ستضمن الإجراءات التالية أن جميع الفنادق تتوافق مع استخدام صناديق الودائع الآمنة من قبل النزلاء المسجلين (لا يتم إصدار الصناديق للأفراد غير المسجلين).
عدم الامتثال للمتطلبات الحكومية يمكن أن يؤدي إلى مصادرة الحماية التي تقدمها هذه الفنادق. يجب مراجعة الإدارة لأي خروج عن هذه الإجراءات.
المسؤولية:
مدير الفندق مسؤول عن تنفيذ الإجراءات وتدريب موظفي مكتب الاستقبال. مطلوب أيضا المراجعة الدورية والموثقة للعناصر الحرجة للبرنامج.
موقع صندوق الإيداع الآمن:
يجب توفير منطقة محمية لنشاط النزيل مع صندوقه. وإذا كانت المنطقة مغلقة ، فيجب إغلاق الباب في جميع الأوقات. يجب أن يكون الدخول عن طريق جهاز تنشيط قفل أو مفتاح. وإذا لم تكن المنطقة مغلقة ، فيجب استخدام موقع يوفر الأمن الكافي لهذا النشاط (على سبيل المثال ، المكتب الخلفي ، مركز الأعمال). يوصي باستخدام تلفزيون مغلق الدائرة في غرف مغلقة من أجل الحماية مت شخص ليس من المفترض أن يكون هناك.
حدود المسؤولية:
يجب على كل فندق تحديد حدود محددة للمسؤولية المالية لممتلكات النزيل المسجل. ينبغي أن تكون حدود المسؤولية عن صناديق الودائع الآمنة.
1) الكتابة على بطاقة اتفاقية صندوق الإيداع الآمن (إلى جانب الرقم المرجعي لولاية).
2) النشر فوق صناديق الودائع الآمنة.
3) وضعها على الغطاء الداخلي لصندوق الودائع الآمن. يجب أن يكون المبلغ بالدولار المذكور هو نفس قانون الولاية.
بطاقة اتفاقية صندوق الأمانات ( رسم )
ملاحظة: يمكنك أيضًا تنزيل نموذج بطاقة صندوق الأماناتSafe Deposit Box Agreement Card.
مفاتيح صندوق الودائع الآمنة: يتم الاحتفاظ بمفاتيح النزلاء للصناديق في خزانة مفاتيح مقفلة حتى يتم إصدارها. ومفتاح هذه الصناديق تكون على دائرة مغلقة مع المدير المناوب المحدد في جميع الأوقات. ولا يتم الاحتفاظ بمفتاح التحكم في مكان الإقامة.
1) في الدرج.
2) في باب صندوق فارغ.
3) على خطاف/ حلقة خلف مكتب الاستقبال.
إجراءات التسجيل والاستخدام الأولي:
- يكمل النزيل المسجل اتفاقية صندوق الودائع الآمن.
- يقوم وكيل مكتب الاستقبال بالتحقق من البطاقة للتأكد من اكتمالها وتعبئتها في وقت وتاريخ إصدار الصندوق وتوقيع البطاقة. والبطاقة مرفقة بصندوق و رقم المفتاح.
- يقوم الوكيل بتسليم مفتاح الصندوق للنزيل ويبلغه عن “سياسة المفتاح الواحد” ورسم الحفر إذا فقد المفتاح.
- يتم اصطحاب النزيل إلى منطقة صندوق الودائع الآمن.
- يقوم الوكيل بإلغاء قفل المربع عن طريق إدخال مفتاح النزيل والتحكم.
- تتم إزالة علبة الصندوق من قبل الوكيل وتعطى للنزيل مع مفتاحه. ويضع النزيل ممتلكاته في الدرج.
- يقوم النزيل بإعادة الدرج إلى الوكيل ، بالإضافة إلى مفتاح صندوقه. بعد قفل الصندوق ، يقوم العامل بإرجاع مفتاح النزيل ويتأكد من مفتاح التحكم.
إجراءات الوصول إلى الصندوق:
- عندما يرغب أحد النزلاء من الوصول إلى صندوقه، يجب اتباع الإجراءات التالية:
- عندما يرغب النزيل من الوصول إلى مفتاحه وطلب الوصول. يطلب وكيل مكتب الاستقبال اسم النزيل. لا يأخذ الوكيل مفتاح النزيل في هذا الوقت.
- يقوم الوكيل بسحب بطاقة الاتفاقية والتحقق من المعلومات لتأكيد هوية النزيل. وهذا يشمل رقم الغرفة والعنوان وغيرها من المعلومات المقدمة على البطاقة.
