السياسات والإجراءات- الموارد البشرية- تحديد الاحتياجات من الموارد البشرية والاستقطاب والاختيار والتعيين

أولا: الأهداف

• توضيح السياسات والإجراءات ذات العلاقة بتحديد الاحتياجات من الموارد البشرية والاستقطاب والاختيار والتعيين، ليتم اتباعها من قبل المعنيين في إدارة الموارد البشرية.
• يساهم تحديد الاحتياجات الوظيفية في:
• جنب التوظيف الزائد عن حاجة العمل.
• العمل على توفير الكوادر الوطنية والكفاءات والخبرات المتميزة المناسبة في الوقت والمكان المناسبين
• يشكل الاختيار والتعيين أهمية قصوى، حيث:
• يتوجب الاختيار السليم للمرشحين لشغل الوظائف بطريقة علمية، تتناسب لاحتياجات العمل ضمن الإطار المعتمد في الخطة الاستراتيجية.
• تلعب فترة الاختيار أهمية قصوى حيث تساهم في:
• التأكد من كفاءة الموظف الجديد في الوظيفة الجديدة
• حث الموظف الجديد على بذل الجهد وإثبات نفسه وإمكانياته لشغل هذه الوظيفة
• تلتزم الإدارات عند تحديد الاحتياجات الوظيفية مراعاة التالي:
• تحقيق مستهدفات الخطة الاستراتيجية والتشغيلية للوزارة أو الجهة الاتحادية، للسنة أو السنوات القادمة
• التوافق مع توجهات الشركة، من حيث التركيز على الأولويات الوظيفية
• تنفيذ مبادرات ومشاريع الإحلال والتوطين ومؤشرات التدوير والدوران الوظيفي.

ثانيا: التعريفات

• الاستقطاب: يقصد به البحث عن أكفأ الأفراد المؤهلين، وجذبهم لشغل الوظائف الشاغرة، سواء من القطاع العام أو القطاع الخاص، وأيضا من داخل الدولة أو خارجها.
• الاختيار والتعيين: يقصد به الأسلوب الذي يتم بموجبه انتقاء أفضل وأنسب المتقدمين لشغل الوظائف، حسب خطة التوظيف المعتمدة.
• برنامج دعم صندوق الموارد البشرية (هدف):……………………………………………………………………

ثالثا: السياسة

• المرجعية القانونية والبنود ذات العلاقة

ترتبط السياسات والإجراءات في هذا الباب بنظام وزارة العمل كما هو موضح أدناه:

• الشروط والضوابط

عملية التوظيف والتعيين:

• تتولى إدارة الموارد البشرية مسؤولية إدارة عملية التوظيف بالشركة، بهدف تأمين احتياجاتها من المرشحين المتقدمين لشغل الوظائف المتاحة من مصادر التوظيف المتاحة.
• تقوم إدارة الموارد البشرية بتوفير المعلومات والدعم الفني لكافة الإدارات في شأن الوظائف الشاغرة المطلوب التعيين عليها.
• تسعى إدارة الموارد البشرية إلى اختيار وتعيين أكفأ الأفراد لشغل الوظائف الشاغرة بها، مع الالتزام بمعايير الامتياز والكفاءة والعدالة الموضوعية خلال كافة مراحل البحث والاختيار.
• عدم الإخلال بأي من الشروط والمتطلبات الخاصة لشغل الوظائف الموضحة في بطاقات وصف الوظائف المعتمدة من الرئيس التنفيذي.
• يشترط للتعيين بإحدى الوظائف الشاغرة الشروط التالية، مع تقديم المرشح للمستندات الثبوتية اللازمة:
• أن يكون حسن السيرة والسلوك
• أن يكون حاصلًا على المؤهلات العلمية والخبرات العملية، مصدقة ومعادلة من جهة الاختصاص، ومتفقة مع طبيعة الوظيفة.
• أن يجتاز كافة الاختبارات والمقابلات المتعلقة بالوظيفة بنجاح
• أن يكون لائقا طبيًا وفقًا لقرار الجهة الطبية الرسمية
• ألا يكون قد سبق الحكم عليه بعقوبة مقيدة للحرية في جناية أو جنحة مخلة بالشرف أو الأمانة، ما لم يكن قد صدر عفو عنه من السلطات المختصة أو رد إليه اعتباره وذلك من واقع شهادة بحث الحالة الجنائية من الجهات المختصة
• ألا يكون قد سبق فصله من الخدمة السابقة بسبب مخالفات جسيمة مرتبطة بالعمل، أو بسبب حكم قضائي نهائي في جريمة

مصادر التوظيف:

• الإعلان الداخلي في الشركة
• الإعلان في الموقع الإلكتروني التابع لصندوق تنمية الموارد البشرية (طاقات)
• الإعلان في وسائل الإعلام
• معارض التوظيف الخاصة بالمواطنين
• شركات التوظيف داخل وخارج الدولة للوظائف التخصصية

