موضوع: تسلسل الخدمة والبيان الموجز قبل الحدث
القسم: المناسبات والولائم
وقت التدريب: 45 دقيقة
أهمية البيان الموجز قبل الحدث
1. تعريف البيان الموجز
البيان الموجز هو اجتماع تحضيري يهدف إلى توجيه الموظفين وتوضيح الأدوار والمهام بشكل مسبق قبل بدء أي مناسبة أو حدث.
2. محتويات البيان الموجز
- تحديد المسؤوليات:
- يقوم الموظف المسؤول بتخصيص المهام وتحديد الجداول الزمنية.
- إعداد خطة توزيع الوظائف وجدول مفصل للمهام للموظفين المشاركين.
- مراجعة طلبات الولائم:
- الغرفة: تحديد الغرفة أو القاعة المخصصة للمناسبة.
- عدد الضيوف: العدد المتوقع للحضور.
- إعداد الطاولات: الأحجام، الأنواع، وألوان مفارش الطاولات.
- قائمة الطعام والمشروبات: تحديد الأطباق الرئيسية، المقبلات، والحلويات.
- جدول التوقيت: توقيت وصول الضيوف وتقديم الطعام.
- طلبات خاصة: مثل متطلبات غذائية أو ترتيبات معينة.
- نوع المناسبة: مثل حفلات الزفاف أو الاجتماعات الرسمية.
- موضوعات أخرى تشمل:
- النظافة الشخصية: شعر نظيف، أظافر نظيفة، خلو الجسد من أي روائح كريهة.
- الزي الرسمي: يجب أن يكون كاملًا ومناسبًا.
- خدمة الطعام: الطريقة المتبعة في التقديم وأدوات التشغيل.
- طلبات كبار الشخصيات: تلبية الطلبات الخاصة بهم بدقة.
3. أهمية البيان الموجز
- يضمن وضوح المهام للجميع.
- يقلل من الأخطاء والمشكلات أثناء الحدث.
- يتيح فرصة لتنظيم بروفة للتأكد من الجاهزية.
تسلسل الخدمة في قسم الولائم
1. استقبال منظم الحدث
- عند وصول منظم الحدث إلى الفندق:
- يتم الترحيب به من قبل الموظفين المختصين.
- تقديمه إلى مساعد مدير الولائم المسؤول عن المناسبة.
- مراجعة ورقة الوظائف للتأكد من أن كل شيء يسير وفقًا للطلب.
2. تجهيز الغرفة والموظفين
- يجب أن تكون الغرفة مهيأة بالكامل مع وضع لافتة توضح اسم الحدث وحالته (قيد التنفيذ أو غير ذلك).
- توجيه جميع الموظفين حول تسلسل الخدمة المطلوب خلال البيان الموجز.
3. تخطيط العملية التشغيلية
- تجهيز منطقة الخدمة المخصصة، إعداد البار أو البوفيه، وتنظيف المعدات المطلوبة مسبقًا.
- التأكد من أن كل خطوة خدمة واضحة لكل موظف لضمان سير العمل بسلاسة.
4. التدريب والتحضير
- إجراء بروفة إذا لزم الأمر للتأكد من التعامل بكفاءة مع عدد كبير من الضيوف.
- التخطيط لتسلسل الخدمة بناءً على نوع المناسبة وعدد الضيوف.
أسئلة موجزة للتدريب
- ما أهمية وجود بيان موجز للموظفين قبل إعداد الحدث؟
- لضمان وضوح الأدوار وتقليل الأخطاء خلال المناسبة.
- ما هو الوقت الصحيح للمراجعة؟
- قبل بدء الحدث بفترة كافية لضمان الجاهزية.
- ما هي الموضوعات الأخرى التي يتم تغطيتها أثناء البيان الموجز؟
- النظافة الشخصية، الزي الرسمي، خدمة الطعام، وطلبات كبار الشخصيات.
- من المسؤول عن الترحيب بمنظم الحدث؟
- الموظفون المختصون بالحجوزات أو مساعد مدير الولائم.
- لماذا ينبغي توضيح إذا كانت الوظيفة قيد التنفيذ أم لا؟
- لتجنب أي ارتباك وضمان معرفة حالة الحدث للجميع.
