المسمى الوظيفي: أمين صندوق المكاتب الأمامية
تحت إدارة: مدير المكاتب الأمامية / رئيس المحاسبين
ملخص الوظيفة:
يعد أمين صندوق المكاتب الأمامية مسؤولاً عن إدارة عمليات الدفع وإغلاق الحسابات للنزلاء بطريقة سلسة وفعّالة، مع الالتزام بمعايير الخدمة المالية للفندق. تشمل مهامه فرض رسوم الخدمات على حسابات النزلاء، وتنسيق عمليات الدفع عند المغادرة، ومراجعة إعداد الفواتير الخاصة ببطاقات الائتمان وحسابات الزائرين بالتنسيق مع قسم المحاسبة. كما يتولى معالجة استفسارات النزلاء المتعلقة بالرسوم، مما يعزز رضا النزلاء ويضمن تجربة مالية واضحة وموثوقة خلال فترة إقامتهم.
مهام ومسؤوليات أمين صندوق المكاتب الأمامية
- إدارة برنامج نشر الفواتير:
- تشغيل برامج الفوترة وتحديث الحسابات، والتحقق من أن جميع الرسوم مضافة بدقة لحسابات النزلاء.
- المحافظة على توازن الصندوق:
- التأكد من أن النقد في الصندوق متوازن في نهاية كل نوبة، ومراجعة قائمة الصندوق بانتظام لضمان دقة العمليات المالية.
- التعامل مع استفسارات النزلاء المالية:
- الرد على استفسارات النزلاء حول الرسوم والخدمات، وتقديم توضيحات دقيقة بخصوص فواتيرهم لضمان الشفافية وتحقيق رضا العملاء.
- تنفيذ إجراءات تسجيل الوصول والمغادرة:
- مساعدة النزلاء في إكمال إجراءات تسجيل الدخول والمغادرة، والتأكد من تسوية الحسابات قبل المغادرة لضمان تجربة سلسة.
- التنسيق مع قسم المحاسبة لتوزيع تقارير نهاية الشهر:
- إعداد وتوزيع التقارير المالية الشهرية بالتنسيق مع قسم المحاسبة وفقًا للإجراءات المتبعة.
- متابعة الحسابات الكبيرة:
- تتبع حسابات النزلاء ذوي الميزانيات العالية أو المتطلبات الخاصة، لضمان دفع جميع المستحقات ومعالجة جميع المعاملات بالشكل الصحيح.
- التأكد من صحة بيانات الفوترة ومتابعة الحسابات المعلقة:
- متابعة المشاريع المعلقة، والتأكد من أن بيانات الفواتير لجميع النزلاء المغادرين دقيقة وتتوافق مع سياسات الفندق.
- خدمات مصرفية للنزلاء:
- تقديم خدمات مثل صرف الشيكات وتحويل العملات للنزلاء، بما يساهم في تعزيز تجربة الإقامة.
- التعامل مع المدفوعات ومعالجة الحسابات:
- إجراء المدفوعات وتسوية الحسابات، وتحويل أرصدة النزلاء إلى الحسابات الأخرى عند الحاجة، مع الالتزام بسياسات الفندق المالية.
- مراقبة صرف الشيكات:
- التحقق من صرف الشيكات وفقًا لإرشادات الفندق، للتأكد من الالتزام بمعايير الأمان المالي.
- إدارة صندوق الأمانات:
- الإشراف على صناديق الودائع الآمنة، وضمان سلامة المبالغ النقدية والمستندات الهامة الخاصة بالنزلاء.
- تدريب الموظفين الجدد:
- توفير التدريب اللازم للموظفين الجدد لضمان التزامهم بسياسات الفندق وإجراءات المكاتب الأمامية.
- مساعدة موظفي الاستقبال:
- دعم فريق الاستقبال في إتمام عمليات تسجيل الوصول للنزلاء عند الحاجة، لتعزيز فعالية الخدمة المقدمة.
- التسوية المالية بنهاية النوبة:
- التأكد من تسوية جميع الحسابات والأرصدة في نهاية كل نوبة، لضمان دقة العمليات المالية.
- إدارة سجلات النزلاء بعد المغادرة:
- توزيع سجلات النزلاء بشكل منتظم بعد تسجيل المغادرة، للتأكد من التوثيق الكامل للعمليات.
الشروط
- التعليم:
- شهادة ثانوية أو ما يعادلها، مع ضرورة التحدث والقراءة والكتابة بلغة العمل الأساسية المستخدمة في الفندق.
- الخبرة:
- يفضل وجود خبرة سابقة في الفنادق وخبرة عملية في تشغيل برامج المكاتب الأمامية.
- المهارات:
- مظهر مهني جيد، وقدرة على العمل ضمن فريق بفعالية.
أهمية دور أمين صندوق المكاتب الأمامية في سياق الضيافة الحديث
في ظل التوجه نحو توفير تجربة سلسة وشاملة للنزلاء، يُعد أمين الصندوق في المكاتب الأمامية من الأدوار المحورية في الحفاظ على دقة وسلامة العمليات المالية في الفندق. مع تزايد أهمية التكنولوجيا في إدارة المعاملات، بات على أمين الصندوق الاعتماد على أنظمة إدارة الممتلكات (PMS) والتعامل مع وسائل الدفع المتعددة، بما في ذلك المحافظ الإلكترونية وطرق الدفع الحديثة، لتلبية احتياجات النزلاء.
