السياسات والإجراءات -التسويق والمبيعات-الإجراء المعياري لعرض الفنادق و الترفيه للعملاء المحتملين

القسم: المبيعات والتسويق – المبيعات
الوقت المقترح للتدريب: 30 دقيقة

مقدمة:
يُعد تقديم الفندق وخدماته بشكل مميز للعملاء المحتملين خطوة حاسمة لضمان اختيارهم للفندق لتلبية احتياجاتهم. يجب أن يتم هذا الإجراء بطريقة احترافية تعكس هوية الفندق وتلبي توقعات العملاء.

الإجراءات:

1. التحضير للعرض:

• يجب أن يكون لدى مدير ومنسق المبيعات معرفة تفصيلية بالخدمات والمرافق التي يقدمها الفندق.
• إعداد وتحديث الكتيبات والبروشورات الخاصة بالفندق وطقم المبيعات.
• تنسيق مع قسم المكاتب الأمامية للتأكد من جاهزية غرف العرض وحجزها بشكل مسبق.
• تجهيز غرف العرض بمرافق متميزة ومجموعة من وسائل الراحة.

2. استقبال العملاء:

• يقوم المدير العام أو مدير المبيعات باستقبال العملاء عند وصولهم.
• يتم تعريف العملاء على مرافق الفندق بدءًا من البهو ثم الانتقال إلى الغرف، القاعات، والمرافق الأخرى.

3. عرض المرافق والخدمات:

• يتم التركيز على نقاط القوة مثل جودة الإقامة، قاعات الاجتماعات، خدمات الطعام، والمرافق الترفيهية.
• التأكيد على المزايا التنافسية للفندق مثل الموقع والخدمات المخصصة.
• تسليم الكتيبات والبروشورات الخاصة بالفندق للعميل قبل مغادرته.
• تقديم الهدايا التذكارية للعملاء حسب سياسة الفندق.

4. تنظيم الترفيه:

• تجهيز طلب “NC KOT” (طلب مطبخ غير قابل للتحصيل) لضمان خصم فاتورة الطعام والمشروبات بنسبة 100%.
• توقيع فريق المبيعات الذي يقوم بالترويج للحجز على الفاتورة مع تسجيل الملاحظات اللازمة.
• استخدام اسم الضيف في المحادثات لتعزيز التواصل الشخصي.

5. المتابعة بعد العرض:

• تسجيل تفاصيل العميل ونتائج العرض في برنامج المبيعات.
• إعداد جدول زمني لمتابعة الأعمال التي تمت مناقشتها.
• إرسال رسائل شكر للعميل مع تضمين تفاصيل العرض والمزايا المقدمة.

فوائد الإجراء:

• تعزيز صورة الفندق أمام العملاء المحتملين.
• زيادة فرص توقيع عقود الإقامة أو الفعاليات.
• تحسين العلاقة مع العملاء من خلال التفاعل الاحترافي والشخصي.

أسئلة موجزة للتدريب:

Q1: ما هي أهمية استخدام الكتيبات والبروشورات خلال العرض؟

• الإجابة: لتزويد العملاء بمعلومات تفصيلية عن الفندق وخدماته بشكل ملموس.

Q2: ما هو NC KOT وكيف تتم عملية تسوية فاتورة المطعم؟

• الإجابة: هو طلب شراء مطبخ غير قابل للتحصيل يُستخدم لضمان خصم الفاتورة بنسبة 100%. يتم توقيع الفاتورة من فريق المبيعات وتسجيل الملاحظات المالية.

Q3: من المسؤول عن استقبال العملاء؟

• الإجابة: المدير العام أو مدير المبيعات هو المسؤول الرئيسي عن استقبال العملاء عند وصولهم.

Q4: هل هناك حاجة لإبلاغ الموظفين الخارجيين وطاقم مكتب الاستقبال عن العرض؟

• الإجابة: نعم، لضمان جاهزية الغرف والمرافق وللتنسيق الفعّال خلال الزيارة.

Q5: ما الإجراء الذي يجب اتخاذه بعد اكتمال العرض؟

• الإجابة: تسجيل التفاصيل في برنامج المبيعات، إرسال رسالة شكر، والمتابعة وفق جدول زمني محدد.