الهدف: تهدف زيارة المبيعات إلى تعزيز العلاقة مع العملاء المحتملين أو الحاليين، وتقديم الفندق بشكل احترافي مع توفير كل المعلومات الضرورية لتسهيل اتخاذ القرار.
الإجراءات المتبعة:
- التحضير للزيارة:
- يجب على مدير المبيعات ترتيب زيارة المبيعات وفقاً للجدول المحدد.
- إعداد كافة المواد اللازمة مثل الكتيبات، عرض الفندق، والمعلومات الضرورية.
- في حالة الزيارة إلى مواقع خارجية، يجب حجز تذاكر السفر والإقامة وفقًا للميزانية المعتمدة، والحصول على موافقة مدير المبيعات قبل إجراء أي حجوزات.
- التواصل مع العميل:
- يجب الاتصال بصناع القرار أو العملاء الرئيسيين قبل أسبوع من الموعد المحدد للزيارة.
- يجب إدخال وقت الزيارة في برنامج المبيعات والتسويق لضمان تنظيم الوقت.
- تنفيذ الزيارة:
- الوصول إلى الموقع قبل الموعد المحدد.
- تقديم مجموعة أدوات البيع وشرح الفندق، بما في ذلك الاستفسار عن الفنادق المستخدمة، حجم ليالي الغرف، الأسعار الشاملة.
- توضيح ما إذا كان مكتب السفر متاحًا في الشركة وعملية الفوترة الخاصة بها.
- يجب على مدير المبيعات توضيح برنامج مكافأة سفير الفنادق أو برنامج الولاء في الفندق.
- الاستفسارات والطلبات:
- الاستفسار عن صانعي القرار الرئيسيين داخل الشركة.
- الإجابة على أي أسئلة من صاحب الحجز. إذا كانت هناك أسئلة تتطلب موافقة إضافية، يجب إبلاغ صاحب الحجز بأنه سيتم العودة إليه بعد التأكيد.
- التخطيط لزيارة الموقع:
- دعوة صاحب الحجز لزيارة موقع الفندق في حال كانت الزيارة إيجابية.
- التوثيق والتقرير:
- بعد الزيارة، يجب إعداد تقرير مفصل عن الزيارة.
- تعبئة قسيمة المصروفات لتكلفة رحلة المبيعات وإرسالها إلى مدير المبيعات ومدير الحسابات للمراجعة.
- تحديث بيانات الزيارة:
- إدخال نتائج زيارة المبيعات في برنامج المبيعات والتسويق.
- تحديث حالة الزيارة (فتح/إغلاق/متابعة) في البرنامج.
- المراجعة والتسوية:
- تمرير المصاريف وتقرير مكالمة المبيعات إلى المدير للمراجعة.
- إرفاق كافة الإيصالات الضرورية للمطالبة بالنفقات.
- الموافقة النهائية:
- بعد الموافقة على التقرير، يتم إرسال تقرير النفقات إلى المحاسبة للموافقة النهائية والدفع.
أسئلة التدريب:
Q1. ما هي الخطوات المتبعة في زيارة المبيعات؟
Q2. ماذا يجب أن يتم تحضيره قبل الذهاب للاجتماع؟
Q3. ما هي التفاصيل التي يجب الاستفسار عنها من صاحب الحجز؟
Q4. هل يجب على مديري المبيعات تأكيد تسهيلات الائتمان؟
Q5. لماذا يجب تحديث تقرير زيارة المبيعات وحالة الزيارة؟
