السياسات والإجراءات المالية في الفنادق: الميزانية

الفصل الأول: السنة المالية للفنادق

• تبدأ السنة المالية للفنادق في 1 يناير وتنتهي في 31 ديسمبر من كل عام.
• تُعد هذه الفترة الأساس لإعداد الموازنة التقديرية، التقارير المالية، والميزانية الختامية.

الفصل الثاني: إعداد الميزانية

تُقسم الميزانية وفقًا للنظام الأمريكي الموحد لحسابات الفنادق، بما يضمن تنظيم الإيرادات والمصروفات بطريقة شفافة ودقيقة.

1. تقسيم الميزانية:

• الإيرادات:
  • تُظهر الميزانية جميع مصادر الإيرادات الجارية بوضوح.
  • تُفصل الإيرادات الرأسمالية عن الإيرادات الجارية لتجنب التداخل.
• المصروفات:
  • تُقسم إلى:
    1. مصروفات جارية: تشمل تكاليف التشغيل اليومي.
    2. مصروفات رأسمالية: تتعلق بالتجديدات والاستثمارات طويلة الأجل.

2. إعداد الموازنة التقديرية:

• توقيت الإعداد:
  • يقدم كل فندق مقترحاته للموازنة التقديرية في بداية أكتوبر من كل عام.
• المحتوى:
  • تقديرات الإيرادات والمصروفات للسنة المالية.
  • موازنة المصروفات الرأسمالية (مثل التجديدات والاستثمارات).
• التقارير المصاحبة:
  • تقارير إحصائية وتحليلية تُظهر مقارنة دقيقة مع البيانات السابقة.
  • توضيحات للأرقام الواردة لتسهيل فهم الموازنة.

الفصل الثالث: الضوابط المالية للميزانية

1. الالتزام بالموازنة:

• الصرف:
  • يُسمح بالصرف فقط في حدود الاعتمادات المقررة في الموازنة التقديرية.
  • لا يجوز استخدام الاعتمادات في غير الأغراض المحددة لها دون موافقة مسبقة من رئيس مجلس الإدارة.
• التجاوزات:
  • أي تجاوز في الاعتمادات يجب أن يُقر بموافقة خطية من الجهة العليا.

2. المرونة في التنفيذ:

• يُسمح بإجراء تعديلات طفيفة على الموازنة إذا كانت تتماشى مع أهداف الفندق العامة وتحسن الأداء المالي.

الفصل الرابع: أهمية الميزانية

1. التخطيط المالي:

• تُعد الميزانية أداة أساسية لتحديد أولويات الإنفاق.
• تساعد في تحقيق التوازن بين الإيرادات والمصروفات.

2. الرقابة المالية:

• تُوفر إطارًا للرقابة على النفقات ومنع أي إسراف أو إنفاق غير مبرر.
• تسهل مقارنة الأداء الفعلي بالمخطط.

3. تعزيز القرارات الإدارية:

• تُساعد الإدارة العليا في اتخاذ قرارات مدروسة بناءً على بيانات مالية دقيقة.

إعداد الميزانية في الفنادق يعتمد على دقة التقديرات والتزام الإدارة بالتقسيمات المالية وفقًا للنظام الأمريكي الموحد. تُسهم هذه السياسات في تعزيز الشفافية، تحسين الأداء المالي، وتحقيق أهداف الفندق على المدى القصير والطويل.

توصية: يُفضل إجراء مراجعات دورية خلال السنة المالية لتقييم الأداء الفعلي مقارنة بالموازنة التقديرية واتخاذ الإجراءات اللازمة لضمان تحقيق الأهداف المخططة.