القسم: المبيعات والتسويق- المبيعات

وقت التدريب: 30 دقيقة

تحديد النزلاء المحتملين:

يمكن للعديد من الضيوف الأفراد جلب أعمال تجارية جماعية إلى الفندق، ويمكن لموظفي مكتب الاستقبال تقديم إحالات قد تؤدي إلى أعمال فردية أو جماعية إضافية.

الغرض من إجراء العمل الموحد هذا هو التعرف على الضيوف المحتملين الذين قاموا بالفعل بإجراء حجز أو استفسار مع الفندق في وقت تسجيل الوصول والحصول على إمكانية توفير أعمال مستقبلية للفندق.

من خلال الحجز اليومي المباشر واستفسارات الحجز:

• يجب إتاحة هذا البند في نظام إدارة الفندق لتسجيل اسم الشركة في حقل “النزيل”.
• اطبع “تقرير الحجوزات اليومي” وابحث عن الحجوزات المباشرة التي تتم عبر الهاتف والبريد الإلكتروني والموقع الإلكتروني.
• اطبع “تقرير الحجوزات المرفوضة ” وابحث عن ضيف من الشركة.
• تحقق من تقرير الاستعلام عن الحجز اليومي وتقرير الحجز المؤكد.
• تحقق يدويًا من كل نموذج طلب الاستفسار عن الحجوزات وابحث عن أي إشارات خاصة من وكلاء ا التفاوض على الأسعار.
• حدد من خلال اسم الشركة وعنوان الضيف القادم وتعرف على إمكانية تطوير الأعمال المستقبلية.
• يجب أن يقوم وكلاء الحجز بتدوين ورقة سجل الحجز المحتملة لعناية قسم المبيعات.

عن طريق الحجز المباشر على (فريق الاستقبال):

• التعرف من خلال اسم الشركة وعنوان النزيل القادم ومعرفة ما إذا كان من الممكن تطوير الأعمال المستقبلية.
• اتصل بقسم المبيعات (رئيس أو مدير المبيعات) عن طريق الهاتف لتحية النزيل في مكتب الاستقبال أو للاتصال بالنزيل في مرحلة لاحقة.
• جمع تفاصيل النزيل مثل الاسم والعنوان واسم الشركة ورقم الغرفة ومدة الإقامة.
• دون تفاصيل هؤلاء النزلاء المحتملين على دفتر سجل مكتب الاستقبال لتجنب أي سوء الاتصال من قبل المبيعات.

الإجراء التالي من قبل قسم المبيعات:

• اعتمادًا على مدة إقامة النزلاء والوقت المتاح في مكتب الاستقبال، يجب على مديري المبيعات إعطاء الأولوية الأولى للقاء وتحية هذا النزيل المحتمل.
• يمكن مقابلة الضيف المحتمل في بهو الفندق لإجراء اتصال.
• يمكن مقابلة النزيل المحتمل في وقت الإفطار أو المقهى.
• تبادل بطاقات العمل مع النزيل وإرسال بريد إلكتروني تمهيدي أو مكالمة مجاملة.
• سجل التفاصيل في تقرير مبيعات المكالمات اليومية أو نشاط تعقب المبيعات على برنامج المبيعات والتسويق لأي إجراءات متابعة.
• أدخل بيانات النزلاء مثل اسم الشركة والموقع وشريحة الأعمال وغيرها في ملف النزيل.
• يجب متابعة جميع الإجراءات المذكورة أعلاه ومراقبتها من قبل مدير المبيعات والتسويق.

أسئلة موجزة للتدريب:

Q1. لماذا من المهم تحديد النزلاء المحتملين من المكاتب الأمامية؟

Q2. من يجب أن يسجل تفاصيل الشركة المباشرة؟

Q3. ما هي التقارير التي يجب التحقق منها لتحديد هوية الشركات المحتملة؟

Q4. الطرق الرئيسية لتحديد ضيوف الشركات المباشرة؟

Q5. الضيف المحتمل يمكن لقاءه بشكل مثالي في اي المواقع؟