التنسيق بين المكاتب الأمامية في الفندق والإدارات الأخرى

التنسيق السليم والمناسب بين الإدارات والأقسام أمر ضروري للتشغيل السلس ولخدمة متفوقة للنزلاء. كل قسم  هو لاعب فريق-وبالتالي ينبغي على الجميع العمل جنبا إلى جنب مع التفاهم والثقة المتبادلة للعمل بسلاسة وبعبارة أخرى يعني التنسيق لتحقيق علاقة متناغمة بين الأقسام والأقسام لإنجاز المهمة في الوقت المناسب.

التنسيق بين المكاتب الأمامية وقسم الإشراف الداخلي.

التنسيق بين المكاتب الأمامية وإدارة الإشراف الداخلي مهم جدا. لأنه يجب أن يكون لدى مكتب الاستقبال سيطرة على تخصيص الغرفة لبيع الغرف وللحفاظ على الحجز الصحيح بعد وصول النزلاء ومغادرتهم. يجب أن ترسل خدمة الإشراف الداخلي تقرير حالة الغرفة ثلاث مرات في اليوم إلى مكتب الاستقبال (عادة في الفنادق الكبيرة). يجب أن تكون خدمة الإشراف الداخلي جاهزة للغرفة بعد مغادرة النزيل في أقرب وقت ممكن. يجب على كلا القسمين التواصل مع بعضهما البعض فيما يتعلق بالوصول والمغادرة.

التعامل مع تقرير التناقض: بعد تلقي تقرير حالة الغرفة من قسم الإشراف الداخلي، يجب على مكتب الاستقبال التوفيق بينه وبين وضع غرفة الاستقبال. بعد التحقق من الجزء بالكامل في حالة ظهور أي اختلاف، يجب إعداد تقرير التناقض من قبل وكيل المكاتب الأمامية. هذا هو المستند المطبوع (مثل نموذج) المتاح في مكتب الاستقبال في كل وقت. الآن ، يجب كتابة تقرير التناقض من قبل وكيل مكتب الاستقبال وتوقيعه من قبل مدير المناوبة أو موظف مكتب الاستقبال الرئيسي. بعد إعداد هذا التقرير، يجب على وكيل مكتب الاستقبال التحقق من ذلك فعليًا وبعد التحقق من الحالة الصحيحة، يجب تدوينه في عمود الملاحظات في التقرير للمكاتب الأمامية والإشراف الداخلي.

بعد تسجيل المغادرة من أحد النزلاء، يجب أن يقوم مكتب الاستقبال بإبلاغ خدمة الإشراف الداخلي على الفور حتى يتمكنوا من تجهيز الغرفة في وقت مبكر من أجل وصول النزيل القادم، وبمجرد أن تكون الغرفة جاهزة، يجب أن تقوم إدارة الإشراف بإبلاغ المكتب الأمامي أيضاً. في خصائص كبيرة تتم المحافظة على هذا التنسيق بواسطة أزرار كهربائية. والآن يتم استخدام معظم الفنادق ذات المستوى النجمى  على شبكة الإنترنت حتى يمكن الحفاظ على هذا التنسيق من خلال محطات الكمبيوتر الفردية الخاصة بها.

بعد الحصول على تقرير حالة الغرفة الأخير من الإشراف الداخلي، فإن المدقق الليلي يجب أن يوفقه مع وضع رف الاستقبال. إذا تم العثور على كل شيء في الوضع الصحيح، يقوم المدقق الليلي بإصدار بعض العبارات على الرغم من المستندات المحددة (إذا كان النظام يدويًا) للحصول على معلومات الإدارة، على النحو التالي:

• وضع الإشغال.
• فئات الغرف المباعة.
• فئات النزلاء (سواء بالحجز أو بدون ).
• فئات الشركات المحلية والأجنبية.
• متوسط ​​سعر الغرفة، إشغال اليوم.
• الإشغال منذ شهر حتى تاريخه.
• النسبة المئوية للخصومات المقدمة في المتوسط.
• الفرق بين السعر المدفوع والسعر الفعلي.
• إيرادات مبيعات الغرف من شهر حتى تاريخه وما إلى ذلك.

كما يتعين على المدقق الليلي إعداد قائمة نزلاء داخلية ونسخها وتوزيعها على جميع الإدارات المعنية.

