المكاتب الأمامية
قائمة المهام اليومية لمساعد مكتب الاستقبال – النوبة المسائية
قائمة المهام اليومية لمساعد مكتب الاستقبال – النوبة المسائية
التاريخ :ــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
اسم أو رمز الموظف:ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
الوقت | المهمة | تم |
13:00- 14:00 | حضور اجتماع إحاطة بعد الظهر والتسليم من فريق الصباح | |
عد النقد | ||
14:00 – 16:00 | التحقق من الأدوات المكتبية والإشراف على منطقة البهو ومنطقة اللاونج | |
مراجعة تقرير الاستقبال / التوصيل للمطار لليوم مع خدمة التعليمات والإرشاد ( الكونسيرج) | ||
ضمان نظافة اللوبي والصالة | ||
التحقق من تغيير الغرفة (التنسيق مع خدمة الكونسيرج و المدير الليلي) | ||
تحقق من حالة جميع الغرف والتناقض | ||
نشر أي رسوم أو وديعة عرضية يدوية وفقًا لتعليمات النوبة الصباحية | ||
التحقق وازالة التتبع والرسائل في وقت قياسي | ||
طباعة وحفظ “تقرير الطوارئ” / تقرير حالة الطوارئ المحدد في تمام الساعة 16:00 | ||
مراجعة تخصيص وتحديد الغرف لأي حجز في اليوم | ||
التعامل مع إجراءات المكاتب الأمامية – تسجيل الوصول ، إنهاء إجراءات المغادرة ، صرف العملات ، إجراءات أمين الصندوق وغيرها | ||
التحقق من بطاقات تسجيل الضيوف وتحديث ملف التعريف في PMS. | ||
17:00- 17:30 | آخر متابعة مع النوبة الصباحية | |
17:30- 22:30 | التحقق وإزالة التتبع في وقت قياسي | |
التحقق من رسائل البريد الإلكتروني | ||
التحقق من تناقض الغرفة بالرجوع إلى المدير المناوب | ||
متابعة أي تعليمات استرداد | ||
التحقق من مغادرة اليوم التالي | ||
الانخراط مع النزلاء ومجاملتهم | ||
التحقق من الغرف بدون افطار لوصول اليوم التالي | ||
متابعة المستندات الداعمة مع الحجوزات | ||
حظر الغرف للوصول في اليوم التالي. بالرجوع إلى المدير الليلي للتحقق | ||
تعديل بطاقة التسجيل | ||
قم بإعداد رسالة الترحيب لـ “المناسبات الخاصة” للقادمين في اليوم التالي | ||
التحقق من حد الائتمان ونشر الحسابات بالرجوع إلى المدير المناوب | ||
22:30- 23:30 | إعداد التسليم مع فريق المساء | |
التحقق من جميع المعاملات والنشر | ||
جميع المصروفات النثرية يتم الموافقة عليها من مدير المكاتب الأمامية / المدير المناوب | ||
إغلاق الصندوق و الايداع | ||
حضور اجتماع الإحاطة المسائي والتسليم للفريق الليلي |
التوقيع:
المراجع: