السياسات والإجراءات – الحجوزات – إصدار الحجوزات المبدئية وغير المضمونة
القسم: المكاتب الأمامية – الحجوزات
وقت التدريب: 25 دقيقة
إصدار الحجوزات المبدئية وغير المضمونة
يعد إصدار الحجز المبدئي أو غير المضمون عملية هامة لضمان تدفق سير العمل بسلاسة في قسم الحجوزات في الفنادق. يضمن هذا الإجراء تلبية احتياجات النزلاء مع اتباع السياسات الداخلية للفندق بشكل دقيق.
الإجراءات المتبعة في إصدار الحجز غير المضمون:
- إعلام الضيف بالفترة الزمنية المطبقة للحجز:
عند قيام وكيل الحجز باستلام طلب الحجز، يجب عليه إبلاغ الضيف أو الشخص الذي يقوم بالحجز عن مدة الحجز وفقًا لسياسة الفندق. يجب أن يتضمن ذلك شرح مدة الحجز القياسية. - حجز غير مضمون وموعد الوصول:
يُعتبر الحجز غير المضمون حجزًا مؤقتًا لا يتم تأكيده حتى يتم التحقق من تفاصيل الرحلة أو الوصول.- يتم إلغاء الحجز غير المضمون إذا لم يصل الضيف أو لم يتم تأكيد موعد الوصول قبل الساعة 4 عصرًا.
- في حالة عدم الحضور، يتم إلغاء الحجز في نفس اليوم، ولن يتم ترحيله إلى اليوم التالي.
- إلغاء الحجز غير المضمون عند الوصول المتأخر:
إذا وصل الضيف بعد 4 ساعات من موعد الوصول المحدد، يُعتبر الحجز غير مضمَّن ويتم إلغاءه. يجب على وكيل الحجز توجيه الضيف بمراعاة هذه السياسات. - إجراءات الحجز المضمون:
- إذا كانت الحجز مضمونة باستخدام تفاصيل بطاقة الائتمان، يتم تخصيص الغرفة وتسجيل الوصول وفقًا للتوافر.
- في حال عدم الحضور، يتم تطبيق رسوم الاحتفاظ، ويتم خصم المبلغ من بطاقة ائتمان الضيف.
- طلب تفاصيل الرحلة أو توصيل الضيف:
في حال لم يتم تقديم تفاصيل الرحلة أو النقل من قبل الضيف، يُطلب من الضيف إعادة الاتصال بمجرد توفر هذه التفاصيل. - إيداع الحجز غير المضمون:
إذا كانت الحجز مضمونة باستخدام بطاقة غير ائتمانية، يجب على الضيف دفع إيداع قبل الوصول وفقًا لسياسة الفندق. إذا لم يتم الدفع في الموعد المحدد، يتم إطلاق الحجز. - تدقيق المعلومات:
يجب التحقق من جميع المعلومات المتاحة لضمان الدقة الكاملة. يتم تدوين الحالة النهائية للحجز (مضمون، غير مضمون، تأكيد بطاقة الائتمان، إيداع) على استمارة الحجز.
أهمية الحجز غير المضمون:
تساعد هذه الإجراءات في ضمان وجود آلية مرنة وفعالة لإدارة الحجوزات التي لم يتم تأكيدها بشكل كامل، كما تساهم في تجنب أي تضارب في الحجز. يتيح هذا النوع من الحجز توفير خيارات للعملاء ويضمن أيضًا التعامل السليم مع الزيادة في طلبات الحجز.
أسئلة تدريبية:
- متى يجب إلغاء الحجز غير المضمون؟
- ما هي الإجراءات التي يجب اتخاذها عند الحجز المضمون باستخدام بطاقة ائتمان؟
- كيف يتم تحديد حالة الحجز في استمارة الحجز؟
- ما هي الحالات التي يتم فيها طلب إيداع من الضيف؟
- كيف يمكن التعامل مع الحالات التي لم يتم فيها تقديم تفاصيل الرحلة؟
باتباع هذه السياسات والإجراءات، يمكن ضمان إدارة فعالة ودقيقة لعمليات الحجز في الفندق، مما يساعد على تحسين مستوى الخدمة وتجنب الأخطاء التي قد تؤثر على رضا الضيوف.
