السياسات والإجراءات- المكاتب الأمامية- قسائم الخصم وشهادات الهدايا

القسم: المكاتب الأمامية – أمين الصندوق
وقت التدريب: 40 دقيقة

إجراءات التعامل مع قسائم الخصم وشهادات الهدايا في الفنادق:

يتم التعامل مع الكوبونات والقسائم باعتبارها نقدًا، حيث يمكن للضيف الذي يحمل القسيمة الحصول على الخصم أو حتى الخدمة المجانية بناءً على نوع القسيمة. تعتبر شهادات الهدايا من الوسائل المهمة في زيادة ولاء العملاء وتعزيز المبيعات في الفنادق.

إجراءات التعامل مع شهادات الهدايا:

• بيع شهادات الهدايا: يتم بيع شهادات الهدايا في مكتب الاستقبال، ويجب أن يتحمل مدير المكاتب الأمامية مسؤولية ضمان توفر كمية كافية من هذه الشهادات في جميع الأوقات.
• إدارة شهادات الهدايا عبر الإنترنت: كما يتم نشر وإدارة قسائم الفنادق والهدايا عبر الإنترنت من قبل مدير المكاتب الأمامية. تشمل المواقع التي يمكن أن تنشر عليها هذه القسائم مثل: housinglists.com، groupon.com، coupons.com، وhotelcoupons.com.
• إصدار شهادات الهدايا: يجب إصدار جميع قسائم الهدايا المطبوعة مسبقًا من قبل قسم الحسابات وتوزيعها على مكتب الاستقبال. تتضمن الشهادة ما يلي:
  • تاريخ الشراء.
  • تاريخ انتهاء الصلاحية.
  • رقم سري.
  • القيمة الدقيقة للشهادة بالعملة المحلية.
  • نسبة الخصم أو الخدمات المحددة.
  • توقيع معتمد (توقيع مكتب الاستقبال الأمامي).
  • ختم الفندق.
• إصدار شهادات الهدايا للشركات أو وكلاء السفر: تشمل المعلومات الإضافية مثل:
  • تاريخ الشراء أو الإصدار.
  • رقم سري.
  • اسم الفندق ورقم الاتصال.
  • القيمة الدقيقة للشهادة بالعملة المحلية.
  • نسبة الخصم أو الخدمات المحددة.
  • توقيع معتمد (توقيع رئيس المبيعات أو مدير المبيعات).
• إدخال الشهادات في نظام إدارة الفندق (PMS): في حالة عدم إصدار القسيمة عبر النظام، يجب نسخ صورة من شهادة الهدية إلى النظام وتحديث القسيمة بمتابعة التفاصيل مثل الرقم التسلسلي.
• التحقق من تفاصيل شهادة الهدية: قبل اجتياز رصيد حساب النزيل في مكتب الاستقبال، يجب التأكد من صحة التفاصيل على شهادة الهدية.
• تسجيل شهادات الهدايا في دفتر الأستاذ: يجب نشر كل شهادة هدية في حساب دفتر الأستاذ المخصص لها.
• عدم إعادة الفرق في القسيمة: لا يمكن إعادة الفرق الناتج عن استخدام شهادة الهدية إذا كان المبلغ أقل من قيمة الشهادة. لا يمكن استبدال الشهادات مع نزلاء آخرين.
• مراجعة شهادات الهدايا: يجب على المدقق الليلي فحص جميع مستندات القسيمة والشهادة وتأكد من تطابق المبالغ المدخلة في ورقة النزيل مع قيمة شهادة الهدية.
• إجراءات عند وجود تباين: إذا تم العثور على أي تباين في القيم، يجب إجراء مزيد من التحريات وإبلاغ فريق الإدارة.
• السياسات الخاصة بشهادات الهدية: يتم تحديد سياسة شهادات الهدية الخاصة من قبل إدارة الفندق، وتتم مراقبتها من قبل المراقب المالي.

أسئلة تدريبية قصيرة:

Q1. من المسؤول عن إصدار شهادات الهدايا غير المتصلة بالإنترنت؟
Q2. ما الذي يجب تحديده في شهادة هدية صادرة عن الفندق؟
Q3. من يجب أن يكون مسؤولًا عن كوبونات الهدايا عبر الإنترنت وقسائم الخصم؟
Q4. ما الذي يجب فعله إذا كانت قيمة القسيمة أكبر من الرصيد الورقي؟
Q5. من يجب أن يتفحص جميع تسويات القسيمة لليوم؟