القسم: المبيعات والتسويق -المبيعات

وقت التدريب: 30 دقيقة

إجراءات التعامل مع حجوزات المؤتمرات والمجموعات:

يجب أن يساعد هذا الإجراء في تركيز انتباه قسم المبيعات على الحجوزات أو الأعمال التجارية.

تتكون غرفة الحجز الجماعي من 7 غرف نوم أو أكثر كحد أدنى في الليلة. (اعتمادًا على سياسة الفندق)

سيتم التعامل مع الحجوزات للغرف الأقل من 7 من خلال قسم الحجز أو فريق مكتب الاستقبال.

يجب على فريق المبيعات ومنسق الفعالية ضمان اتباع نهج شديد التركيز للتعامل مع طلبات حجز المؤتمرات / المجموعات.

يقوم رئيس المبيعات / مدير المبيعات بمعالجة جميع المجموعات والمؤتمرات والتنسيق مع الإدارات الأخرى.

سيتم التعامل مع حجز المجموعات بكفاءة ودقة لضمان التشغيل السلس لجميع الإدارات.

يتم منح مزايا خاصة للمرشد السياحي أو المنظم وفقًا لسياسة الفندق.

إن الاستخدام الصحيح لنموذج الحجز الجماعي سيؤدي إلى كفاءة عالية ومريح للتعامل مع المجموعة.

يجب تحديث المعلومات الواردة أدناه في أنظمة إدارة الفندق (PMS) المتعلقة بحجوزات المجموعات:

• اسم المجموعة / المؤتمر.
• اسم الشركة أو وكيل السفر.
• رمز التخصيص في حال كانت الحجوزات جزءًا من التخصيص.
• اسم بوكر وتفاصيل الاتصال.
• موعد الوصول والمغادرة.
• وقت الوصول ووقت المغادرة.
• عدد الغرف المطلوبة.
• نوع الغرفة المطلوبة، على سبيل المثال، مفردة أو مزدوجة أو توأم.
• رمز سعر المجموعة الصحيح أو رمز سعر التفاوض الخاص المرفق بالحجوزات.
• تفاصيل النقل مع الوقت وبيانات الرحلة أو القطار أو الحافلة.
• تعليمات الفواتير أو تفاصيل الدفع.
• أي طلب خاص.

أرفق جميع المراسلات مثل القسيمة أو تأكيد البريد الإلكتروني إلى حجز المجموعة.

يجب على مدير المبيعات أو مدير المبيعات متابعة جميع المواعيد النهائية للعقد بما في ذلك الودائع.

يقوم المدير العام أو مدير مكتب الاستقبال بفحص غرف VIP الخاصة بالمجموعات، وينبغي أن يحصل على معاملة كبار الشخصيات من الفندق.

سيتم التفاوض على سياسة مجانية، وسياسة إلغاء الاستثناء، وسياسة دفع الودائع، والمواعيد النهائية لقائمة الاجتماعات، وذلك لتلبية احتياجات وأهداف العميل والفنادق.

عند الاقتضاء، يجب نسخ الشركاء أو مقدمي الخدمات من الأطراف الثالثة في جميع المراسلات وطلب دعمهم لإغلاق العمل.

ينبغي على المدير العام ومدير المبيعات التعرف على منظمي / صناع القرار في المجموعة أثناء إقامتهم.

إذا لزم الأمر، فسيتم عقد اجتماع مع العملاء والموظفين الرئيسيين قبل الوصول للاطلاع على تفاصيل المجموعة.

سوف يقوم موظف المبيعات بإبلاغ جميع الإدارات المعنية بوصول المجموعات وتفاصيلها.

يجب تسليم ملف المجموعة مع قائمة الغرف إلى فريق المكتب الأمامي قبل يوم أو يومين على الأقل من وصول المجموعات.

على أساس الوقت، يجب مقابلة المجموعة عند الباب عند الوصول من قبل موظفي المبيعات المناسبين.

يجب أن يعقد مدير المبيعات أو مدير المبيعات مقابلة خروج مع قائد المجموعة / القائد / المنظم / صانع قرار للاستعلام عن الفواتير والفرص التجارية المستقبلية.

يجب أن يقوم مدير المبيعات أو مدير مكتب الاستقبال بتجميع ملاحظات (GSTS) من قائد المجموعة أو منظم الجولة لتقييم أداء الفندق للأعمال الحالية.

أسئلة موجزة للتدريب:

Q1. كيف نتعامل مع عملية حجز المجموعات؟

Q2. ماهي قائمة التفاصيل التي تحتاج إلى تحديث على نظام إدارة الأداء للحجوزات المجموعة؟

Q3. من المسؤول عن متابعة الموعد النهائي للعقد ومدفوعات الوديعة؟

Q4. ما هي العناية الخاصة المقدمة لقادة المجموعات أو الجولات؟

Q5. لماذا من المهم إجراء مقابلة مع قائد المجموعة قبل المغادرة؟