أولا: الأهداف:
- توضيح السياسات والإجراءات ذات العلاقة بإدارة إنهاء الخدمة وتوثيقها حسب النظام، ليتم اتباعها من قبل المعنيين في إدارة الموارد البشرية والمدراء وكافة الموظفين.
- توضيح خطوات عملية إنهاء الخدمة والمدة الزمنية لها.
- توضيح الإجراءات المترتبة على عملية إنهاء الخدمة.
- ثانيا
السياسة:
- نظام وزارة العمل
ترتبط السياسات والإجراءات في هذا الباب بنظام وزارة العمل السعودي وتعديلاته ولائحته التنفيذية، كما هو موضح أدناه:
| المرجعية القانونية | المواد ذات العلاقة |
| نظام وزارة العمل | نص المادة رقم (85),(86),(87) (64) |
- الشروط والضوابط
- تنتهي خدمة العامل في الحالات الآتية:
(أ) انتهاء مدة العقد المحدد المدة .
(ب) استقالة العامل .
(ج) فسخ العقد لأحد الأسباب الواردة في المادتين (75) ، (80) من نظام العمل.
(د) ترك العامل العمل في الحالات الواردة في المادة (81) من نظام العمل .
(هـ) انقطاع العامل عن العمل لمرضه لمدة تزيد عن تسعين يوما متصلة أو مدداً تزيد في مجموعها عن مائة وعشرين يوما متقطعة خلال السنة الواحدة التي تبدأ من تاريخ أول إجازة مرضية .
(و) عجز العامل عجزاً كلياً عن أداء العمل المتفق عليه ويثبت ذلك بتقرير طبي معتمد.
(ز) وفاة العامل .
- إذا ألغت السلطات الحكومية المختصة رخصة عمل أو إقامة العامل غير السعودي أو قررت عدم تجديدها أو إبعاده عن البلاد .
(ط) بلوغ العامل سن الستين بالنسبة للعمال وخمس وخمسون سنة للعاملات مالم تمتد مدة العقد المحدد المدة إلى ما وراء هذه السن .
- في الأحوال التي تتطلب فيها أحكام نظام العمل لفسخ أو انتهاء عقد العمل ضرورة توجيه إخطار إلى الطرف الآخر يراعى ما يلي :
- أن يكون الإخطار خطياً .
- أن يتم تسليم الإخطار في مقر العمل ويوقع الطرف المرسل إليه الإخطار مع توضيح تاريخ الاستلام .
- إذا امتنع الطرف الموجه إليه الإخطار عن الاستلام أو رفض التوقيع يرسل إليه الإخطار بخطاب مسجل على عنوانه المدون في ملفه .
- تعاد للعامل حال إنهاء أو انتهاء خدمته وبناء على طلبه وثائقه الخاصة المودعة بملف خدمته، كما تعطي الشركة للعامل شهادة الخدمة.
- الإجراءات وآلية التنفيذ:
فيما يلي أهم الخطوات للإجراءات المطلوبة لإدارة عملية الاستقالات:
| م | خطوات الإجراء | الوحدة التنظيمية | المسؤولية |
| 1.1 | تقديم طلب الاستقالة إلى الرئيس المباشر / مدير الإدارة موضحا فيه سبب الاستقالة | الإدارة المعنية | الموظف المعني |
| 1.2 | مناقشة طلب الاستقالة مع الموظف المعني ورفع الطلب إلى إدارة الموارد البشرية بعد التوصية على طلب الاستقالة | الإدارة المعنية | مدير الإدارة / المدير المباشر |
| 1.3 | مراجعة الطلب والتأكد من الاعتمادات المطلوبة | إدارة الموارد البشرية | الموظف المختص في إدارة الموارد البشرية |
| 1.4 | إجراء مقابلة تقصي أسباب الاستقالة | إدارة الموارد البشرية | الموظف المختص في إدارة الموارد البشرية |
| 1.5 | اخطار الموظف بقبول طلب الاستقالة | إدارة الموارد البشرية | الموظف المختص في إدارة الموارد البشرية |
| 1.6 | التنسيق لإصدار القرار الإداري لانتهاء خدمة الموظف من قبل الإدارة العليا وإبلاغ المعنيين بالقرار | إدارة الموارد البشرية | الموظف المختص في إدارة الموارد البشرية |
| 1.7 | وقف صرف راتب الموظف من تاريخ انتهاء الخدمة في النظام (البيان) | إدارة الموارد البشرية | الموظف المختص في إدارة الموارد البشرية |
| 1.8 | استكمال إجراءات إخلاء الطرف من الإدارات ومن الجهات الرسمية خارج جهة العمل | الجهات المعنية | الموظف المختص |