- عند التأكيد على هوية النزيل ، يقوم الوكيل بتوقيع النزيل على قسيمة الوصول إلى صندوق الودائع الآمن. يتم التحقق من التوقيع على النسخة الأصلية على بطاقة الاتفاقية.
- إذا كان التوقيع هو نفسه ، فسوف يوقع الوكيل ويوقع الدخول إلى قسيمة وتدويره إلى بطاقة الاتفاقية. يتم تدبيس كل قسائم الوصول اللاحقة إلى البطاقة.
- تستمر العملية من إجراءات “التسجيل والاستخدام الأولي” ، الخطوة 4.
إجراءات الاستسلام:
- يجب اتباع الإجراءات التالية عندما يرغب أحد النزلاء في تسليم صندوقه.
- اتبع نفس الإجراءات للوصول إلى الصندوق بما في ذلك التعامل مع الدرج ومفتاح النزيل ، الخطوة 6.
- بعد قيام النزيل بإفراغ الدرج وإعادته إلى الوكيل ، يسأل الوكيل عما إذا كان الدرج فارغًا. إذا قال النزيل “نعم ،” يقوم الوكيل بفحص العلبة بصريًا.
- يضع الوسيط الحاوية في الصندوق ويدخل كلا المفتاحين ويقفلها ويزيل مفتاح التحكم.
- يقوم النزيل بتوقيع وتوقيع الخط الموجود على ظهر بطاقة الاتفاقية لتسليمه. الوكيل يؤكد ذلك ويوقع على البطاقة ويوقع عليها. البطاقة مرفقة ببطاقة تسجيل الفندق.
إجراءات مغادرة النزيل بدون تفريغ الصندوق:
يجب اتباع الإجراءات التالية عندما يقوم نزيل بالخروج من الفندق دون تفريغ صندوقه.
- يجب على النزيل إرسال خطاب موثق يوضح:
- طلبه أن يتم فتح الصندوق.
- محتويات الصندوق وقيمته.
- كيف يتم إرجاع المحتويات للنزيل.
- إذا كان الضيف سيحضر ممثلًا عند فتح الصندوق.
- يجب أن يكون المدير المقيم MOD وواحد من موظفي مكاتب الاستقبال الأمامية موجودين عند فتح الصندوق
- يتم توقيع وتوقيع كتاب النزيل من قبل المدير المقيم والوكيل ، مشيرًا إلى أنه تم اتباع التعليمات المكتوبة.
إجراءات أمر التوقيف لمحتويات الصندوق:
في كل مرة يقدم فيها موظف تنفيذ القانون مذكرة بمحتويات صندوق ودائع آمن ، يجب اتباع الإجراءات التالية:
- يحتفظ الفندق بنسخة من المذكرة.
- يجب أن يحضر المدير المقيم عندما يتم فتح الصندوق و جرد المحتويات.
- يتم توقيع المذكرة من قبل المدير المقيم ، مما يشير إلى أن الصندوق قد تم فتحه وتم تسليم جميع محتوياته إلى الضابط.
إجراءات الصناديق المهجورة:
- يجب النظر بعناية في تحديد ما إذا كانت الممتلكات في صندوق ودائع آمن “تم التخلي عنها” يجب أن يتم النظر فيها بعناية وفقًا للقوانين المحلية.
- يجب أن تشمل العملية مدير الفندق ، ويجب الحفاظ على التوثيق الكامل لجميع الإجراءات.
إجراءات المتطلبات الخاصة:
- ضيف يفقد مفتاح – الخاصية لديه صندوق حفر من قبل قفال مؤهل أو مهندس المرافق. يحضر هذا الإجراء من قبل المدير المقيم، ويتم الحفاظ على الوثائق المناسبة. يتحمل النزيل تكاليف الحفر وفقًا لسياسة مكان الإقامة.
- تفقد خاصية مفتاح التحكم – للحفاظ على سلامة نظام صندوق الودائع الآمن ، يجب إجراء مفتاح تحكم جديد لاستبدال جميع أقفال التحكم.
- الاحتفاظ بالسجلات آمنة.
- سجلات صندوق ودائع (بطاقات ورسائل النزيل، مذكرات، وما إلى ذلك) يجب أن يتم الاحتفاظ بها لمدة سبع سنوات.
- عمليات التدقيق – ينبغي تدقيق المفاتيح، والبطاقات، والصناديق كل ليلة من قبل المدقق الليلي. يجب على مدير الفندق إجراء مراجعة لبرنامج صندوق الودائع الآمنة على الأقل كل ثلاثة أشهر. يجب توثيق جميع عمليات التدقيق.
