المسمى الوظيفي: مدير المكاتب الأمامية/ مساعد مدير المكاتب الامامية / نائب مدير مكتب الاستقبال.

تحت إدارة: المدير العام / المدير المقيم / مدير المكاتب الأمامية.

ملخص الوظيفة:

المسؤول الأول عن عمليات إدارة المكاتب الأمامية في حالة عدم وجود مدير المكاتب الأمامية، يقوم برفع التقارير في المقام الأول إلى مدير مكتب الاستقبال أو غرف المحاسبات (EAM)، والتأكد من حصول النزلاء على إقامة مريحة وسلسة في الفندق.
كمساعد مدير مكتب الاستقبال الأمامي، يجب أن يعمل كجسر بين المكاتب الأمامية والخلفية أثناء تنسيق العمل، كما عليه أيضًا التأكد من حصول النزلاء على إقامة رائعة.

مهام مساعد أو نائب مدير الاستقبال:

• ضمان رضا العملاء ( آراء النزلاء، مراجعة وسائل الإعلام الاجتماعية).
• متابعة الأداء المالي ( رفع المبيعات، إيرادات الغرفة، تدقيق العمليات المالية).
• خلق المبادرة، حل المشكلات، تدريب الموظفين، قيادة الفريق.
• إدارة وتحفيز فريق المكاتب الامامية من أجل توفير مستوى عالٍ من الخدمة للعملاء.
• الترحيب بالنزلاء وتعزيز ولاء العملاء من خلال أسلوبه الودود.
• القيام بتطوير علاقات ممتازة مع النزلاء طوال فترة إقامتهم.
• التعامل مع شكاوى النزلاء أو الخلافات التي لا يمكن تسويتها مباشرة من قبل أعضاء الفريق وتوفير حل سريع.
• الإشراف على الضيوف القادمين والمغادرين مع المديرين التنفيذيين وموظفي الاستقبال.
• توفير مستوى عال من خدمة العملاء والمحافظة على وضع ممتاز في العمليات المكتبية اليومية.
• التأكد من تقديم الخدمة الشخصية لكل نزيل.
• ضمان تطبيق سياسة التسعير وإجراءات التدقيق الداخلي على النحو الصحيح .
• الإشراف على إدارة المدينين، وعمليات الفوترة والفردية والعمليات النقدية.
• مراقبة جميع التنفيذيين في الطابق التنفيذي لضمان أقصى قدر من رضا النزلاء من خلال المتابعة الشخصية والاهتمام العاجل من الوصول وحتى المغادرة.
• مراجعة قائمة الوصول لجميع الوافدين وكبار الشخصيات للتحقق من جاهزية الغرف، وسائل الراحة والطلبات الخاصة.
• إعداد تقرير الإيرادات الشهرية واليومية وتعميمها على جميع رؤساء الأقسام.
• إعداد إيرادات الغرفة وتوقعات الإشغال و اتخاذ الإجراءات بشأن استراتيجيات التسعير.
• المشاركة في توظيف أعضاء الفريق الجدد للمكاتب الأمامية.
• القيام بدمج وتدريب الموظفين، وتوفير الدعم لتطوير المهارات.
• التأكد من أن جميع موظفي مكتب الاستقبال في مظهر جيد ( الزي الموحد، النظافة الشخصية، الخ)، وكذلك انضباطهم.
• التأكد من أن مكان العمل لا يزال نظيفًا ومرتبًا.
• التأكد من أن أعضاء الفريق لديهم معرفة جيدة بمنتجات الفندق، والخدمات، والمرافق، والأحداث، والتسعير والسياسات ومعرفة المنطقة والأحداث المحلية.
• التأكد من تطبيق سياسة التسعير والمبيعات الخاصة بالفندق على النحو الواجب من أجل تحسين إيرادات الغرف لكل غرفة متاحة (REVPAR).
• المعرفة الجيدة بجميع الأنظمة والإجراءات التشغيلية القياسية في المكاتب الأمامية.
• ضمان أن وثائق ومعلومات النزيل متوفرة ومحدثة.

الشروط:

التواصل بمهارة متطورة مع العملاء، تنظيم عالي للغاية، التركيز على النتائج مع القدرة على التحلي بالمرونة والعمل بشكل جيد تحت الضغط، كما يتطلب المعرفة ببرامج أوبرا / فيديليو / نظم إدارة الممتلكات العالمية الأخرى.

التعليم:

درجة دبلوم في إدارة الضيافة أو درجة البكالوريوس و / أو دبلوم في الفندقة أو أي مجال آخر ذي صلة. المعرفة التامة والخبرة الحاسوبية في برامج مايكروسوفت أوفيس.

الخبرة:

تتطلب خبرة لا تقل عن سنتين إلى 3 سنوات كمدير مساعد أو قائد فريق / مكتب استقبال / علاقات النزلاء في فندق.