القسم: المكاتب الأمامية- الحجوزات

وقت التدريب: 15 دقيقة

في كثير من الأحيان مع وكلاء حجز الفنادق يحصل استفسار حجوزات عن التواريخ عندما يتم بيع الفندق أو أنواع غرف معينة.

يتم تدوين اسم الضيف ورقم الهاتف المحمول وتاريخ الوصول والمغادرة ونوع الغرفة التي يطلبها الضيف في استمارة الحجز.

اشرح للضيف/ طالب الخدمة أن الفندق أو نوع الغرفة المحدد الذي طلبوه محجوز بالكامل.

الشفافية مع الضيف وشرح أسباب ذلك. على سبيل المثال: “أنا آسف للغاية السيد (اسم الضيف) الفندق محجوز بالكامل في تلك التواريخ هناك مؤتمر يعقد في الفندق”.

دائما توفير حل بديل للضيوف العاديين، وأعضاء برنامج ولاء الفندق، والحجوزات من كبار موظفي شركة / وكيل السفر وهؤلاء الضيوف الذين تم رفض الحجز في وقت سابق أيضا.

إذا تم بيع نوع الغرفة:

• شرح أنواع أخرى من الغرف المتاحة في الفترة المطلوبة.
• حاول أن تبيع غرفة أعلى فئة للضيف.
• في حالة وجود ضيف VIP أو أحد أعضاء برنامج الولاء من المستوى الأعلى، قم بتوفير ترقية إلى فئة أعلى.
• قد يعتمد توفير الترقية وفقًا لسياسة الفندق، وفي بعض الحالات، يلزم الحصول على موافقة من مدير مكتب الاستقبال/ مدير الحجز للموافقة على طلب ترقية.

إذا تم بيع الفندق:

• اسأل الضيف إذا كان يرغب في تغيير تواريخ الحجز إلى تاريخ بديل.
• عرض تاريخ بديل “سيكون لدينا غرفة متاحة بدءًا من اليوم العاشر فصاعدًا”
• عرض اختيار الفندق الشقيق في المدينة عندما يكون ذلك ممكنًا أو فنادق مشابهة من نفس الفئة.
• ترتيب للحجز في الفندق الشقيق إذا كان الضيوف على ما يرام مع هذا العرض وتأكيده مرة أخرى للضيف بمجرد إجراء الحجز.
• خذ حجزا على قائمة الانتظار وأكد للضيف أننا سوف نعود إليه حالما يكون هناك أي توافر بسبب الإلغاءات أو التعديلات.
• قدم للضيف تفاصيل عن الفندق البديل على نفس المستوى من الخدمة والأسعار.
• تقديم أي مساعدة أخرى وضمان كضيف الأولوية في المرة القادمة.
• تأكد من تسجيل هذا الاستفسار على أنه رفض نشاطك التجاري بعد تطبيق الأسباب المناسبة للابتعاد.
• تمنى للضيف يوم جميل.

أسئلة موجزة للتدريب:

Q1. ما كل التفاصيل التي يجب تدوينها عند قيام الضيف بالاتصال بقسم الحجز؟

Q2. هل هناك حاجة لإبلاغ النزيل عن سبب بيع الفندق؟

Q3. ما الذي يمكن عمله إذا تم بيع نوع الغرفة؟

Q4. الخطوات الواجب اتخاذها عند بيع الفندق؟

Q5. ما سبب أهمية تسجيل تفاصيل المرفوض بشكل صحيح؟