القسم: المكاتب الأمامية
وقت التدريب: 25 دقيقة
خطوات تسوية حساب النزيل عند تسجيل الخروج
تعد عملية تسوية حساب النزيل عند تسجيل الخروج واحدة من أهم العمليات التي يقوم بها موظفو المكاتب الأمامية. يجب أن تتم هذه العملية بدقة لضمان رضا النزلاء وتجنب الأخطاء المالية. كما أنها تمثل فرصة أخيرة لضمان معالجة أي رسوم متبقية وضمان سلاسة تعامل النزيل مع الفندق.
إعداد فاتورة النزيل
- تحقق من تعليمات الفوترة:
يبدأ الأمر بمراجعة تعليمات الفوترة التي تم تدوينها في الحجز أو بطاقة تسجيل النزيل. في حالة دفع الفاتورة من قبل شركة أو وكالة سفر، يجب التأكد من وجود خطاب اعتماد ائتماني مع رقم AR صالح. - إعداد ورقة الحساب:
في حال وجود رسوم من الشركة ورسوم أخرى على النزيل، يتم تقسيم الفاتورة إلى ورقتين منفصلتين:- الورقة “أ”: تشمل الرسوم المدفوعة من النزيل.
- الورقة “ب”: تشمل الرسوم المفوترة إلى الشركة.
- باقات مسبقة الدفع:
في حالة وجود باقات مسبقة الدفع، يجب فصل الرسوم المدفوعة مسبقًا عن الرسوم الإضافية لتسهيل شرح الفاتورة للنزيل.
التسوية ببطاقة الائتمان
- تحقق من تطابق البيانات:
تحقق من تطابق بيانات بطاقة الائتمان المودعة مسبقًا مع الفاتورة الحالية. إذا كان الرصيد المطلوب دفعه يتجاوز المبلغ المعتمد مسبقًا، يجب التواصل مع مركز بطاقة الائتمان للحصول على تفويض إضافي. - إدخال المبلغ على جهاز EDC:
بعد التحقق، أدخل المبلغ المطلوب على جهاز الدفع الإلكتروني (EDC)، واطلب توقيع النزيل على عملية الدفع. - تغيير البطاقة:
إذا كان النزيل يرغب في استخدام بطاقة ائتمان أخرى، يجب التأكد من اعتماد البطاقة الجديدة قبل إتمام عملية التسوية.
التسوية بفوترة الشركة (AR)
- المتطلبات:
يجب أن يكون هناك رقم AR صالح، ويجب إرفاق خطاب الموافقة من الشركة مع الفاتورة. - الإجراءات:
بعد التحقق، يوقع النزيل على نسخة من الفاتورة. ثم يتم إرسال الطلب عبر فريق المبيعات للموافقة من قسم المحاسبة. - ملاحظات:
لا يتم قبول بطاقة الائتمان كضمان لتسوية الفاتورة الخاصة بالشركة.
التسوية بالشيكات الشخصية
- المتطلبات:
التأكد من صحة الشيك عبر التحقق من اسم النزيل، العنوان، ورقم الهاتف. لا يتم قبول الشيكات المسحوبة من حسابات جديدة. - التسجيل:
يجب تسجيل التفاصيل مثل رقم الغرفة وتاريخ المغادرة على الشيك. إذا لم يتم أخذ المعلومات الائتمانية مسبقًا، يجب الحصول عليها قبل قبول الشيك.
التسوية النقدية أو العملات الأجنبية
- الوثائق المطلوبة:
في حال الدفع نقدًا بمبالغ كبيرة (مثل 50,000 ريال)، يجب تقديم بطاقة هوية صالحة. - التعامل مع العملات الأجنبية:
في حالة الدفع بعملات أجنبية، يجب إجراء عملية صرف العملات إذا لم يكن الفندق مرخصًا بقبول العملات الأجنبية.
الرسوم بعد المغادرة
- إلغاء الفاتورة الأصلية:
إذا تم اكتشاف أي خطأ في الفاتورة بعد مغادرة النزيل، يمكن إلغاء الفاتورة الأصلية. يجب أن يتم ذلك بعد الحصول على موافقة المدير. - إرسال القسيمة المعدلة:
بعد التعديل، يتم إرسال القسيمة المعدلة للنزيل مع ذكر السبب وراء التعديل.
أسئلة موجزة للتدريب
- ما هي أنواع التسوية المختلفة المستخدمة في المكاتب الأمامية؟
- التسوية ببطاقة الائتمان، الشيكات الشخصية، التسوية النقدية، وفوترة الشركات.
- ما هي الخطوات المطلوبة لتسوية الشركة؟
- التأكد من وجود رقم AR صالح، إرفاق خطاب الموافقة من الشركة، والتوقيع على الفاتورة.
- ما الأمور التي يجب التحقق منها عند استخدام بطاقة الائتمان لتسوية الفاتورة؟
- تطابق البيانات، التأكد من سعة البطاقة للمبلغ المطلوب، والحصول على تفويض إضافي إذا لزم الأمر.
- هل يتطلب الدفع النقدي بمبالغ كبيرة إثبات هوية؟
- نعم، في حالة الدفع النقدي بمبالغ كبيرة (مثل 50,000 ريال) يجب تقديم بطاقة هوية صالحة.
- ما هي الإجراءات المطلوبة لقبول الشيكات الشخصية؟
- التحقق من صحة الشيك، التأكد من أن الشيك ليس مسحوبًا من حساب جديد، وتسجيل التفاصيل اللازمة مثل رقم الغرفة.
تسوية الحسابات عند تسجيل الخروج هي عملية حيوية لضمان تعامل سليم واحترافي مع النزلاء. من الضروري أن يتبع موظفو المكاتب الأمامية هذه الإجراءات بدقة لضمان رضا النزيل وتفادي الأخطاء المالية.