| 1.9 | التدقيق على الملف النهائي للموظف المستقيل بعد استكمال إجراءات إخلاء الطرف | إدارة الموارد البشرية | الموظف المختص في إدارة الموارد البشرية |
| 1.10 | مراجعة رصيد إجازات الموظف المستقيل وإعداد بدل نقدي في حال وجود رصيد مستحق له من خلال النظام (البيان) | إدارة الموارد البشرية | الموظف المختص في إدارة الموارد البشرية |
| 1.11 | إدخال بيانات نهاية الخدمة في نظام (البيان) وحفظ المستندات الداعمة في ملف الموظف | إدارة الموارد البشرية | الموظف المختص في إدارة الموارد البشرية |
| 1.12 | إعداد الإجراء المالي لنهاية الخدمة ولرصيد الإجازات باعتماد مدير إدارة الموارد البشرية من خلال نظام (البيان) | إدارة الموارد البشرية | الموظف المختص في إدارة الموارد البشرية |
| 1.13 | إعداد استمارة نهاية خدمة وإرفاق نسخة من ملف الموظف ومستندات انتهاء خدمة الموظف وإرسالها إلى الإدارة المالية/ قسم الرواتب | إدارة الموارد البشرية | الموظف المختص في إدارة الموارد البشرية |
2.1 الإجراءات وآلية التنفيذ:
فيما يلي أهم الخطوات لإجراءات المطلوبة لإدارة عملية إنهاء الخدمة:
| م | خطوات الإجراء | الوحدة التنظيمية | المسؤولية |
| 2.1 | مخاطبة إدارة الموارد البشرية بإنهاء خدمة الموظف لأحد الأسباب الواردة في القانون واللائحة | الإدارة المعنية | مدير الإدارة |
| 2.2 | دراسة الحالة واعتمادها حسب الشروط والضوابط | إدارة الموارد البشرية | الموظف المختص في إدارة الموارد البشرية |
| 2.3 | إحالة دراسة الطلب إلى مسؤول المخالفات الإدارية إن تطلب الامر وحسب الشروط والضوابط وحسب الإجراءات المدرجة في باب المخالفات | إدارة الموارد البشرية | الموظف المختص في إدارة الموارد البشرية |
| 2.4 | التنسيق لإصدار القرار الإداري بإنهاء الخدمة من قبل الإدارة العليا وإبلاغ المعنيين بالقرار | إدارة الموارد البشرية | الموظف المختص في إدارة الموارد البشرية |
| 2.5 | البدء بإجراءات وقف صرف راتب الموظف من تاريخ إنهاء الخدمة في نظام (البيان) | إدارة الموارد البشرية | الموظف المختص في إدارة الموارد البشرية |
| 2.6 | استكمال إجراءات إخلاء الطرف من الإدارات داخل الشركة أو من الجهات الرسمية خارج الشركة | الإدارة المعنية | الموظف المختص |
| 2.7 | مراجعة رصيد إجازات الموظف المنتهية خدماته لتحديد مدى استحقاقه للبدل النقدي في حالة وجود رصيد مستحق له من خلال النظام (البيان) | إدارة الموارد البشرية | الموظف المختص في إدارة الموارد البشرية |
| 2.8 | التدقيق على ملف الموظف بعد استكمال إجراءات إخلاء الطرف | إدارة الموارد البشرية | الموظف المختص في إدارة الموارد البشرية |
| 2.9 | إدخال بيانات إنهاء الخدمة في نظام (البيان) وحفظ المستندات الداعمة في ملف الموظف | إدارة الموارد البشرية | الموظف المختص في إدارة الموارد البشرية |
| 2.10 | إعداد الإجراء المالي لنهاية الخدمة ولرصيد الإجازات باعتماد مدير إدارة الموارد البشرية من خلال نظام (البيان) | إدارة الموارد البشرية | الموظف المختص في إدارة الموارد البشرية |
| 2.11 | إعداد استمارة نهاية خدمة وإرفاق نسخة من ملف الموظف ومستندات إنهاء الخدمة وإرسالها إلى الإدارة المالية / قسم الرواتب | إدارة الموارد البشرية | الموظف المختص في إدارة الموارد البشرية |
3.1 الإجراءات وآلية التنفيذ:
فيما يلي أهم الخطوات للإجراءات المطلوبة لإدارة عملية تقاعد الموظفين: يتم اتحاذ الإجراءات اللازمة فيما يخص أعمار الموظفين ممن تجاوز سن الستين ومن ثم التأكد من اللياقة الطبية للعمل وبلوغ السنوات المحددة للتقاعد.
