المسمى الوظيفي: موظف استقبال/موظف المكاتب الأمامية.

تحت إدارة: مدير المكاتب الأمامية.

ملخص الوظيفة:

يمثل موظف المكاتب الأمامية في الفنادق الفندق أمام النزلاء في جميع مراحل إقامة النزيل، ويقوم بتحديد حالة حجز النزيل وتحديد المدة التي سيقيم فيها، ويساعد النزلاء على إكمال بطاقات التسجيل ثم يقوم بتخصيص الغرف، مع تلبية الطلبات الخاصة كلما أمكن ذلك.

يتحقق من طريقة الدفع الخاصة بالنزيل ويتبع إجراءات التحقق من الائتمان، ويضع معلومات النزيل والغرفة في ملفات المكاتب الأمامية المناسبة ويوصل هذه المعلومات لموظفي الفندق المناسبين.

مهام ومسؤوليات موظف خدمة العملاء:

١/ تسجيل النزلاء وتحديد الغرف وتلبية الطلبات الخاصة كلما أمكن ذلك.

٢/ المساعدة في التسجيل المسبق وتخصيص غرف الحجز.

٣/ فهم السياسات والإجراءات المناسبة المتعلقة بالائتمان والسحب النقدي والمعالجة النقدية والإلتزام بها.

٤/ معرفة وتتبع حالة الغرفة.

٥/ معرفة مواقع الغرف، وأنواع الغرف المتاحة، وأسعار جميع الغرف.

٦/ استخدام عقلية البائع و تقديم الخيارات والبدائل للنزلاءويقدم المساعدة في اتخاذ الخيارات.

٧/ استخدام أسلوب الاقتراح لبيع الغرف والترويج لخدمات أخرى في الفندق.

٨/ معرفة موقع وأنواع الغرف المتاحة بالإضافة إلى أنشطة وخدمات العقار.

٩/ القيام بتنسيق تحديثات حالة الغرف مع إدارة الإشراف الداخلي عن طريق إشعارهم بجميع عمليات تسجيل المغادرة، والمغادرة المتأخرة، وتسجيل الدخول المبكر، والطلبات الخاصة، وغرف الاستخدام النهارية.

١٠/ معرفة بعمليات الحجوزات، وتسجيل الحجوزات في نفس اليوم والحجوزات المستقبلية عند الضرورة، ومعرفة إجراءات الإلغاء.

١١/ المحافظة على تخزين مفاتيح غرف النزلاء ومعرفة طريقة الوصول إلى صناديق الودائع الآمنة والإشراف عليها.

١٢/ الاحتفاظ بملفات مفاتيح الغرف (فقط للفنادق ذات مفتايح الغرف اليدوية).

١٣/ معرفة كيفية استخدام معدات المكاتب الأمامية.

١٤/ تسجيل عملية الخروج للنزلاء.

١٥/ أداء وظائف مرتبطة بأمين الصندوق مثل تسوية الفاتورة، وترحيل الرسوم إلى حسابات الزائرين، وصرف العملات الأجنبية.

١٦/ متابعة إجراءات إصدار وإغلاق صناديق الودائع الآمنة المستخدمة من قبل النزلاء.

١٧/ العمل عن كثب مع قسم الإشراف الداخلي في تقارير حالة الغرف الحالية وتنسيق طلبات الصيانة والإصلاحات.

١٨/ استخدام آداب التحدث عبر الهاتف.

١٩/ استخدام البريد بطريقة صحيحة ومعرفة إجراءات التعامل مع الرسائل و تسجيل البريد المستلم.

٢٠/ قراءة لوحة الإعلانات اليومية ومعرفة الأنشطة اليومية والاجتماعات التي تجرى في الفندق.

٢١/ حضور اجتماعات الإدارة.

٢٢/ الإبلاغ عن أي أحداث أو طلبات غير عادية إلى المدير أو المدير المساعد.

٢٣/ معرفة إجراءات السلامة والطوارئ و سياسات الوقاية من الحوادث.

٢٤/ المحافظة على نظافة و وترتيب منطقة المكاتب الأمامية.

٢٥/ فهم أن مطالب العمل في بعض الأحيان تجعل من الضروري نقل الموظفين إلى نوبات أخرى.

الشروط:

التعليم:

شهادة ثانوية أو ما يعادلها، وتحدث وقراءة وكتابة وفهم اللغة الأساسية المستخدمة في مكان العمل، ويجب أن يكون قادراً على التحدث وفهم اللغة الأساسية المستخدمة من قبل نزلاء الفندق.

الخبرة:

خبرة سابقة ذات صلة بالفنادق.

بدنيا:

إمكانية الكتابة والوقوف أو الجلوس أو المشي أو الحركات المتكررة و السمع و حدة البصر ، وقد يضطر في بعض الأحيان إلى رفع وحمل ما يصل إلى 20 كيلو .