تُعتبر السياسات والإجراءات المالية حجر الزاوية لضمان إدارة مالية فعّالة في الفنادق. تستند هذه القواعد إلى معايير محاسبية موحدة تساهم في ضبط العمليات المالية، تحقيق الشفافية، وتقديم تقارير دقيقة للإدارة العليا من قبل المدير المالي.
الفصل الأول: القواعد المالية للإدارة المالية والإدارية
أولًا: أحكام عامة
- النظام المحاسبي:
- تُدار حسابات الفنادق وفق القواعد المحاسبية المطبقة في المشروعات التجارية والصناعية.
- يُعتمد النظام المحاسبي الأمريكي الموحد لحسابات الفنادق بما لا يتعارض مع اللوائح الداخلية.
- السجلات والدفاتر:
- تُمسك السجلات والدفاتر لتوثيق كافة الإيرادات والمصروفات بناءً على مستندات معتمدة.
- تُستخدم برامج الحاسوب كبديل للسجلات اليدوية لتحسين الكفاءة.
- التعاملات البنكية:
- يُفتح حساب رئيسي أو أكثر في البنوك تحت إشراف الرئيس التنفيذي.
- يتم الصرف إما نقدًا أو بشيكات موقعة بتوقيع مزدوج.
- حفظ المستندات:
- تُحفظ المستندات المُعتمدة بأرقام مسلسلة لكل شهر لتسهيل الرجوع إليها.
ثانيًا: الخزينة
- إدارة النقدية:
- تُخصص خزينة لاستلام الإيرادات من أقسام الفندق (المكاتب الأمامية، المطاعم، الحفلات).
- يتم الإيداع في البنوك يوميًا عدا أيام العطلات.
- الجرد:
- يتم الجرد الدوري للخزينة مرتين شهريًا بواسطة رئيس الحسابات.
- تُجرى جردات فجائية من قبل المدير المالي.
- الإجازات:
- لا يُصرح بإجازة لأمين الخزينة إلا بتكليف موظف مؤهل لاستلام العهدة.
الفصل الثاني: القواعد المالية للأجور والمرتبات
- صرف الأجور:
- تُعد الأجور طبقًا للوائح والقوانين المعتمدة ويتم صرفها مقابل مستندات مثبتة.
- تُصرف الأجور في تواريخ محددة، وللمستحق شخصيًا أو بموجب توكيل.
- التسجيل والضرائب:
- تُسجل الأجور على نماذج تخدم الرقابة والتحليل المالي.
- تُستخرج البيانات الدورية اللازمة لحساب الضرائب السنوية.
- إدارة الأجور المتبقية:
- تُودع الأجور غير المصروفة في خزينة الفندق خلال خمسة أيام.
الفصل الثالث: القواعد المالية للمقبوضات والمدفوعات
أولًا: المقبوضات
- الشيكات وأوراق القبض:
- يتم تسجيل الشيكات وأوراق القبض في سجلات خاصة.
- تُرسل الشيكات المرفوضة للمستشار القانوني بعد محاولة التحصيل.
- بطاقات الائتمان:
- يتم التعامل مع حاملي بطاقات الائتمان وفق قسائم خاصة تشمل:
- تاريخ الصلاحية.
- توقيع العميل.
- قيمة العملية.
- يتم التعامل مع حاملي بطاقات الائتمان وفق قسائم خاصة تشمل:
ثانيًا: المدفوعات
- إصدار الشيكات:
- تُصدر الشيكات بموجب إذن صرف معتمد.
- تُحفظ دفاتر الشيكات تحت مسؤولية المدير المالي.
- متابعة الحسابات البنكية:
- تُجرى مطابقة شهرية بين الرصيد الدفتري وكشوف البنوك.
الفصل الرابع: القواعد المالية للتأمين
أنواع التأمين:
- التأمين على المباني والمحتويات:
- يشمل التأمين ضد الحريق، السرقة، وأعطال المعدات.
- التأمين على النشاط الفندقي:
- يشمل تأمين العهد النقدية والعينية.
- تغطية الممتلكات الثمينة للنزلاء.
- التأمين على سيارات الفندق ونقل البضائع.
إدارة وثائق التأمين:
- يجب تجديد وثائق التأمين قبل انتهاء صلاحيتها.
- يتم إخطار شركة التأمين بأي تغييرات في موضوع أو قيمة التأمين.
تضمن السياسات والإجراءات المالية في الفنادق إدارة دقيقة للإيرادات والمصروفات، تعزيز الشفافية، وتحقيق الكفاءة. اتباع هذه القواعد يعزز من موثوقية العمليات المالية ويساعد الإدارة العليا على اتخاذ قرارات مستنيرة تدعم استدامة الأعمال.
توصية: يجب تدريب فريق الإدارة المالية بشكل مستمر على أحدث الأنظمة المحاسبية لتعزيز الكفاءة وضمان التزام اللوائح.
