السياسات والإجراءات- الإشراف الداخلي- أنشطة مكتب التحكم
أنشطة مكتب تحكم الإشراف الداخلي
القسم: الإشراف الداخلي- عام
وقت التدريب: 30 دقيقة
مكتب تحكم الإشراف الداخلي:
- يعد مكتب التحكم بالغرف هو المركز العصبي لقسم الإشراف الداخلي.
- هو نقطة الاتصال الوحيدة لجميع أنشطة “الإشراف الداخلي” التي تتحكم وتنسق وتحافظ على ارتباط دائم بين مختلف الأنشطة التي تجري في مواقع مختلفة من قبل موظفي الإشراف الداخلي. وكذلك الأشخاص المرتبطين بخدمة الإشراف الداخلي داخل مباني الفندق.
- ينسق مع المكاتب الأمامية لحالة الغرفة وتحديث وفرز القضايا في الغرفة.
- ينسق مع قسم الصيانة فيما يتعلق بقضايا صيانة غرف النزلاء.
السجلات / التقارير التي يحتفظ بها في مكتب مراقبة الإشراف الداخلي:
سجل المغادرة:
تتبع تغيير حالة غرف النزلاء من قذرة إلى نظيفة Dirty to Clean لإعادة البيع. كما يعمل ككتاب مراقبة لاستقصاء استهلاك الميني بار في غرف المغادرة.
سجل الوصول المتوقع:
تتبع وصول النزلاء المسجلين مسبقا فيما يتعلق الحجز الشخصي وضع VIP، والتوقيت، العدد، أي طلب خاص.
تقرير حالة الغرفة:
يعرض قائمة بجميع الغرف في الفندق مع وضع غرفتهم الحالية (Eg: Dirt Vacant، Vacant Clean، Dirty Clean، OOO – خارج النظام، OOS – خارج الخدمة)
تسجيل مكالمة النزلاء:
لتدوين أي رسائل ذات صلة بغرف النزلاء والمناطق المجاورة. مثلا الصيانة والطلبات والتعليمات الخاصة وما إلى ذلك. يساعد هذا في الحفاظ على مسار إنجاز النشاط ومدته.
ملاحظة: قم بتنزيل نموذج ورقة تتبع المكالمات.
تقارير الميني بار و الغسيل:
يعرض قائمة الترحيلات / المبيعات تحت بند الغسيل، الميني بار، التنظيف الجاف.
قائمة فحص مكتب المراقبة:
لتتبع جميع المفاتيح، البطاقات الرئيسية الخزائن، أثناء تغيير المناوبة.
سجل العناصر المفقودة:
يتم تسجيل أي عنصر مفقود تم وضعه في غرف النزلاء [بخلاف المواد الاستهلاكية] حين المغادرة في هذا السجل بعد إبلاغ مدير البهو على النحو الواجب.
سجل الكسر:
أي عنصر قابل للكسر تم العثور عليه تالفًا أو مكسورًا أو متضررا أثناء عملية المناولة يتم تسجيله على النحو الواجب في هذا السجل.
سجل المفقودت والموجدات:
يتم تسجيل أي عنصر / مادة شخصية خاصة بالنزيل وجدت في أي مكان من مبنى الفندق في هذا السجل مع التفاصيل ذات الصلة.
أسئلة موجزة للتدريب:
Q1. ما هو دور مكتب التحكم في قسم الإشراف الداخلي؟
Q2. ما هي أنواع التقارير المستخدمة في مكتب التحكم في الإشراف الداخلي ؟
Q3. ما هي أنواع السجلات الموجودة في مكتب التحكم في الإشراف الداخلي؟
Q4. ما هي المعلومات التي يقدمها تقرير حالة الغرفة؟
Q5. من الذي يتم الإبلاغ عنه في حال وجود أي عناصر مفقودة في غرف النزلاء؟
