القسم : المكاتب الأمامية

وقت التدريب : ٢٥ دقيقة

وفقًا لتعليمات الفوترة المذكورة في مراسلات الحجز، يجب على أمين الصندوق إعداد الفاتورة للنزيل. يجب أيضًا طباعة تعليمات الفوترة على بطاقة تسجيل النزيل.

إذا تمت تسوية حساب النزيل عند تسجيل الخروج لحساب الشركة أو وكيل السفر، فيجب التتحقق من الرسالة الائتمانية من الحسابات وتأكد أيضًا من وجود معرف AR صالح في ملف تعريف وكيل الشركة أو وكيل السفر.

إعداد ورقة النزلاء وفقًا لتعليمات الفوترة:

• التحقق من تعليمات الفوترة المذكورة في الحجز لإعداد فاتورة النزيل.
• في حالة ما إذا تم إرسال الرسوم والضرائب إلى الشركة / TA فقط، فعليه نقل هذه الرسوم إلى ورقة أخرى على سبيل المثال، الورقة “ب” وإبقاء جميع الإضافات التي يحتاجها النزيل لإجراء تسوية مباشرة على الورقة “أ”.
• إذا كان نظام إدارة الموقع يسمح بالتوجيه التلقائي، فيجب تعيين إرشادات التوجيه في وقت الحجز نفسه، بحيث يتم تحويل رسوم التوضيح إلى كل ورقة مطابقة تلقائيًا عندما يتم نشرها.
• في حالة كون النزيل جزءًا من أي باقات مسبقة الدفع تتضمن بعض الإضافات، نقل الرسوم التي يدفعها النزيل مسبقًا إلى ورقة منفصلة ثم الاحتفظ بالملحقات الإضافية في ورقة واحدة. من خلال القيام بهذا يمكن بسهولة الشرح للنزيل الرسوم المدفوعة بالفعل وتلك الرسوم التي تحتاج إلى تسوية من قبل النزيل.

تسوية حسابات الضيوف ببطاقة الائتمان:

• بالنسبة إلى بطاقات الائتمان المعتمدة التحقق من أن قسيمة بطاقة الائتمان المودعة تنتمي إلى النزيل الصحيح. والتحقق أيضًا من أن رقم بطاقة الائتمان واسمها مقروءان على القسيمة.
• إذا تجاوز رصيده المبلغ المعتمد مسبقًا، فيجب استدعاء مركز البطاقة للحصول على إذن. يتم مقارنة القسيمة وبطاقة الائتمان لضمان تطابق التواقيع.
• إذا قدم النزيل بطاقة ائتمان معتمدة عند تسجيل الوصول، فيجب استخدام نفس بطاقة الائتمان هذه في تسوية الحساب. إذا رغب النزيل في تحميل الحساب على بطاقة ائتمان أخرى، فيجب التحقق من ذلك من خلال مركز تفويض بطاقة الائتمان قبل تسوية الحساب.
• أدخال المبلغ الصحيح على جهاز EDC بعد تمرير بطاقة الائتمان.
• الحصول على توقيع من النزيل.
• تحديد نوع بطاقة الائتمان الصحيحة وأدخال نفس المبلغ الذي يظهر على قسيمة EDC أثناء تسوية فاتورة النزيل.

الفوترة إلى شركة أو تسويات AR:

• يجب تقديم ورقة إلى النزيل للتوقيع على جميع تسويات “قانون إلى شركة” أو “فاتورة إلى حساب AR”.
• بالنسبة لجميع تسويات فوترة AR ، يجب أن يكون هناك رقم AR صالح في ملف الشركة / TA.
• يجب إرفاق خطاب موافقة عن تسوية / قسيمة ائتمان الشركة مع نسخة فاتورة موقعة من قبل النزيل.
• لا يمكن قبول بطاقة الائتمان كتفويض لمرفق ائتمان الشركة من قبل الفندق.
• يجب توجيه جميع طلبات الفوترة في AR عن طريق المبيعات والموافقة عليها من قِبل المحاسبة أو مدير الائتمان.

دفع حساب النزيل عن طريق الشيكات الشخصية:

• يعتمد قبول الدفع بواسطة الشيكات الشخصية على سياسة إدارة الفندق.
• في حالة سماح الفندق بالتسوية بواسطة شيك شخصي، يجب أن تتم طباعة الشيك باسم النزيل وعنوانه ورقم هاتفه ويجب أن يكون مبلغ الشيك 200 أو أكثر على الأقل.
• لا يقبل الشيك الذي يتم رسمه بوضوح في حساب جديد.
• قد يتم قبول الشيكات مقابل المبلغ المحدد لرصيد الأوراق بشرط تأمين المعلومات الائتمانية المناسبة (والموافقة) عند تسجيل الوصول ويشار إلى ذلك في الورقة.
• إذا لم يتم أخذ هذه المعلومات يجب على أمين الصندوق تأمينها (وأي موافقات ضرورية) وتسجيلها قبل قبول الشيك.
• في حالة عدم وجود معلومات ائتمانية يجب القيام بتسجيل رقم الغرفة والعنوان ورقم الهاتف وتاريخ الخروج في الجزء الأمامي من الشيك.
• كما يجب على أمين الصندوق إخطار مدير مكتب الاستقبال أو المدير المناوب إذا لم يتم جمع المعلومات المطلوبة في وقت تسجيل وصول النزيل.
• أيضا إذا كان ذلك ممكنا، يجب أن يتم جمع خطاب تفويض على بطاقة الائتمان من النزيل كإجراء احترازي فقط في حالة عدم إجراء الشيك نقدًا.

التسوية النقدية أو العملات الأجنبية:

• في بعض البلدان تكون التسوية نقدًا إذا كانت قيمة الفاتورة أكبر من مبلغ معين (على سبيل المثال: أكثر من 50000 وما إلى ذلك)، فيجب على النزيل تقديم بطاقة هوية حكومية سارية مثل (بطاقة PAN، جواز السفر، وغيرها) أثناء الدفع.
• أيضا في حالة عدم السماح للفندق بقبول العملات الأجنبية لتسديد الفاتورة، يجب على أمين الصندوق إجراء صرف العملات الأجنبية المناسب ومن ثم ضبط المبلغ مع فاتورة النزيل المستحقة.

بعد رسوم المغادرة:

بعد المغادرة يمكن التعامل مع الرسوم أدناه:

• إلغاء الفاتورة الأصلية بعد الحصول على الموافقة وإجراء التعديلات المطلوبة. (لنفس اليوم فقط) اجعل التسوية بمثابة فرصة بيع.
• يجب إرسال نسخة ورقية من القسيمة المعدلة النهائية إلى غرفة النزيل.
• يجب ذكر السبب المناسب من قبل أمين الصندوق لإلغاء الفواتير.

أسئلة موجزة للتدريب:

Q1. ما هي أنواع التسوية المختلفة في المكاتب الأمامية؟

Q2. ماهي عملية الفوترة لتسوية الشركة؟

Q3. ما الذي يجب التحقق منه عند تسجيل المغادرة ببطاقة الائتمان؟

Q4. هل يلزم الحصول على إثبات هوية ساري المفعول في حالة تسوية نقدية أكبر من 50000؟

Q5. ما الذي يجب التحقق منه قبل قبول الشيكات الشخصية لتسوية الفاتورة؟