القسم: المبيعات والتسويق- المبيعات

الوقت المقترح للتدريب: 20 دقيقة

الإجراء القياسي لتوقيع عقد البيع:

• التفاوض مع العملاء للحصول على تفاصيل العقد.
• إعداد العقد وفقا للنموذج القياسي.
• ملء العقد في ترتيب معين.

التأكد من تضمين المتطلبات أدناه في العقد:

• يجب طباعة خطاب CVGR على ورق ترويسة الفندق.
• يجب توجيه الرسالة إلى البوكر
• يجب استخدام تحية مناسبة على الرسالة.
• مقدمة عن الفندق.
• مميزات الفندق والمرافق.
• تفاصيل عن الأسعار المقترحة للشركات أو التفاوض حسب فئة الغرفة.
• صحة سعر التفاوض.
• تفاصيل الإضافات مثل: وجبة الإفطار، والضرائب، وخدمة الواي فاي ، وخدمة الاستقبال في المطار / التوصيل إلى المطار إلخ.
• تفاصيل الرسوم الإضافية إن وجدت على سبيل المثال: الضرائب، رسوم الخدمة، وجبة الإفطار.
• أي مرافق أو عروض أخرى حسب السعر المتفاوض عليه، مثل: خدمة الاستقبال في المطار / التوصيل إلى المطار، والسبا المجاني، وسلة فاكهة، وتسجيل الوصول المبكر وغيرها.
• الحجوزات وإرشادات الفواتير.
• ينبغي ذكر تفاصيل الحد الائتماني إن وجدت في الرسالة.
• سياسات الإلغاء ورسوم الحجز.
• تفاصيل الاتصال، ورقم الفندق المباشر، والبريد الإلكتروني وغيرها التي يمكن ذكرها في الرسالة.
• توقيع مدير المبيعات، رئيس المبيعات وختم فندق.
• قسم للإقرار من قبل الشركة مع التوقيع والختم.

ملاحظة: تنسيق نموذج لعقد مضمون السعر والحجم CVGR/ شركة.

يجب تقديم مسودة خطاب العقد إلى رئيس قسم المبيعات للمراجعة والموافقة.

بالنسبة لأي عقد خاص، يجب على مدير قسم المبيعات أو رئيس المبيعات إبلاغ المدير العام بالموافقة.

يجب على مدير المبيعات والمدير أو المبيعات (DOS) توقيع CVGR قبل إرسالها إلى الشخص الذي قام بالحجز.

بعد توقيع العملاء على العقد، يجب تقديم النسخة المطبوعة إلى المحاسبة والحجوزات للمرجعية.

مسح وإرفاق رسالة العقد إلى الشركة الصحيحة أو ملف تعريف وكيل السفر في نظام إدارة الفنادق.

يجب إبلاغ فريق المحاسبة بتخصيص رقم حساب (رقم حسابات) رقم / BO (المكتب الخلفي) في ملف تعريف الشركة.

أسئلة موجزة للتدريب:

Q1. ما هو الغرض من عقد البيع / خطاب CVGR؟

Q2. من المسؤول عن إعداد عقد البيع؟

Q3. ما كل التفاصيل التي يجب أن تكون موجودة على خطاب العقد CVGR؟

Q4. هل يجب أن يكون خطاب العقد المضمون الخاص بحجم الشركة بحاجة إلى موافقة من رئيس المبيعات أو المدير العام؟

Q5. اشرح عملية إصدار وتقديم خطاب عقد البيع؟