قائمة المهام اليومية لمساعد المكاتب الأمامية – النوبة الصباحية
التاريخ: _________________________
اسم أو رمز الموظف: _________________________
07:00 – 09:00: بداية النوبة
- اجتماع الإحاطة الصباحي: حضور الاجتماع مع فريق المكاتب الأمامية لاستلام المستجدات من النوبة الليلية.
- عد واستلام النقدية: مراجعة واستلام النقدية من فريق النوبة الليلية مع التحقق من التوازن المالي.
- متابعة المكالمات المعلقة: مساعدة المشغل في معالجة المكالمات الإيقاظية أو التذكيرية المعلقة وإتمامها.
- تفقد نظافة البهو: التأكد من نظافة البهو والصالة، والتواصل مع قسم الإشراف الداخلي إذا تطلب الأمر تنظيفًا إضافيًا.
- تحديث الصحف والمجلات: التأكد من توفر الصحف والمجلات اليومية في مناطق الاستقبال.
- إدارة الحجوزات غير الملتزمة: التحقق من الحجوزات التي لم يتم استغلالها (No-Show) من الليلة السابقة، وتطبيق الرسوم المناسبة حسب السياسة.
- طباعة التقارير اليومية: استخراج التقارير المتعلقة بالنزلاء الحاليين، المغادرين، القادمين، واستقبال المطار.
- مراجعة تخصيص الغرف: التحقق من تقارير الغرف لضمان توافقها مع طلبات النزلاء.
- التحقق من خدمات النقل: مراجعة جدول استقبال وتوصيل المطار بالتنسيق مع مكتب الإرشاد أو مكتب السفر.
- تحديث بطاقات التسجيل: مراجعة بطاقات تسجيل النزلاء وتحديث ملفاتهم الشخصية في النظام.
- التعرف على النزلاء المهمين (VIP): تحديد النزلاء المتكررين أو المهمين وتنظيم مشروب ترحيبي لهم.
- تنسيق مع الأقسام الأخرى: إبلاغ الإشراف الداخلي وقسم الأغذية والمشروبات بتفاصيل غرف VIP وأي طلبات خاصة.
- إدارة الوصول المبكر: التحقق من وصول النزلاء المبكر وتحصيل الرسوم عند الضرورة.
- التعامل مع التتبعات: متابعة وحل جميع الطلبات أو الشكاوى المعلقة وضمان توثيقها في الوقت المناسب.
- التحقق من البريد الإلكتروني: الرد الفوري على جميع رسائل البريد الإلكتروني الواردة.
- الإشراف على البهو: التحقق من منطقة البهو لضمان الجاهزية والتنسيق.
09:00 – 12:00: المتابعة التشغيلية
- التدقيق المالي: التحقق من أرصدة جميع النزلاء المستحقة وضمان وضوح البيانات.
- مراجعة تخصيص الغرف: التأكد من تخصيص الغرف بشكل صحيح، وإبلاغ المدير بأي مشكلات.
- التنسيق مع قسم الحجوزات: متابعة الوثائق الداعمة والتأكد من صحة الحجوزات.
- حل التتبعات: معالجة جميع الطلبات أو المشكلات المعلقة بسرعة.
- إجراءات تسجيل الدخول والخروج: ضمان تنفيذ عمليات تسجيل الدخول والخروج بدقة وسلاسة.
- تحديث ملفات النزلاء: تعديل بطاقات التسجيل وتحديث ملفات النزلاء في النظام.
12:00 – 13:00: التحضيرات والاجتماعات
- متابعة الاستحقاقات: التحقق من أي مستحقات متأخرة ومعالجتها.
- التنسيق مع الإشراف الداخلي: متابعة حالة الغرف المتعلقة بالمغادرات المتأخرة.
- تحضير الإحاطة المسائية: إعداد التقارير والمعلومات اللازمة لاجتماع الإحاطة المسائية.
- إلغاء تحديد الرفوف: مراجعة الرفوف وتنظيم الوثائق.
13:00 – 14:00: الإحاطة المسائية
- حضور الاجتماع: المشاركة في اجتماع الإحاطة المسائي لتسليم المهام وتبادل المعلومات مع فريق النوبة المسائية.
14:00 – 17:00: الإدارة والتنسيق
- مراجعة البريد الإلكتروني: التحقق من رسائل البريد الإلكتروني الواردة من “المكاتب الخلفية” ومعالجتها.
- تحديث نظام إدارة الفنادق: تحديث ملفات النزلاء وتفاصيل الوصول.
- إدارة الحجوزات: التعامل مع الحجوزات الجديدة والمستقبلية.
- التحقق من المعاملات: مراجعة جميع المعاملات المالية والنشر في النظام.
- مراجعة المصروفات: التحقق من أن جميع المصروفات معتمدة من الإدارة.
- الإغلاق المالي: عد النقدية، إغلاق الصندوق، وإيداع المبالغ في النظام.
17:00 – 17:30: تسليم النوبة
- المتابعة النهائية: مراجعة آخر المستجدات مع فريق النوبة المسائية لضمان تسليم المهام بوضوح.
التوقيع: _____________
المراجع: _____________