في حالة المجموعات المختلفة، وطاقم الخطوط الجوية، والركاب، وكبار الشخصيات، فإن المكاتب الأمامية والإشراف الداخلي يحتاجون إلى تنسيق أكبر للخدمة السريعة أو أي ترتيب خاص، ولهذه الأنواع من النزلاء يجب التنسيق مع قسم الأغذية والمشروبات بخصوص القائمة الثابتة أو الغداء، العشاء ووجبات الإفطار للمجموعات والنزلاء – بعض الكوبونات عادة يتم إصدارها للنزلاء من قبل المكاتب الأمامية لتناول وجباتهم لمراقبة مبلغ القائمة المحددة.

يعتبر مكتب الاستقبال النقدي في المكاتب الأمامية هو النقطة المركزية لجمع إيرادات الفندق بالكامل. ويجب تنسيقها مع أمين الصندوق الرئيسي ومدقق الدخل وإدارة الائتمان وجميع منافذ البيع في الفندق، حيث أن قسائم الرسوم تأتي طوال أيام العمل بالكامل إلى الدفع نقدًا ليتم خصمها من حساب النزيل وحساب دفتر الأستاذ. ثم يتم ترحيل جميع فواتيرهم إلى المبلغ المعني، وأخيرا تأتي جميع ملخصات المبيعات إلى العداد. أمين الصندوق في المكاتب الأمامية يتلقى جميع أنواع التسويات. مثل:

• بطاقات الائتمان النقدية.
• حسابات الشركة.
• مدفوعات دفتر الأستاذ.

في الليل، يقوم مراجعو الحسابات الليليون بمراجعة الحسابات على جميع أنشطة الإيرادات اليومية. في صباح اليوم التالي، سيتم وضع جميع الوثائق على طاولة الشخص المعني (مدقق دخل أو مشرف ائتمان). كل تحويل لأمين الصندوق في المكاتب الأمامية وجميع منافذ الفندق يقوم بتحويل الأموال إلى رئيس الخزينة. لذا، يجب على مراقب الحسابات، ومشرف الائتمان، ورئيس الخزانة، وصراف المكاتب الأمامية، ومدقق الحسابات الليلي، وجميع عمليات تحصيل الإيرادات، السماح للفندق بالتنسيق مع بعضهما البعض.

يجب أن يتصل قسم خدمة الغرف بالفندق عن كثب مع مكتب الاستقبال فيما يتعلق بوصول ومغادرة النزلاء لتجنب أي أخطاء في خدمة الغرف. يجب أن يقوم مكتب الاستقبال بإرسال واحدة من قائمة النزلاء في المنزل إلى خدمة الغرف.

يجب على المكاتب الأمامية أن يكون ودودا مع قسم الإشراف الداخلي وخدمة الغرف لتقديم باقة أزهار وسلة فواكه ومشروبات ترحيبية عند وصول كبار الشخصيات. عادة ما يتم تقديم هذه الخدمات على أساس تكميلي حسب سياسة الفندق.

التنسيق بين المكاتب الأمامية وإدارة المبيعات والتسويق.

يعمل قسم المبيعات والتسويق دائمًا في أنشطة ترويج المبيعات. وهم يتواصلون مع الشركات المحلية والأجنبية والبعثات الأجنبية ومكاتب شركات الطيران لملاحقة العملاء لبيع الغرف وخدمات الأغذية والمشروبات. لذلك، غالباً ما يكون لديهم عمل من مصادر مختلفة وفي هذا الصدد عليهم أن يحيطوا المكاتب الأمامية لإجراء الحجز وأيضاً اتخاذ الترتيبات اللازمة للمساكن الجماعية أو كبار الشخصيات أو طاقم الطائرة. إذا كان هناك أي سعر أو خدمة خاصة أو تسهيلات متوفرة، يجب أن يتبع المكاتب الأمامية الإرشادات المسبقة.

التنسيق بين المكاتب الأمامية وقسم الغسيل.

يجب إبلاغ قسم الغسيل جيدًا من قبل المكاتب الأمامية عن وصول أو مغادرة النزيل ويجب أن يرسل مكتب الاستقبال نسخة من قائمة النزلاء الموجودين في الفندق إلى قسم غسيل الملابس. هذا التنسيق ضروري لتجنب ترقيم الغرف بشكل خاطئ والتسليم الخاطئ للغسيل.

التنسيق بين المكتب الأمامي والإدارة الهندسية والصيانة.