| م | خطوات الإجراء | الوحدة التنظيمية | المسؤولية |
| 3.1 | إعداد القرار الإداري لإحالة الموظف لإنهاء خدمة الموظف بسبب بلوغ سن التقاعد | إدارة الموارد البشرية | الموظف المختص في إدارة الموارد البشرية |
| 3.2 | وقف صرف راتب الموظف في نظام (البيان) | إدارة الموارد البشرية | الموظف المختص في إدارة الموارد البشرية |
| 3.3 | استكمال إجراءات إخلاء الطرف من الإدارات داخل الشركة أو من الجهات الرسمية خارج الشركة | الجهات المعنية | الموظف المختص |
| 3.4 | التدقيق على الملف النهائي للموظف بعد استكمال إجراءات إخلاء الطرف | إدارة الموارد البشرية | الموظف المختص في إدارة الموارد البشرية |
| 3.5 | مراجعة رصيد إجازات الموظف المتقاعد لتحديد مدى استحقاقه للبدل النقدي في حالة وجود رصيد مستحق من خلال نظام (البيان) | إدارة الموارد البشرية | الموظف المختص في إدارة الموارد البشرية |
| 3.6 | إعداد الإجراء المالي لإنهاء خدمة الموظف بسبب بلوغه سن التقاعد ولرصيد الإجازات باعتماد مدير إدارة الموارد البشرية من خلال نظام (البيان) | إدارة الموارد البشرية | الموظف المختص في إدارة الموارد البشرية |
4.1 الإجراءات وآلية التنفيذ:
فيما يلي أهم الخطوات للإجراءات المطلوبة لإدارة عملية مد الخدمة:
| م | خطوات الإجراء | الوحدة التنظيمية | المسؤولية |
| 4.1 | إعداد قائمة الموظفين الذين بلغوا سن الإحالة للتقاعد | إدارة الموارد البشرية | الموظف المختص في إدارة الموارد البشرية |
| 4.2 | مخاطبة الإدارات المعنية ببلوغ الموظف سن الإحالة للتقاعد لدراسة مد الخدمة من عدمها | إدارة الموارد البشرية | مدير الموارد البشرية |
| 4.3 | مناقشة قائمة المحالين للتقاعد والتوصية إما بالإنهاء أو مد الخدمة | الإدارة العليا / الإدارة المعنية | مديرة الموارد البشرية |
| 4.4 | في حال التوصية بإنهاء الخدمة، يتم إخطار الموظف بموعد انتهاء خدمته قبل بشهر او شهرين | إدارة الموارد البشرية | الموظف المختص في إدارة الموارد البشرية |
| 4.5 | التنسيق مع الرئيس التنفيذي لإصدار قرار من إدارة الموارد البشرية بإنهاء الخدمة وإبلاغ المعنيين بالقرار | إدارة الموارد البشرية | الموظف المختص في إدارة الموارد البشرية |
| 4.6 | اخطار الإدارة المعنية والموظف بقرار مد الخدمة بعد صدوره واعتماده وفق النظام | إدارة الموارد البشرية | الموظف المختص في إدارة الموارد البشرية |
| 4.7 | حفظ القرار والمستندات في ملف الموظف | إدارة الموارد البشرية | الموظف المختص في إدارة الموارد البشرية |
