المكاتب الأمامية

قائمة المهام اليومية لمشغل الهاتف – النوبة الصباحية

قائمة المهام اليومية لمشغل الهاتف – النوبة الصباحية

قائمة المهام اليومية لمشغل الهاتف – النوبة الصباحية

التاريخ: ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
اسم أو رمز الموظف: ــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

المهام اليومية:

الوقت المهمة تم
07:00-07:30 – حضور اجتماع الإحاطة مع فريق المكاتب الأمامية (النوبة الليلية) واستلام المهام.
– إعداد قائمة مهام العمل في المكاتب الأمامية.
07:30-12:30 – اختبار أن لوحة المفاتيح تعمل بشكل صحيح.
– التأكد من أن نظام PBX يعمل بشكل سليم، وفحص تسجيل رسوم الهاتف في نظام PMS.
– التحقق من سجل رسائل التنبيه وتحديث المكالمات المعلقة في وحدة التحكم.
– تنفيذ جميع مكالمات التنبيه الصباحية المعلقة.
– الرد على المكالمات الواردة خلال ثلاث رنات باستخدام تحية الهاتف القياسية.
– التحقق من المخزون الثابت مثل ورق الفاكس ودفتر سجل التنبيه.
– مراقبة الفاكسات الواردة وتوزيعها على الإدارات أو الأفراد المعنيين.
– التواصل المستمر مع الكونسيرج والاستقبال لتنسيق الطلبات.
– التعامل مع جميع المكالمات الواردة والصادرة بابتسامة واحترافية.
– مساعدة فريق المكاتب الأمامية خلال ساعات الذروة.
– تحديث ملف تعريف النزيل بناءً على استفسارات المكالمات.
– تحويل المكالمات إلى الإدارات المناسبة مثل المبيعات، الحجز، أو المناسبات.
– التنسيق بين مشرف الإشراف الداخلي وموظف الغرف.
– التحقق من البريد الإلكتروني وتوجيهه للإدارات ذات الصلة.
– معالجة جميع رسائل النزلاء والرسائل الداخلية بكفاءة وفعالية.
– تحديث دفتر سجل المشغل لطلبات الفاكس والرسائل وطلبات “عدم الإزعاج” والمكالمات الداخلية.
12:30-13:30 – إعداد تقرير التسليم لفريق النوبة المسائية.
– حضور اجتماع إحاطة مع فريق مكتب الاستقبال الأمامي.
13:30-17:30 – مراقبة وتوزيع الفاكسات الواردة بفعالية.
– إرسال تقارير وقت الجولة إلى المدقق الليلي.
– الرد على المكالمات الواردة والصادرة بمهنية عالية.
– مساعدة النزلاء الواصلين في التنقل داخل الفندق.
– تحديث معلومات دليل الهاتف في نظام PMS.
– تحويل المكالمات للإدارات المعنية، وتوثيق الرسائل عند عدم استجابة القسم المطلوب.
– تحديث دفتر السجل اليومي بالملاحظات والتقارير.
– مراجعة نماذج البدل والدعم المستندي وإرسالها إلى مكتب المدير الليلي.
– تجميع تقرير مكالمات التنبيه الصباحية.

التوقيع: ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
المراجع: ــــــــــــــــــــ


نصائح لتحسين الأداء:

  1. التركيز على الوقت: الالتزام بالرد على المكالمات خلال ثلاث رنات يعزز تجربة النزيل.
  2. التحديث المستمر: مراجعة معلومات الدليل وتحديثها في نظام PMS لتجنب أي تأخير في تحويل المكالمات.
  3. التواصل الفعال: العمل بشكل وثيق مع الإدارات الأخرى لضمان تقديم تجربة سلسة للنزلاء.

Related Articles

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Back to top button