يجب أن يكون هناك شخص في الخدمة على مدار الساعة في قسم الهندسة لتلبية متطلبات الصيانة في أي مكان من الفندق. لذلك، يتم فوراً إخطار مكتب الهندسة بأي متطلبات صيانة يتم إخطار القسم الهندسي بها لاتخاذ الخطوات اللازمة لإنجاز العمل بشكل صحيح في أقرب وقت ممكن، بحيث لا يتم إعاقة خدمة الضيف على الإطلاق. في حالة حدوث أي حالة طارئة (مثل الحريق أو أي حادث)، يجب على المكاتب الأمامية إبلاغ الهندسة  عن إجراءات السلامة والقيام بكل شيء بشكل عاجل. في أي حالة طوارئ، يمكن للمكاتب الأمامية استخدام نظام الترحيل الطارئ للإعلان الضروري بحيث يمكن معالجة الوضع بنجاح دون أي خسارة أو ضرر للحياة والممتلكات.

التنسيق بين المكاتب الأمامية وقسم المحاسبة.

إذا ظهر أي تباين فيما يتعلق ببطاقات الائتمان أو تسويات حسابات الشركة – يمكن لإدارة الائتمان إجراء استعلامات في مكتب النقدية لمعرفة الموقف الصحيح للنزاع. إذا حافظت الإدارتان على تنسيق جيد، يمكن عندئذ تقليل التناقض فيما يتعلق بتسويات الفواتير إلى أدنى مستوى. فيما يتعلق بالنقدية التي تتعامل مع العملة المحلية أو العملة الأجنبية، يجب أن يتم تنسيق المكاتب الأمامية من قبل رئيس الخزينة.

التنسيق بين المكاتب الأمامية وإدارة الموارد البشرية.

تنسق إدارة شؤون الموظفين/ إدارة الموارد البشرية المكاتب الأمامية في حالة حدوث أي سوء سلوك أو أي نشاط ينتهك قاعدة الفندق أو قانون الملكية التي يرتكبها موظفو المكاتب الأمامية. كما يقومون بتنسيق أي نوع من الأحداث الثقافية أو الأحداث الرياضية التي تجري في الفندق من وقت لآخر. ينسق قسم المكاتب الأمامية مع قسم الأمن طوال الوقت. في حالة وجود أي حالة سرقة أو قانون أو أمر، يعمل مدير المكاتب الأمامية أو مدير مهام المناوبة مع مسؤول الأمن للمحافظة على الإجراءات الشكلية للحوادث أو على الإطلاق. بينما يجري على مدار الساعة مشاهدة جميع أجزاء الفندق، مدير المناوبات مع موظف الأمن في الخدمة.

كل ذلك باختصار  ما ينسق المكتب الأمامي. التنسيق والتعاون ليسا نفس المصطلح. وغني عن القول إن التعاون ومساعدة الموقف هو الجودة الأساسية لجميع موظفي الفندق. يجب على كل قسم في الفندق ضمان التنسيق فيما بينها لمزيد من الاهتمام بالفندق وبالتالي خدمة النزلاء ذات الجودة العالية للحصول على الاسم والشهرة لمكان الإقامة. يجب أن يسترشد الجميع وفقًا لذلك.

التنسيق بين المكاتب الأمامية وقسم الأطعمة والمشروبات.

التواصل بين قسم الأغذية والمشروبات والواجهة الأمامية ضروري أيضا. ويتم نقل بعض هذه الاتصالات عن طريق ترحيل الرسائل وتوفير معلومات دقيقة عن عمليات النقل، وهي نماذج تُستخدم لتوصيل النفقات إلى حساب النزيل. تشمل أنشطة الاتصال أيضًا الإبلاغ عن وتقدير عدد الضيوف المتوقع تسجيلهم استنادًا إلى أنشطة الإشغال السابقة وطلبات معالجة طلبات الدفع والنماذج المستخدمة للإشارة إلى مبالغ الأموال المدفوعة من درج أمين الصندوق نيابةً عن نزيل أو موظف في الفندق. تساعد هذه الخدمات الحيوية مدير الأطعمة والمشروبات، أو مدير المطعم، أو قائد المأدبة على تلبية متطلبات الجمهور.

تعتبر الرسائل الواردة لمدير الطعام والشراب والطهاة التنفيذيين من البائعين وممثلي الصناعة الآخرين مهمة للعمل في إدارة الأغذية والمشروبات. إذا أعطيت لمشغل لوحة المفاتيح تعليمات على المتصلين (مثل الأوقات التي لا يمكن فيها إزعاج الطباخ التنفيذي بسبب عبء العمل المزدحم أو اجتماعات الموظفين، أو البائعين الذين لا يهمون الشيف)، ستحصل الرسائل المهمة على أولوية قصوى.

