قائمة المهام اليومية لمساعد المكاتب الأمامية – النوبة الصباحية
التاريخ :ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
اسم أو رمز الموظف:ــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
| الوقت | المهمة | تم |
| 07:00-09:00 | حضور اجتماع إحاطة المكاتب الأمامية الصباحي والإستلام من فريق النوباة الليلية. | |
| عد النقد والاستلام من النوبة الليلية | ||
| مساعدة المشغل مع أي مكالمات ايقاظ / المكالمات التذكيرية المعلقة و المراد إكمالها. | ||
| التأكد من نظافة البهو والصالة وإبلاغ قسم الإشراف الداخلي في حالة الحاجة إلى أي تنظيف أو إزالة الغبار. | ||
| التأكد من أن الصحف والمجلات موجودة في البهو . | ||
| التأكد من عدم وجود حجوزات لم تظهر من الليلة الماضية استيفاء الرسوم حسب السياسة. | ||
| طباعة التقرير اليومي (النزلاء الحاليين في الفندق/ المغادرة / الوصول / استقبال المطار) | ||
| طباعة التقارير الخاصة لوصول اليوم والتأكد من ما إذا تم تعيين الغرف الصحيحة حسب طلب النزيل. | ||
| التحقق من تقرير – استقبال وتوصيل المطار- لليوم مع مكتب المعلومات والإرشاد أو مكتب السفر | ||
| التحقق من بطاقات التسجيل وتحديث ملفات تعريف النزلاء على النظام | ||
| التعرّف على النزلاء Repeat و VIP Arrivals ، وقم بتنظيم مشروب ترحيبي. | ||
| تحديث الإشراف الداخلي والأغذية والمشروبات على غرف VIP واي طلبات خاصة | ||
| التحقق من الوصول المبكر وتحصيل رسوم الوصول المبكر إذا لزم الأمر. | ||
| تحديد و مسح التتبعات ، ورسائل الضيوف وقم بالإبلاغ عنها كمقروءة / تم حلها في الوقت المناسب. | ||
| التحقق من البريد الإلكتروني في مكتب الاستقبال والرد على الفور من المكتب الخلفي. | ||
| التحقق من المكاتب الأمامية والإشراف على منطقة البهو | ||
| 09:00- 12:00 | التحقق من رصيد جميع الضيوف المستحقين ، والتأكد من أن الورقة واضحة | |
| التحقق من تخصيص الغرف إذا لم يتم ذلك يجب إبلاغ المدير | ||
| متابعة المستندات الداعمة مع الحجوزات | ||
| فحص و مسح التتبع في وقت قياسي | ||
| إجراءات المكاتب الأمامية – تسجيل الدخول والخروج | ||
| تعديل بطاقات التسجيل وتحديث ملف النزلاء | ||
| 12:00- 13:00 | متابعة جميع الاستحقاقات | |
| التنسيق مع قسم الإشراف الداخلي في حالة المغادرة المتأخرة / التحقق من حالة الغرفة | ||
| التحضير لاجتماع الإحاطة المسائي | ||
| قم بإلغاء تحديد رف المكاتب الأمامية | ||
| 13:00-14:00 | حضوراجتماع الإحاطة المسائي والتسليم لفريق العمل المسائي | |
| 14:00-17:00 | التحقق من جميع رسائل البريد الإلكتروني الواردة من “المكاتب الخلفية” | |
| تحديث وصول النزلاء و الملف الشخصي في برنامج إدارة الفنادق | ||
| التعامل مع جميع الحجوزات الجديدة والمستقبلية في المكاتب الخلفية | ||
| التحقق من جميع المعاملات والنشر | ||
| التحقق منجميع التخفيضات والمصروفات النثرية تم الموافقة عليها من قبل مدير المناوبة ومدير المكاتب الأمامية / AFOM / | ||
| العد قبل الإغلاق | ||
| إغلاق الصندوق والايداع | ||
| 17:00-17:30 | آخر متابعة مع النوبة المسائية |
التوقيع:______________
المراجع:_____________
