القسم: المكاتب الأمامية – الاستقبال
مدة التدريب: 30 دقيقة
الأهداف:
- ضمان سلاسة عملية تسجيل وصول المجموعات.
- تحسين التنسيق بين الأقسام المختلفة في الفندق لتلبية احتياجات المجموعات.
- تعزيز تجربة النزلاء الجماعية من خلال الاستعداد المسبق والتنظيم.
الإجراءات التفصيلية لتسجيل وصول المجموعات:
قبل تاريخ ووقت الوصول:
- التواصل مع منسق المجموعة:
- تحديد منسق المجموعة مسبقًا وضمان التواصل المستمر مع منسق المبيعات للحصول على أحدث المعلومات.
- التحقق من وثائق المجموعة:
- إعداد بطاقات تسجيل الوصول الخاصة بالمجموعة وقائمة الغرف للتوقيع عليها.
- مراجعة جميع المراسلات المتعلقة بالمجموعة ومناقشتها أثناء الاجتماع الصباحي.
- تعليمات الفوترة:
- التحقق من إعداد تعليمات الفوترة الخاصة بالمجموعة وإدخالها بشكل صحيح في نظام إدارة الفندق (PMS).
- تخصيص الغرف:
- تخصيص غرف المجموعة مع مراعاة الأولويات (VIP، طلبات خاصة).
- تنظيم مفاتيح الغرف والتأكد من تطابق عدد المفاتيح مع إشغال الغرفة.
- إعداد منطقة تسجيل الوصول:
- اختيار منطقة تسجيل دخول مناسبة بناءً على:
- حجم المجموعة.
- ترتيب الجناح المخصص للمجموعة.
- توقيت الوصول.
- طريقة النقل المستخدمة للوصول.
- اختيار منطقة تسجيل دخول مناسبة بناءً على:
- التقارير والتحقق:
- طباعة تقرير التتبع الخاص بالمجموعة وتوزيع التعليمات ذات الصلة على الموظفين المعنيين.
وقت الوصول:
- تنظيم الوثائق والمفاتيح:
- الاحتفاظ ببطاقات التسجيل جنبًا إلى جنب مع مفاتيح الغرف مرتبة أبجديًا لسهولة التوزيع.
- توفير نماذج كافية للنزلاء لتوقيع بطاقات التسجيل.
- الاستعدادات الترحيبية:
- تجهيز المشروبات الترحيبية والمناشف الباردة وتحديد الكمية المطلوبة مسبقًا.
- التأكد من إبلاغ مشرف خدمة الغرف بالطلبات الخاصة.
- تنسيق مكتب الجرس:
- إبلاغ مكتب الجرس بوقت وصول المجموعة لتنسيق الاحتياجات التالية:
- تجهيز علامات الأمتعة.
- تنظيم خطة تسليم الأمتعة بناءً على حجم المجموعة ووقت الوصول.
- إعداد قائمة مهام مخصصة مع الأخذ في الاعتبار حجم واحتياجات المجموعة.
- إبلاغ مكتب الجرس بوقت وصول المجموعة لتنسيق الاحتياجات التالية:
- تنسيق الاحتياجات الخاصة:
- إجراء التعديلات اللازمة بناءً على التوقيت وموقع وصول المجموعة.
- جمع وقت مكالمة الاستيقاظ للمجموعة من قائد الرحلة.
أسئلة تدريبية:
- كيف تختار منطقة تسجيل الدخول المناسبة للوصول الجماعي؟
- بناءً على حجم المجموعة، الجناح المحجوز، طريقة النقل، ووقت الوصول.
- لماذا يُطلب طباعة تقرير التتبع؟
- لضمان توزيع التعليمات بشكل صحيح وتنسيق المهام المتعلقة بوصول المجموعة.
- ما أهمية مكتب الجرس في وصول المجموعة؟
- تنظيم علامات الأمتعة، تسليم الأمتعة للنزلاء، وتنسيق الوصول السلس.
- هل من المطلوب الإشارة إلى وصول المجموعة أثناء الاجتماع الصباحي؟
- نعم، لضمان أن جميع الأقسام المعنية على دراية بتفاصيل الوصول والمهام المطلوبة.
- على أي ترتيب يتم الاحتفاظ ببطاقات التسجيل ولماذا؟
- أبجديًا لتسهيل التوزيع السريع والمنظم للنزلاء.
