قائمة المهام اليومية لمساعد المكتب الأمامي – النوبة العامة
التاريخ :ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
اسم أو رمز الموظف:ــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
| الوقت | المهمة | تم |
| 10:00- 12:00 | اجتماع الإحاطة مع فريق المكاتب الأمامية (النوبة الصباحية) | |
| عد النقدية وقراءة كتاب سجل المكاتب الأمامية | ||
| التأكد من نظافة البهو والصالة | ||
| استعراض حجوزات عدم الظهور من الليلة الماضية | ||
| التحقق من التقرير اليومي (للوصول ، المغادرة ، VIP) | ||
| التحقق من تقرير استقبال وتوصيل المطار لليوم مع قسم المعلومات والإرشاد | ||
| التحكم ببطاقات التسجيل | ||
| التعرف على نزلاء Repeat و VIP Arrivals | ||
| تحديث طلبات الأغذية والمشروبات و الإشراف الداخلي على غرف VIP واي طلبات خاصة | ||
| التحقق من الوصول المبكر | ||
| فحص و مسح التتبع في وقت قياسي | ||
| التحقق من جميع الرصيد المتوقع ، والتأكد من تسوية الأوراق . | ||
| التحقق من تخصيص الغرف إذا لم يتم ذلك يجب إبلاغ المدير | ||
| التعامل مع تسجيل الدخول والخروج | ||
| 12:00- 13:00 | متابعة الاستحقاقات | |
| التنسيق مع الإشراف الداخلي في حالة المغادرة المتأخرة / التحقق من حالة الغرفة | ||
| التحضير لاجتماع الإحاطة المسائي | ||
| مسح رف غرفة المكتب الأمامي | ||
| 13:00- 14:00 | حضور اجتماع إحاطة المساء وتسليمها لفريق العمل بعد الظهر | |
| 14:00- 19:00 | التحقق من جميع رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها في المكاتب الخلفية | |
| تحديث وصول الضيوف في الملف الشخصي في برنامج إدارة الفنادق | ||
| متابعة المستندات الداعمة مع الحجوزات | ||
| تعديل RC وتحديث ملف تعريف النزيل | ||
| التحقق من رسائل البريد الإلكتروني | ||
| فحص و مسح التتبع في وقت قياسي | ||
| التعامل مع جميع الحجوزات الجديدة والمستقبلية في المكاتب الخلفية | ||
| التحقق من جميع المعاملات والنشر | ||
| جميع التخفيضات والمصروفات النثرية يتم الموافقة عليها من / AFOM / المدير المناوب ومدير المكاتب الأمامية | ||
| 19:00- 20:00 | عد ما قبل الإغلاق | |
| إغلاق الصندوق والايداع | ||
| 20:00- 21:00 | آخر متابعة مع النوبة المسائية أو فريق مسائي |
التوقيع:______________
المراجع:_____________
