الموارد البشرية
السياسات والإجراءات- الموارد البشرية- إدارة سجلات الموظفين
سياسات وإجراءات إدارة سجلات الموظفين
أولا: الأهداف:
- وضع سياسات وإجراءات موحدة لإدارة عمليات ملفات وسجلات الموظفين.
- حفظ كافة المستندات الخاصة بالموظف طوال فترة خدمته.
- ضمان حق الوزارة أو الجهة الاتحادية والموظف من خلال التوثيق.
- دعم القرارات المتعلقة بالموظف بالمستندات الموثقة.
ثانيا: أنواع ملفات وسجلات الموظفين:
- الملف الورقي:
هو الملف الذي يتم فيه الاحتفاظ بكافة الوثائق المتعلقة بالموظف من بداية تعيينه إلى انتهاء خدمته لدى الشركة.
- الارشفة الالكترونية:
هي أرشفة كافة الوثائق المتعلقة بالموظف من بداية تعيينه إلى انتهاء خدمته لدى الشركة عن طريق الماسح الضوئي وإضافة البيانات في نظام (البيان).
ثالثا:الشروط والضوابط:
- الشروط الواجب توافرها في أماكن حفظ الملفات:
- تأمين أماكن حفظ الملفات والسجلات من التلف أو الضرر، مثل وجود معدات للوقاية من الحرائق في أماكن حفظ الملفات والسجلات
- التهوية والإضاءة المناسبة.
- سهولة الوصول إلى الملفات من خلال تصميم المكان المخصص بطريقة منظمة وآمنة.
- تحديد أشخاص معنيين فقط للدخول إلى أماكن حفظ الملفات، للحفاظ على سرية ومحتويات الملفات والسجلات.
- لا يجوز للموظف المخول بالاطلاع على ملفات الموظفين أو الاحتفاظ بصور منها أو إفشاء الأسرار المطلع عليها، ويجب عليه تسليم ما في عهدته عند انتهاء خدمته.
ب. محتويات ملفات وسجلات الموظفين
- الوثائق/المستندات المتعلقة بالتاريخ الوظيفي للموظف.
- الوثائق الرسمية للموظف والمقدمة عند طلب الوظيفة (مثل: صورة من بطاقة الهوية، السيرة الذاتية، الخ(.
- صور من شهادات المؤهلات العلمية للموظف، معتمدة حسب النظام
- .صور من شهادات الخبرات العملية السابقة للموظف، معتمدة حسب النظام.
- الوصف الوظيفي.
- خطاب عرض العمل.
- عقد العمل الموقع وأية تعديلات عليه.
- البيانات والمعلومات الخاصة بعنوان الموظف وأرقام التواصل في حالات الطوارئ.
- محاضر استلام الموظف للعهدة الخاصة بالعمل.
- خطابات النقل/الترقية/ الإعارة/التدريب وما في حكمها.
- أرصدة الإجازات وأية إجازات أخرى حصل عليها الموظف خلال مدة خدمته.
- أية وثائق أخرى تتعلق بالتوظيف.
- الوثائق/المستندات الخاصة بتطوير الأداء والتحسين للموظف
- نسخ من تقييمات الأداء وخطط التطوير الفردية.
- سجلات مدى الالتزام بالحضور والانصراف.
- خطة تحسين الأداء.
- تقارير الإجراءات التأديبية.
- الاقتراحات المقدمة من الموظف.
- شهادات الشكر.
- نسخ من شهادات التدريب.
- الشكاوى المقدمة من العملاء أو زملاء العمل على الموظف.
- الوثائق/المستندات الخاصة بانتهاء الخدمة:
- طلب استقالة موظف/ إحالة إلى التقاعد/ إنهاء خدمة عمل الموظف.
- وثائق/ مستندات انتهاء الخدمة كالإجراء المالي النهائي المتضمن مكافأة نهاية الخدمة أو الإحالة إلى التقاعد. والإجازات المدفوعة.
- استمارة مقابلة نهاية الخدمة.
1.1 الإجراءات وآلية التنفيذ:
فيما يلي أهم الخطوات للإجراءات المطلوبة لإدارة عملية سجلات الموظفين (يتم تنفيذ الإجراء من خلال نظام (البيان) وورقيا)
المسؤولية | الوحدة التنظيمية | خطوات الإجراء | م |
الموظف المختص في إدارة الموارد البشرية | إدارة الموارد البشرية | يتم إنشاء ملف للموظف الجديد وتحفظ فيه كافة الوثائق الخاصة بالموظف عند صدور قرار التعيين | 1.1 |
الموظف المختص في إدارة الموارد البشرية | إدارة الموارد البشرية | تتم عملية تصنيف لمحتوى الملف ويحفظ في قسم ملفات وسجلات الموظفين | 1.2 |
الموظف المختص في إدارة الموارد البشرية | إدارة الموارد البشرية | يتم تحديث الملف بكافة الوثائق الخاصة بالموظف كالقرارات المتعلقة به وتقييم الأداء السنوي | 1.3 |
الموظف المختص في إدارة الموارد البشرية | إدارة الموارد البشرية | يتم تحديث بيانات الموظف في ملف الموظف دوريا | 1.4 |
2.1 الإجراءات وآلية التنفيذ
فيما يلي أهم الخطوات للإجراءات المطلوبة لإدارة عملية تحديث سجلات الموظفين (يتم تنفيذ الإجراء من خلال نظام (البيان) وورقيا)
المسؤولية | الوحدة التنظيمية | خطوات الإجراء | م |
الموظف المختص في إدارة الموارد البشرية | إدارة الموارد البشرية | توزيع نموذج تحديث البيانات بشكل دوري | 2.1 |
الموظف المعني | الإدارة المعنية | تعبئة نموذج تحديث البيانات وإرفاق المستندات الداعمة وتسليمه إلى إدارة الموارد البشرية | 2.2 |
الموظف المختص في إدارة الموارد البشرية | إدارة الموارد البشرية | مراجعة التحديثات والمستندات الداعمة واعتماد التحديثات | 2.3 |
الموظف المختص في إدارة الموارد البشرية | إدارة الموارد البشرية | دخال التحديثات المعتمدة في نظام (البيان) | 2.4 |