في الفندق الذي يحتوي على نقاط بيع، وسجلات نقدية للحواسيب تتماشى مع نظام إدارة الممتلكات، يتم تلقائيًا نشر استمارات الدفع الخاصة بالنزلاء أو رسوم أو دفعات التسجيل إلى ملف النزلاء. اذا كان الفندق لا يملك نقاطًا أو محطات بيع متصلة بنظام إدارة الممتلكات، موظف المكاتب الأمامية هو المسؤول عن إرسال رسوم دقيقة على ملف النزيل ويعتمد على قسائم الحوالات، كما ان عمل المدقق الليلي يصبح أسهل عندما يتم إعداد الحوالات ونشرها بدقة. ينبغي على مدير المكاتب الأمامية العمل مع مدير الأغذية المشروبات في وضع إجراءات التشغيل القياسية وطرق لأكمال رسوم التحويل.

يعتمد المشرفون في قسم الأغذية والمشروبات على عدد المبيعات المتوقع الذي أعده مدير المكاتب الأمامية  لتحديد الموظفين والتنبؤ بالمبيعات. مثلا يريد أن يعرف عدد النزلاء في الفندق حتى يتمكن من تحديد عدد الخوادم لجدولة خدمة الإفطار. الإعداد الدقيق والمحدد الوقت بأداة الاتصال هذه تساعد في التحكم في التوظيف الصحيح وتوقعات المبيعات.

سيطلب الأعضاء المعتمدون في قسم الأغذية والمشروبات من المكاتب الأمامية من حين لآخر الحصول على أموال نقدية، في شكل دفعات، لشراء سلع في اللحظة الأخيرة لمأدبة، أو الصالة، أو المطعم أو للاستفادة من الفرص الأخرى غير المخطط لها. لتعزيز الضيافة. يتم تطوير إرشادات محددة بشأن الحدود النقدية، ووقت الاستجابة، والموافقة المسبقة، والتوقيعات المعتمدة، وإيصالات الشراء من قبل المدير العام ومدير الإدارة. هذه المبادئ التوجيهية تساعد على الحفاظ على السيطرة على مدفوعاتهم.

التنسيق بين المكاتب الأمامية وقسم الولائم.

يتطلب قسم المأدبات، الذي يجمع في كثير من الأحيان بين مهام قسم التسويق والمبيعات وقسم الأغذية والمشروبات، المكاتب الأمامية لنقل المعلومات إلى الضيوف حول المناسبات المجدولة ودفع الفواتير.

يمكن لموظفي مكتب الاستقبال أيضًا توفير العمل لإعداد لوحة الإعلانات اليومية وقائمة داخلية للأنشطة اليومية للفندق (الوقت والمجموعة وتكليف الغرفة) ولوحة الرسائل الجانبية، والتي تشمل شعار الفندق ومساحة للرسالة. نظرًا لأن غالبية ضيوف الحفلات قد لا يكونوا مسجلين في الفندق، فإن الواجهة الأمامية توفر مركز اتصالات منطقي.

يوفر النشر اليومي للأحداث المجدولة على  لوحة إعلانات إلكترونية لجميع الضيوف والموظفين معلومات حول أحداث المجموعة. قد يشتمل إعداد السرادق على تهنئة أو ترحيب أو ترويج المبيعات أو رسائل أخرى مهمة. في بعض الفنادق، يتصل موظف في المكاتب الأمامية بقسم التسويق والمبيعات لتحديد الرسالة.

سيطلب النزيل المقيم الذي لا يعرف مكان الإقامة في الفندق من المكاتب الأمامية المساعدة في الاتجاهات. قد تبدو هذه الخدمة بسيطة في تقديم الخدمة بشكل عام، ولكنها ضرورية للنزيل الضائع أو المرتبك. يجب أن يعرف موظفوا المكاتب الأمامية كيف يوجهون النزلاء إلى غرف الاجتماعات أو مناطق الاستقبال الخاصة والوظائف التي تقام في أي غرف. مكتب الجبهة، يجب أن يكون على استعداد لتقديم معلومات عن جميع أنشطة الإدارات في الفندق.

الشخص المسئول عن دفع الفواتير لحدث خاص سوف يقوم أيضاً بطريقه إلى المكاتب الأمامية لتسوية حسابات دفتر الأستاذ. إذا لم يتمكن قائد المأدبة من تقديم فاتورة لهذه الوظيفة، فيجب إبلاغ كاتب مكتب الاستقبال عن تفاصيل رسوم الأطعمة والمشروبات والإكراميات ورسوم الإيجار وطريقة الدفع وما شابه.