البحث عن المرشحين للوظيفة:

تتولى إدارة الموارد البشرية البحث عن مرشحين مناسبين للوظائف الشاغرة لديها، على النحو التالي:

• المرشحون للوظيفة من داخل الشركة

إذا وجد مرشح مؤهل لشغل الوظيفة الشاغرة عن طريق النقل أو الترقية من داخل الشركة، تقوم إدارة الموارد البشرية بإجراء الاتصالات بين إدارة الموظف المرشح والإدارة التي تتوفر بها الوظيفة الشاغرة، فإذا تم الاتفاق تتم إجراءات النقل أو الترقية وفقًا للأحكام والإجراءات المقررة في هذا الشأن

• المرشحون للوظيفة من خارج الشركة

في حالة عدم وجود مرشحين مناسبين للوظيفة الشاغرة من داخل الشركة، أو عدم وجود من تنطبق عليهم شروط النقل أو الترقية، تقوم إدارة الموارد البشرية بعملية البحث عن مرشحين مناسبين من مصادر خارجية اخرى مثل:

• الإعلان عن الوظيفة الشاغرة المواقع الإلكترونية ومواقع التوظيف.
• الاستعانة بالجهات المختصة بالتوظيف
• الاتصالات الشخصية لاستقطاب شخص بعينه من ذوي الخبرة والكفاءة

اختيار المرشحين للوظيفة:

• لا يجوز التعيين بدون إجراء مقابلة شخصية مع المرشح للوظيفة، بواسطة الإدارة الطالبة
• لا يتم استدعاء المرشح للوظيفة من خارج الدولة، إلا بعد إجراء مقابلة هاتفية معه من الإدارة الطالبة أو مدير إدارة الموارد البشرية
• يجوز في حالات استثنائية، القيام بالمقابلة الشخصية عن بعد من خلال الانترنت، مع الأخذ بكافة الاحتياطات اللازمة لضمان مصداقية النتائج، ويجوز ترتيب المقابلة عن بعد مع مرشحين مختارين بعناية، بمعرفة مصادر توظيف ذات سمعة جيدة
• تتولى إدارة الموارد البشرية اتخاذ الترتيبات المناسبة لإجراء المقابلات الشخصية للمرشحين لكافة الوظائف بالتشاور مع الإدارة الطالبة
• تشكل لجنة المقابلات والاختيار بقرار من مدير الموارد البشرية أو من يفوضه، ومدير القسم الطالب أو من يفوضه، لاختيار أفضل المرشحين ممن تتوافر فيهم متطلبات شغل الوظيفة
• يخضع المرشحون للوظائف لاختبارات نظرية وعملية تحددها الجهة المعنية كشرط للتعيين
• يتم اختيار أفضل المرشحين المتقدمين للوظيفة من خلال قياس تقييم تقرير المقابلة الشخصية.

عرض العمل وعقود التوظيف:

• في حالة قبول المرشح للتعيين، يتم توجيه بريد رسمي مرفقًا به عرض العمل مبينًا به الوظيفة والدرجة والراتب ونسخة من عقد التوظيف للاعتماد، حتى تستطيع إدارة الموارد البشرية السير في إجراءات إنهاء عملية التوظيف
• تلتزم إدارة الموارد البشرية باستخدام نماذج عقود التوظيف المعتمدة من نظام وزارة العمل، بحيث تتضمن البنود الرئيسة حقوق وامتيازات وواجبات الطرفين
• لا يجوز إجراء أي تعديل بالحذف أو الإضافة على نماذج عقود التوظيف المعتمدة
• يتم تحرير عقود التوظيف من نسختين باللغة العربية، بيد كل طرف من أطراف العقد نسخة للعمل بمقتضاها، كما يمكن ترجمة النسخة العربية من العقد للغة أجنبية إذا اقتضت الضرورة لذلك على أن تعتمد النسخة العربية عند الاختلاف
• تلتزم إدارة الموارد البشرية بالحصول على الموافقات اللازمة قبل صدور قرار التعيين من السلطة المختصة، وما يتبعه من إجراءات.

سلطة التعيين:

تكون صلاحية إصدار قرار التعيين في الشركة على النحو التالي:

تحديد الراتب عند التعيين:

• يمنح الموظف عند بداية تعيينه الراتب الأساسي وذلك منذ مباشرته الفعلية للعمل، بناءا على سلم الرواتب.
• يوضع سلم الرواتب بناءعلى الموازنة السنوية للشركة.

مباشرة العمل:

• تعتبر مباشرة العمل للموظف بمثابة بدء الخدمة الفعلية بالشركة
• يلتزم الموظف تحت إشراف إدارة الموارد البشرية التي تزوده بمعلومات عامة عن جهة العمل، بالاطلاع على دليل الموظف.

