المسمى الوظيفي: منسق الأحداث/ منسق الحفلات
تحت إدارة: مدير الحفلات/ مدير المبيعات
ملخص الوظيفة:
يقوم منسق الحفلات بالتخطيط والإشراف على الفعاليات بالتنسيق مع مضيفي الحفلات وجميع الفرق ذات الصلة، لضمان نجاح كل مناسبة تلبي توقعات الضيوف. تشمل المسؤوليات قراءة وتحليل طلبات الفعاليات، إدارة التفاصيل اللوجستية، والتنسيق مع الفرق المعنية لضمان تقديم تجربة استثنائية وتحقيق الأهداف المالية للمأدب والفعاليات.
مهام ومسئوليات منسق الحفلات:
- تحضير طلبات المناسبات والفعاليات المختلفة وجمع المعلومات وتوزيعها في الوقت المحدد.
- إعداد الوثائق الأساسية مثل العقود والاقتراحات والاستمارات المشتركة بين الإدارات.
- توزيع تقارير الفعاليات اليومية لضمان التنسيق مع جميع الأقسام في الفندق.
- الرد على استفسارات الضيوف المتعلقة بتقديم الطعام وتحويلها إلى مدير المبيعات للتعامل المباشر.
- مراقبة المراسلات للتأكد من اتباعها لسياسات الفندق وإجراءاته.
- متابعة استفسارات المجموعات والرد عليها خلال 24 ساعة ومراجعة التقييمات مع المدير المختص.
- العمل الوثيق مع مدير المأدبة لضمان شمول جميع جوانب الفعالية لتلبية احتياجات العميل.
- الإشراف على غرف المأدب والتحقق من الترتيبات.
- متابعة طلبات العملاء وتنفيذها بدقة ووفقًا لمعايير الفندق.
- تحديث أنظمة المبيعات مثل أوبرا وبرامج الحفلات يوميًا لمتابعة حجوزات الفعاليات.
- التأكد من توفر العدد الكافي من الأدوات والمعدات لأي فعالية جديدة.
- جمع ردود فعل العملاء والملاحظات ونقلها إلى الفرق المعنية.
- العمل في بيئة تفاعلية وإيجابية لضمان تواصل فعال بين جميع الأقسام.
- القدرة على إعداد تقارير مفصلة من أنظمة الحفلات وبرامج مثل Excel لمتابعة أداء الفعاليات.
- ترتيب وتنظيم عمليات التدريب والجولات التعليمية وفقًا لاحتياجات العمل.
- التنسيق مع مدير المبيعات لضمان تنفيذ جميع المعلومات المتعلقة بالفعاليات في الوقت المناسب.
- المحافظة على تحديث الحسابات والأنشطة على أنظمة الحفلات.
- الالتزام بالزي الرسمي والنظافة الشخصية والمعايير الصحية.
الشروط:
- مهارات التواصل: قدرات تواصل فعالة لتقديم العروض وإجراء التفاوض والمبيعات.
- المرونة: التكيف مع ساعات العمل الطويلة أو المتغيرة وتعدد المهام.
التعليم:
بكالوريوس أو دبلوم في إدارة الفنادق أو إدارة الأعمال، مع إلمام قوي ببرامج الحاسوب، وبرامج الفنادق، وأنظمة البيع وتقديم الطعام.
الخبرة:
خبرة لا تقل عن سنة إلى سنتين كمنسق حفلات في فنادق مرموقة، مع تفضيل الخبرة في فنادق عالية المستوى.
