السياسات والإجراءات – المكاتب الأمامية – تسجيل النزلاء وتسجيل الوصول
تسجيل النزلاء وتسجيل الوصول
القسم: المكاتب الأمامية
وقت التدريب: 60 دقيقة
الأهداف:
بعد وصول نزيل إلى الفندق، يجب على وكيل مكتب الاستقبال استكمال عملية تسجيل النزلاء وذلك للتأكد من اكتمال تسجيل النزيل وفقًا لمعايير الفندق وكذلك جمع معلومات هامة عن النزلاء.
كما يُطلب من النزلاء التوقيع على بطاقة التسجيل المطبوعة كمتطلب قانوني وكذلك للتحقق من دقة التفاصيل المقدمة عليها.
عندما يصل النزيل إلى مكتب الاستقبال لتسجيل الوصول:
رحب بالنزيل.
قم بالاستفسار عن اسم العائلة / الاسم الأول للنزيل.
قم البحث عن سجل الحجز وطباعة بطاقة التسجيل (إذا لم يكن ذلك مطبوعًا مسبقًا)
قم بتقديم بطاقة التسجيل للنزيل للتحقق من / إعادة تأكيد التفاصيل المطبوعة مسبقًا مثل:
- الاسم الاول الاسم الاخير.
- تاريخ ووقت الوصول.
- تاريخ المغادرة، الوقت المتوقع للمغادرة.
- سعر الغرفة.
- رقم الغرفة.
- نوع الغرفة.
- طريقة الدفع.
- تعليمات الفوترة.
- خطة الوجبات.
- طلب إثبات هوية للنزيل المحلي وتفاصيل جواز السفر والتأشيرة للأجانب.
التفاصيل المراد إكمالها:
- اللقب.
- اسم الشركة.
- عنوان المنزل / العمل.
- المدينة أو البلد.
- الرمز البريدي.
- أرقام الهاتف / الفاكس / الجوال.
- عنوان البريد الإلكتروني.
- اسم ورقم الاتصال في حالة الطوارئ.
- غرض الزيارة.
تفاصيل جواز السفر:
- رقم جواز السفر.
- الجنسية وبلد الإقامة.
- تاريخ الميلاد.
- تاريخ إصدار جواز السفر وتاريخ انتهاء الصلاحية.
- مكان اصدار جواز السفر.
تفاصيل التأشيرة:
- رقم الفيزا
- تاريخ إصدار التأشيرة وتاريخ انتهاء الصلاحية.
- مكان الإصدار.
- نوع التأشيرة.
- المدة المتوقعة للإقامة في الدولة.
- بلد الوصول.
- بلد المغادرة .
اشرح للنزيل ما يتعلق بسياسة الخروج المتأخرة إن وجدت.
اطلب من النزيل التوقيع على بطاقة التسجيل.
قم بمسح/ نسخة من جواز السفر ونسخة التأشيرة وإرفاقها ببطاقة التسجيل.
قم بتحديث تفاصيل النزيل التي تم جمعها فيما يتعلق بملف النزيل.
قم بوضع بطاقة التسجيل في الملف.
أسئلة موجزة للتدريب:
Q1. لماذا يُطلب إكمال عملية تسجيل النزيل عند تسجيل وصول بالنزيل؟
Q2. ما التفاصيل التي يتعين جمعها على بطاقة التسجيل؟
Q3. ما التفاصيل التي يجب جمعها من جواز السفر؟
Q4. هل يجب على وكيل مكتب الاستقبال التوقيع على النماذج؟
Q5. ما التفاصيل التي سيتم تحديثها مرة أخرى في ملف النزيل؟
Q6. ما التفاصيل التي ينبغي إعادة تأكيدها على بطاقة التسجيل؟
