المكاتب الأمامية
السياسات والاجراءات -الكونسيرج -التعامل مع طلبات الحجز وإجراءاته في الكونسيرج
التعامل مع طلبات الحجز وإجراءاته في الكونسيرج
القسم: المكاتب الأمامية -البواب
وقت التدريب: 30 دقيقة
طلبات الحجز ووسائل المواصلات:
كن على دراية وثيقة وقدرة على الترتيب لمجموعة واسعة من الخدمات للنزلاء، على الأقل بما في ذلك:
- حجوزات شركات الطيران والفنادق والمطاعم وتأجير السيارات.
- تذاكر للمسارح والأحداث الرياضية.
- سيارات ليموزين وجولات وغيرها من وسائل النقل.
إجراءات الرحلات أو حجز الرحلات:
- اتصل بخدمة التذاكر.
- إذا كان الحجز منظمًا مسبقًا، قم بالحجز وأعد تأكيد جميع المعلومات مع النزيل.
- إذا لم يكن هناك حاجة للحجز، اشرح ذلك للنزيل.
- قم بتوجيهات حول الطريق وخريطة إذا لزم الأمر.
التسهيلات الداخلية أو إجراءات حجز المطعم:
- تحقق من التوفر مع قسم الاغذية والمشروبات أو أي منافذ أخرى على سبيل المثال: النادي الصحي، مركز الترفيه وغيرها.
- يجب أن يتصل الكونسيرج بجميع المنافذ كل صباح لتأكيد الحجوزات في ذلك اليوم.
- سجل اسم النزيل، وعدد الأشخاص، ورقم الغرفة والوقت في دفتر سجل الحجز.
- تأكد من تأكيد جميع الحجوزات من قبل الاغذية والمشروبات.
إجراءات الحجز للمطاعم الخارجية:
- حاول دائمًا بيع مطاعم الفندق الخاصة قبل التحدث عن المطاعم الخارجية.
- سجل معلومات النزلاء عبر الهاتف (من غرفتهم) لاحظ جميع معلومات النزيل.
- اشرح للنزيل أنك ستعود إليه بعد الاتصال بالمطعم وحجز الطاولة.
- املأ قسيمة الحجز واعرض إحضارها إلى غرفتهم. إذا لم يرغب النزيل في إزعاجه احتفظ بالقسيمة في مكتب الكونسيرج ليقوم بالحصول عليها لاحقًا.
- سجل النزلاء في مكتب الكونسيرج.
عندما يكون لدى النزيل الوقت:
- اتصل بالمطعم بينما يكون النزيل في المكتب. لتأكيد الاسم، وعدد الأشخاص والوقت.
- نبه النزيل لاسم المطعم والوقت والعنوان ورقم الهاتف وتقديم الاتجاه إذا لزم الأمر.
عندما يكون النزيل في عجلة من أمره:
- سجل جميع المعلومات واشرح للنزيل أنك ستحجز له الطاولة وترسل له تأكيدًا في غرفته بكل التفاصيل.
- خذ رقم هاتف لتتمكن من الاتصال به إذا لزم الأمر.
- سجل جميع الحجوزات في دفتر سجل البواب.
أسئلة موجزة للتدريب:
Q1. ماهي كيفية التعامل مع طلب حجز وسائل النقل للنزلاء؟
Q2. ماهي إجراءات حجز الجولات والباقات للنزلاء؟
Q3. كيف تحجز مطاعم خارجية للنزلاء؟
Q4. ما الذي يجب القيام به في حالة استنفاد الحصة المسموح بها لخدمة الحجوزات الداخلية؟
Q5. لماذا يجب على موظفي الكونسيرج بيع مطعم خاص بهم قبل اقتراح مطعم خارجي؟