الفترة التجريبية:

• يخضع الموظف المعين لأول مرة لفترة اختبار لمدة ثالثة أشهر تبدأ من تاريخ مباشرة العمل قابلة للتمديد لمدة مماثلة
• يقوم المدير المباشر بتقييم أداء وسلوك الموظف الوظيفي خلالفترة التجربة، وفق أسس واضحة من حيث وضع الأهداف وآلية التقييم، وقبل انتهاء فترة التجربة المحددة، تتم التوصية إما بتثبيته أو إنهاء خدمته، على أن يصدر قرار انتهاء الخدمة من السلطة المختصة قبل انتهاء مدة التجربة إذا ثبت عدم صالحيته للوظيفة.
• عند اجتياز فترة التجربة بنجاح، يتوجب على جهة الإدارة إخطار الموظف بتثبيته على الوظيفة واستمراره في عمله.
• يجوز إنهاء خدمة الموظف، لعدم صلاحيته للوظيفة خلال فترة التجربة.
• يجوز للموظف الاستقالة أثناء فترة التجربة بدون أي مقابل أو التزام.
• يتم احتساب مستحقات الموظف الذي تنتهي خدمته لعدم الصالحية للوظيفة خلال مدة التجربة، وفقًا لما يلي:
• الراتب الإجمالي المستحق حتى نهاية آخر يوم عمل له.
• في حال كان الموظف غير سعودي، يصرف بدل تذاكر سفر لمغادرة الدولة، للموظف وأفراد أسرته المستحقين، إذا نص على ذلك في عقد التوظيف.

أنواع التوظيف:

• تعيين بدوام كامل: هو التوظيف الذي يعمل فيه الموظف كامل ساعات العمل اليومية طوال أيام العمل، وفقًا للقواعد المقررة في اللائحة، ويتقاضى الراتب الإجمالي والمزايا المقررة للوظيفة التي يشغلها.
• تعيين بدوام جزئي: هو التوظيف الذي يعمل فيه الموظف عددًا محددًا من مجموع الساعات أو الأيام المقررة للعمل اليومي الكامل المعتمد في اللائحة، ويتقاضى راتبًا باحتساب نسبة وتناسب بين ساعات أو أيام العمل التي يعملها الموظف والراتب الإجمالي والمزايا المقررة للوظيفة المعين عليها.
• تعيين غير محدد المدة: هو التوظيف الذي يعمل فيه الموظف كامل ساعات العمل اليومية طوال أيام العمل وفقًا للقواعد المقررة في اللائحة، وذلك من غير تحديد وقت انتهاء العقد. ويتقاضى الموظف خلالها الراتب الشهري المخصص للدرجة الوظيفية والمزايا المالية للوظيفة التي يشغلها

التعاقد مع الخبراء والمستشارين:

التعاقد مع الخبراء والمستشارين لشغل بعض الوظائف المتوفرة لديها، يعود إلى أن بعض الإدارات تحتاج النوعية معينة من الكفاءات البشرية المتخصصة نظرًا لطبيعة المهام الموكلة لتلك الإدارات والتي تتطلب أن يكون التعيين بها خارج نطاق وظائف الكادر العام.

ضوابط التعاقد مع الخبراء والمستشارين:

إن طبيعة الوظيفة نفسها هي التي تحدد أن يكون شاغلها ضمن فئة الخبراء والمستشارين وذلك من خلال مراعاة المعايير التالية:

• الندرة في الكفاءات البشرية المطلوبة لهذه الوظيفة.
• دقة التخصص المطلوب في شاغل الوظيفة.
• مدى ارتباط الخبرة العملية بالمؤهل العلمي، بحيث يكون الحصول على المؤهل العلمي مقترنًا بالخبرة في ذات المجا.
• المشاريع ذات الطبيعة الاستراتيجية أو التخصصية التي تتطلبها مصلحة العمل أو المصلحة العامة.
• تنفيذ المذكرات والاتفاقيات الدولية التي تتطلب التعاون في تبادل الخبراء في مجالات متنوعة.
• احتياج الوظيفة إلى كفاءات فنية ومهارات خاصة بالإضافة إلى الخبرات العملية.

وفي جميع أنواع التوظيف المذكورة أعلاه، لا يجوز تعيين موظفين تربطهم ببعض علاقة زوجية أو صلة قرابة أو مصاهرة حتى الدرجة الثانية في نفس الإدارة أو ضمن العلاقة الإشرافية المباشرة، ويجب على الموظف عدم الاشتراك في أية قرارات تتعلق بتعيين أو نقل أو ترقية تخص أحدًا من هؤلاء.

*لمعرفة المزيد من التفاصيل حول البنود والشروط والضوابط ذات العلاقة، يرجى الرجوع الى نظام وزارة العمل.

1.1 الإجراءات وآلية التنفيذ:

فيما يلي أهم الخطوات للإجراءات المطلوبة لإدارة عملية تحديد الاحتياجات من الموارد البشرية:

2.1: الإجراءات وآلية التنفيذ

فيما يلي أهم الخطوات للإجراءات المطلوبة لإدارة عملية الاستقطاب والاختيار والتعيين: