التاريخ: _________________________
اسم أو رمز الموظف: _________________________
10:00 – 12:00: بداية النوبة
- اجتماع الإحاطة مع فريق المكاتب الأمامية (النوبة الصباحية): استعراض التقارير والمستجدات من النوبة السابقة.
- عد النقدية ومراجعة سجل المكاتب الأمامية: التأكد من توازن النقدية ومراجعة أي ملاحظات أو تعليمات سابقة.
- التأكد من نظافة البهو والصالة: التواصل مع قسم الإشراف الداخلي إذا تطلب الأمر تنظيفًا إضافيًا.
- مراجعة حجوزات “عدم الظهور” من الليلة الماضية: التحقق من السياسات المعتمدة وتطبيق الرسوم عند الضرورة.
- التحقق من التقرير اليومي: مراجعة تفاصيل الوصول، المغادرة، وحجوزات كبار الشخصيات (VIP).
- مراجعة تقرير استقبال وتوصيل المطار: التنسيق مع قسم الإرشاد أو مكتب السفر لضمان دقة العمليات.
- مراجعة بطاقات التسجيل: التأكد من اكتمالها وتحديث ملفات النزلاء حسب الضرورة.
- التعرف على النزلاء المتكررين (Repeat) وكبار الشخصيات (VIP Arrivals): توفير خدمات خاصة لهم، مثل مشروب ترحيبي أو تجهيزات إضافية.
- تحديث طلبات VIP: التعاون مع قسم الأغذية والمشروبات والإشراف الداخلي لتلبية أي طلبات خاصة.
- التحقق من الوصول المبكر: التحقق من توفر الغرف وتحصيل رسوم الوصول المبكر إذا لزم الأمر.
- فحص وتتبع المهام: مسح الطلبات المفتوحة وضمان حلها بسرعة وفعالية.
- مراجعة الرصيد المتوقع: التأكد من تسوية جميع الأرصدة اليومية والتقارير المالية.
- تخصيص الغرف: التحقق من تخصيص الغرف بما يتوافق مع طلبات النزلاء وإبلاغ المدير عند وجود أي مشكلات.
- إجراءات تسجيل الدخول والخروج: ضمان تنفيذ العملية بسلاسة مع التركيز على رضا النزلاء.
12:00 – 13:00: المتابعة والتنسيق
- متابعة الاستحقاقات: التحقق من أي مستحقات غير مسددة ومعالجتها.
- التنسيق مع الإشراف الداخلي: التأكد من حالة الغرف المرتبطة بالمغادرات المتأخرة وتجهيزها للنزلاء الجدد.
- التحضير لاجتماع الإحاطة المسائي: إعداد الملاحظات والتقارير اللازمة للنوبة التالية.
- مسح رف غرفة المكتب الأمامي: مراجعة وتنظيم الوثائق والملاحظات اليومية.
13:00 – 14:00: تسليم النوبة
- حضور اجتماع الإحاطة المسائي: مشاركة المعلومات المهمة مع فريق العمل بعد الظهر لضمان انتقال سلس للمهام.
14:00 – 19:00: متابعة العمليات
- مراجعة البريد الإلكتروني: التحقق من جميع الرسائل الواردة والرد عليها بسرعة.
- تحديث بيانات النزلاء: تحديث ملفات النزلاء في برنامج إدارة الفنادق لضمان دقة المعلومات.
- متابعة المستندات الداعمة: العمل مع قسم الحجوزات للتأكد من استكمال الوثائق اللازمة.
- تعديل بطاقات التسجيل وتحديث ملف النزيل: مراجعة وتحديث المعلومات لضمان تقديم خدمة مميزة.
- مسح وتتبع الطلبات: التأكد من إغلاق جميع الطلبات المعلقة.
- إدارة الحجوزات الجديدة والمستقبلية: التأكد من دقتها وتحديثها في النظام.
- مراجعة المعاملات المالية والنشر: ضمان تسجيل جميع المعاملات اليومية بشكل صحيح.
- التخفيضات والمصروفات النثرية: التأكد من الحصول على الموافقات المطلوبة من المدير المناوب أو مدير المكاتب الأمامية.
19:00 – 20:00: الإغلاق
- عد ما قبل الإغلاق: مراجعة النقدية والمستندات للتأكد من توازن الحسابات اليومية.
- إغلاق الصندوق والإيداع: تسليم النقدية والوثائق بشكل آمن وفقًا لإجراءات الفندق.
20:00 – 21:00: تسليم النوبة المسائية
- المتابعة النهائية: مناقشة المستجدات مع فريق النوبة المسائية وضمان انتقال المهام بوضوح.
التوقيع: _____________
المراجع: _____________
