءات إعداد وتسوية الفاتورة

1. إعداد الفاتورة بعد انتهاء الوليمة

• يتم إعداد الفاتورة بناءً على المعلومات الواردة في طلب الوليمة (BEO).
• الإضافات:
  • في حالة وجود تغييرات أو طلبات إضافية أثناء المناسبة، يتم إضافتها كرسوم إضافية على المبلغ الإجمالي.
• يتم إنشاء الفاتورة باستخدام نظام نقاط البيع (POS) المخصص لقسم الأغذية والمشروبات.
• إذا لم يتوفر جهاز نقاط البيع في قسم الولائم، يتم تسوية الفاتورة من خلال المنافذ الأخرى.

2. تسوية الفاتورة

• في حال نص طلب الوليمة على دفع العميل بعد انتهاء المناسبة، يقوم مدير الحفلات بمرافقة العميل لتسوية الفاتورة.
• وسائل الدفع المقبولة:
  1. نقدًا.
  2. بطاقة ائتمان.
  3. شيك شخصي أو شركة.
  4. كوبونات أو قسائم.
  5. تسوية داخلية.
• يتم تقديم نسخة من الفاتورة النهائية (نظام نقاط البيع) للضيف كمرجع.

3. تسوية الفواتير المؤجلة

• إذا نص طلب الوليمة على إرسال الفاتورة للعميل أو الشركة:
  • تحويل الفاتورة إلى حساب دفتر الأستاذ (Ledger Account) أو إلى صحيفة الدفع الرئيسية (PM) عبر برنامج المكاتب الأمامية.
  • يجب أن يحصل مدير الحفلات على توقيع العميل على نسخة من الفاتورة لإثبات الموافقة.

إجراءات ما بعد تسوية الفاتورة

1. إعداد التقارير:
   • يقوم مساعد مدير الولائم أو مدير الحفلات بإعداد تقرير يتضمن جميع الشيكات المغلقة.
   • يتم إرفاق نسختين من الفواتير إذا كانت مدفوعة، وثلاث نسخ إذا تم تحويلها إلى دفتر الأستاذ.
2. إسقاط الفواتير:
   • وضع مجلد الفواتير المغلقة في مدقق أمين مكتب الاستقبال (Front Desk Cashier) في نهاية اليوم.
   • يتم إرسال جميع النسخ المطبوعة إلى قسم الحسابات لضمان الشفافية والمراجعة.

أسئلة موجزة للتدريب

1. على أي أساس يتم إعداد فاتورة تسوية المأدبة؟
   • بناءً على المعلومات الواردة في طلب الوليمة (BEO) وأي طلبات إضافية.
2. ما الذي يجب إجراؤه إذا كان طلب الولائم ينص على أن الفاتورة سيدفعها العميل بعد انتهاء المهمة؟
   • مرافقة العميل من قبل مدير الحفلات لتسوية الفاتورة.
3. ما هو دفتر الأستاذ أو طريقة تسوية الشركة؟
   • دفتر الأستاذ هو حساب مخصص لتسوية الفواتير المؤجلة للشركات أو العملاء.
4. لماذا يطلب الحصول على توقيع العميل على جميع نسخ الفاتورة إذا كان وضع التسوية هو فاتورة لشركة؟
   • لضمان توثيق الموافقة على الفاتورة كإثبات رسمي للمدفوعات.
5. لماذا يتم إسقاط جميع فواتير الولائم في أمين الصندوق الأمامي بعد إغلاق فترة النوبة؟
   • لضمان المراجعة المحاسبية وتسجيل المدفوعات بشكل صحيح.