في الواقع يقوم الضيف بتقديم خدمة إلى الفندق عندما يقوم بإلغاء الحجز بدلاً من مجرد عدم الظهور، إلغاء حجز الفندق يدل بأن الغرفة المحجوزة سابقًا متوفرة مرة أخرى، ويساعد مكتب الاستقبال في إدارة غرفه بشكل أكثر فعالية.
يجب أن تجعل الفنادق عملية الإلغاء سهلة وفعالة. إلغاء الحجز، مثل أي خدمة ضيافة، يتطلب من موظفي الفندق أن يكونوا مهذبين وفعالين قدر الإمكان في كيفية التعامل مع إلغاء الحجز في الفنادق.
النقاط التالية التي يجب اتخاذها بعناية عند إلغاء الحجز غير المؤكد:
١/ الحصول على اسم الضيف وعنوانه.
٢/ عدد الغرف المحجوزة من قبل هذا العميل.
٣/ تاريخ الوصول والمغادرة.
٤/ رقم تأكيد الحجز إذا كان متوفرا.
٥/ اسم ورقم اتصال الشخص الذي طالب بإلغاء الحجز.
٦/ سبب الإلغاء.
ستضمن هذه المعلومات الوصول إلى سجل الحجز الصحيح من قِبل موظف الحجوزات ثم إلغاؤه. بعد تسجيل الإلغاء، يمكن للموظف إعطاء رقم الإلغاء للضيف/ المتصل الذي ألغى الحجز اذا كان متوفرا.
يجب على موظف الحجوزات التأكد من إلغاء الحجز الصحيح ويمكنه أيضًا سؤال الضيف عما إذا كان يرغب في إجراء حجز بديل لأي تواريخ أخرى.
إلغاء حجوزات مؤكدة أو بضمان بطاقتك الإئتمانية:
في حين إلغاء الحجز المؤكد ، مع النقاط المذكورة أعلاه يجب على موظف الحجوزات أيضا مراعاة النقاط التالية: –
١/ أبلاغ المتصل أنه وفقًا لسياسة الإلغاء الخاصة بالفندق، سيتم تحصيل رسوم من بطاقة الائتمان الخاصة بهم بالإضافة إلى المبلغ الإجمالي الذي سيتم تحصيله.
٢/ بعد إتمام الإلغاء، يجب على موظف الحجوزات إعطاء رقم الإلغاء للضيف، حيث سيحتفظ به الضيف كدليل على الإلغاء في حالة كانت هناك فواتير بطاقة ائتمان خاطئة.
٣/ تسجل بيانات الإلغاء كما تمت وتوثيقها وإضافة رقم الإلغاء إلى سجل الحجز.
٤/ معظم شركات بطاقات الائتمان تدعم الفوترة على الالغاء فقط إذا كان الفندق يصدر رقم إلغاء.
٥/ إذا لم تكن هناك برامج آلية، فقم بتحديث توفر الغرفة، وأرجع الغرفة المحجوزة إلى حالة التوفر.
٦/ احتفظ بملف الحجوزات الملغاة و وثائق الحجز لأي حاجة مستقبلية وفقًا لسياسة الفندق. في الفندق الذي لا يملك نظام آلي ، يتم الاحتفاظ بسجل الحجز حتى الموعد المتوقع للوصول في حالة إلغاء الحجز عن طريق الخطأ.
سياسة الوديعة المسبقة:
قد تكون السياسات المتعلقة بإلغاء الحجوزات مع الودائع المسبقة مختلفة بين الفنادق. يجب على موظف الحجوزات أن يتعامل مع إلغاء الحجوزات مع الوديعة المسبقة بالكثير من العناية والحرص كما هو الحال مع أنواع إلغاء الحجز الأخرى. وفقاً للسياسة الخاصة ببعض الفنادق، يتم استرداد رسوم الوديعة المدفوعة مسبقًا للضيف بعد خصم رسوم الإلغاء المعمول بها.
