السياسات والإجراءات – المناسبات والولائم – سياسة مراسلة المبيعات

القسم: الأغذية والمشروبات-الولائم.

وقت التدريب: 45 دقيقة.

مقدمة الخطاب:

هذا الخطاب ينبغي أن يتم إرساله بعد أول اتصال بواسطة قسم المبيعات، وينبغي أن يتم فيه تقديم الفندق والتسهيلات والمرافق المتاحة، ومن الممكن استكمال المعلومات عن طريق كتيب الفندق.

الخطاب المرفق:

يفضل أن يكون هذا الخطاب ثابت بحيث يتم إرساله مع أي مادة مرفقة أو أي مادة مطبوعة إلى أي عميل محتمل.

الاقتباس العام القياسي:

هذا الخطاب لابد أن يرسل لأي عميل جديد أو أي عميل محتمل مهتم بمعرفة كثير من التفاصيل عن خدمات تسهيلات المأدب والولائم. ويتم إرسالة مجموعة من المعلومات إلى جانب الخطاب المرفق تحتوي على ملف الولائم مرفقا بكتيب به تفاصيل الولائم وكافة الخدمات المختلفة التي يقدمها قسم الولائم في الفندق.

الاقتباس العام القياسي لا يتم إرساله على الإطلاق بواسطة الفاكس، الحجم، السعر وهذا النوع من الاقتباس هام لذا يجب توزيعها.

الاقتباس  العام الخاص:

هذا الخطاب يجب ان يتم إرساله إلى العملاء المحتملين المهتمين بمعرفة الكثير من التفاصيل عن الفندق في مواضيع محددة مثل خدمات الولائم، الاجتماعات، حفلات الزفاف، وجبات الغداء وغيرها.

يجب أن يحصل هؤلاء العملاء على مجلد المأدبة مرفقة بكتيب الولائم وبعض الموضوعات الأخرى ذات الصلة باهتماماتهم إضافة إلى خطاب المرفقات.

أما بالنسبة للاقتباس الخاص فيتم إرساله عبر الفاكس، ويتم فقط ارسال الرسالة المرفقة والإهتمامات ذات الصلة إلى العميل بواسطة البريد الإلكتروني.

الاقتباس الخاص:

سيتم إرسال هذا الخطاب إلى العملاء الذين اتصلوا بالفندق للسؤال عن تفاصيل محددة أو طلب محدد مثل نوع الوظيفة، التاريخ، عدد الأشخاص، الميزانية المتاحة وما إلى ذلك. ويتم إرسال هذه المراسلات عبر الفاكس أو البريد الإلكتروني. في الأحداث والمناسبات سيتم تسليم الاقتباس باليد وذلك في ملف الولائم. وينبغي أن تكون هذه الاقتباسات موحدة وتغطي جميع تفاصيل الوظيفة.

بعد التأكيد النهائي لابد من إرسال هذا الاقتباس إلى العملاء، ويمكن استخدامه كعقد بعد الحصول على موافقة من العميل.

خطاب الموافقة:

عادة يجب أن يحمل خطاب التأكيد نفس المعلومات المحدثة مثل الاقتباس الخاص الذي تم إرساله مسبقًا للعميل. من ناحية أخرى يجب توحيد هيكل التأكيد من أجل تغطية جميع جوانب الوظيفة وسيتم استخدامه كعقد نهائي.

لتأكيد الحجز، يجب على العميل إما توقيع هذا المستند وإرساله مرة أخرى، أو صياغة خطاب تأكيد خاص به يحمل معلومات متطابقة. باستثناء حالة الحجوزات التي تتم في اللحظة الأخيرة أو تكرار الأعمال ، يجب دائمًا أن يسبق خطاب التأكيد عرض سعر.

خطاب الشكر:

• بعد الوظيفة يجب أن يتم إرسال خطاب الشكر إلى المنظم، هذا الإيميل سوف يتم إرساله عن طريق قسم المبيعات.
• ملفات الوظائف السابقة يمكن أن تغلق بعد إرسال خطاب الشكر. هناك الكثير من نماج خطابات الشكر التي يمكن استخدامها منعا للإعادة أو التكرار.
• في حالة حدوث أي مشاكل في الوظيفة يجب إرسال خطاب إعتذار.

قواعد المراسلات:

• كل الإيميلات يجب الرد عليها خلال 48 ساعة.
• كل الإيميلات التي تم إرسالها إلى العملاء يجب طباعتها، والخطابات المكتوبة باليد غير مسموح بها.
• الأخطاء الإملائية تعطي إنطباع بعدم المهنية والكفاءة، لذا ينبغي مراجعة كل الحروف بواسطة الكمبيوتر قبل الطباعة أو الإرسال.

أسئلة موجزة للتدريب:

Q1- ما نوع الخطاب الذي يجب إرساله إلى العميل مباشرة بعد أول إتصال؟

Q2- متى يجب إرسال خطاب اقتباس عام؟

Q3- اذكر أمثلة للاقتباسات العامة المحددة…

Q4- متى يجب إرسال خطاب الموافقة إلى العميل؟

Q5- لماذا يجب مراجعة الأخطاء الإملائية بواسطة الحاسب الآلي قبل إرساله إلى العميل؟