المسمى الوظيفي: المساعد التنفيذي لقسم الإشراف الداخلي
تحت إدارة: المدير التنفيذي للإشراف الداخلي، المدير المناوب
ملخص الوظيفة:
يقوم المساعد التنفيذي للإشراف الداخلي بالإشراف على الأنشطة اليومية، بما في ذلك مراقبة تنظيف الأماكن العامة وغرف النزلاء وتنسيق أعمال الإشراف الداخلي. يُعتبر هذا الدور محورياً في إدارة ومتابعة الجودة والتكاليف، وضمان تقديم خدمات مميزة للنزلاء وفق معايير الفندق. كما يقوم بتدريب وتوجيه الموظفين الجدد، بالإضافة إلى التنسيق مع مكتب الاستقبال والأقسام الأخرى لضمان سير العمل بسلاسة.
مهام ومسئوليات المساعد التنفيذي لقسم الإشراف الداخلي:
- التواصل الفعال مع الفريق: الحفاظ على التواصل الدائم مع فريق الإشراف الداخلي، وتحديثهم بالمستجدات.
- متابعة نظافة الغرف: مراجعة قائمة الغرف الشاغرة وتوجيه فرق التنظيف لتجهيزها.
- إدارة طلبات النزلاء: الاستجابة السريعة والفعالة لاحتياجات النزلاء، خاصة كبار الشخصيات، وتوفير تجربة مريحة ومرضية.
- تخصيص المهام اليومية: تنظيم جداول العمل اليومية، وتوزيع المهام على عمال الغرف بما يضمن الالتزام بمعايير النظافة والجودة.
- التنسيق مع الإدارات: التنسيق المستمر مع مكتب الاستقبال والإدارات الأخرى لتلبية متطلبات النزلاء.
- جدولة أعمال التنظيف العميق: وضع خطط تنظيف شاملة تشمل غسيل السجاد، الستائر، تنظيف النوافذ والأثاث، وغيرها من العمليات الدورية.
- تجهيز الأدوات والمخزون: متابعة مستويات المخزون من مواد التنظيف والبياضات، وتقديم طلبات لتغطية النواقص.
- إدارة الجودة: مراجعة نتائج أعمال التنظيف ومراقبة الجودة، وإجراء التدقيقات اللازمة لضمان الالتزام بالمعايير.
- توجيه وتدريب الموظفين: تقديم التدريبات اللازمة للموظفين الجدد، وتقييم أدائهم وتحفيزهم للمساهمة في تحقيق أهداف الفندق.
- معالجة الشكاوى: استقبال شكاوى النزلاء، ومعالجتها بشكل فعال لتحقيق الرضا الكامل، واتخاذ إجراءات تصحيحية عند الحاجة.
- مراجعة خدمات الغسيل الخارجية: التأكد من جودة خدمات الغسيل وعدم حدوث تلف للبياضات، وضمان التسليم في الوقت المناسب.
- تحضير التقارير الدورية: إعداد التقارير الشهرية الخاصة بنفقات الإشراف الداخلي، وتقديم توصيات لتحسين الكفاءة وتقليل التكاليف.
- مراقبة الالتزام بمعايير السلامة: التأكد من التزام الفريق بقواعد الصحة والسلامة، وتوجيههم لاتباع أفضل ممارسات الأمان.
- الإشراف على الموظفين: متابعة سجلات الحضور والانصراف وتقييم الأداء وتوجيه الفريق بما يساهم في تحقيق الرؤية العامة للفندق.
المسئوليات الروتينية الأخرى:
- تنسيق عمليات الصيانة: التعاون مع قسم الصيانة لإجراء الإصلاحات الدورية والمطلوبة في غرف النزلاء والأماكن العامة.
- إعداد الجداول: جدولة وتنظيم الأعمال اليومية والأسبوعية لضمان سير العمليات بسلاسة، مع مراعاة مواسم الذروة.
- التنسيق مع الموردين: التعامل مع الموردين الخارجيين مثل خدمات الغسيل ومكافحة الآفات، لضمان تقديم خدمات عالية الجودة.
- إعداد التقارير: متابعة سجلات إشغال الغرف، مصاريف الرواتب، وتقديم تقارير دورية للمدير التنفيذي للإشراف الداخلي.
- المشاركة في الاجتماعات: حضور الاجتماعات الدورية مع رؤساء الأقسام لمناقشة سياسات العمل وتبادل الأفكار لتحسين الخدمة.
الشروط:
- التعليم: دبلوم أو درجة جامعية في إدارة الفنادق أو ما يعادلها.
- الخبرة: خبرة لا تقل عن عامين في مجال الإشراف الداخلي بالفنادق أو الضيافة.
- مهارات إضافية: مهارات ممتازة في القيادة، التواصل، تنظيم الوقت، وحل المشكلات. إجادة التعامل مع أنظمة إدارة الفنادق وبرامج الحاسب الآلي.
