الوصف الوظيفي لمدير المشتريات في الفنادق
المسمى الوظيفي:
مدير المشتريات
تحت إدارة:
المراقب المالي / رئيس المحاسبين / المدير العام
ملخص الوظيفة:
يتولى مدير المشتريات مسؤولية التفاوض مع الموردين لإبرام العقود، شراء السلع المطلوبة، والحفاظ على سجلات دقيقة للمعاملات التجارية. كما يعمل على مساعدة الإدارات التنفيذية والمالية في مراقبة التكاليف والتحكم فيها، بما في ذلك التحليل المالي وإعداد التقارير ووضع الميزانية والتنبؤ.
المهام والمسؤوليات:
إدارة عمليات الشراء والتوريد:
- تنفيذ سياسات وأنظمة شراء متوافقة مع معايير الشركة.
- مراقبة الموردين لضمان تقديم جودة عالية بأسعار تنافسية وخدمة مميزة.
- الحصول على ثلاثة عروض أسعار مستقلة لكل سلعة تزيد تكلفتها عن الحد المحدد، وضمان اختيار أفضل مورد.
- إعداد العقود لتحقيق خفض في التكاليف عبر مختلف أقسام الفندق.
- التأكد من تحديث تواريخ استلام الطلبات يوميًا والالتزام بمواعيد التسليم.
إدارة المخزون والتحكم في المواد:
- مراجعة وتحديد مستويات المخزون الأدنى والأقصى بالتعاون مع المراقب المالي والمدير العام.
- مراقبة المخزون وتحديد المواد بطيئة الحركة واتخاذ الإجراءات المناسبة للتخلص منها.
- التأكد من تخزين البضائع بطريقة صحيحة ومتابعة تواريخ الصلاحية.
- ضمان تحديث النظام الإلكتروني لبيانات المخزون وأسعار السلع.
ضمان الجودة والمتابعة:
- التأكد من الالتزام بمعايير النظافة عند تسليم البضائع.
- مراقبة دقة الوثائق وعروض الأسعار وفقًا للسياسات والإجراءات.
- فحص جميع الطلبات المعلقة وضمان استكمالها في الوقت المناسب.
الإدارة والتدريب:
- تدريب فريق العمل في قسم المشتريات على أفضل الممارسات.
- الحفاظ على تحديث الوثائق والملفات لضمان كفاءة العمليات.
- التعاون مع الأقسام الأخرى لضمان تلبية احتياجات الفندق بكفاءة.
التحليل والتقارير:
- إعداد تقارير شاملة عن المشتريات والمخزون للمراجعة والتقييم.
- مراجعة تقارير تناقض البنود واتخاذ الإجراءات اللازمة لمعالجة الفروقات.
الشروط والمؤهلات:
المهارات:
- مهارات تفاوض قوية وقدرة على إغلاق صفقات الشراء.
- فهم المخاطر القانونية والتجارية للعقود.
- مهارات تنظيمية واهتمام بالتفاصيل لضمان كفاءة العمليات.
التعليم:
- شهادة أو دبلوم في الدراسات التجارية أو ماجستير إدارة الأعمال أو تخصص المشتريات.
- معرفة ممتازة ببرامج مايكروسوفت أوفيس ونظام إدارة المواد (MMS).
الخبرة:
- خبرة لا تقل عن 8 سنوات في مجال المشتريات، منها 4 سنوات كمدير مساعد.
- خبرة في صناعة الفنادق والمطاعم.
