السياسات والإجراءات- المكاتب الأمامية- فحص السيارة قبل استقبال النزيل

القسم: المكاتب الأمامية – مكتب السفر/ الكونسيرج
وقت التدريب: 45 دقيقة

الأهداف:
تهدف هذه السياسة إلى التأكد من تقديم خدمة استقبال عالية الجودة من خلال التحقق الدقيق من نظافة وسلامة السيارات والسائقين. يجب أن يتأكد فريق المكاتب الأمامية من أن السائقين والمركبات في حالة جيدة لضمان راحة وأمان النزلاء.

1. التحقق من المظهر والنظافة الشخصية للسائقين

السائقون هم أول نقطة اتصال مع النزلاء، وبالتالي فإن مظهرهم يعكس الفندق بشكل مباشر. يجب أن يلتزموا بالقواعد التالية:

• الزي الرسمي: يجب أن يكون نظيفًا ومكويًا بشكل جيد.
• العناية الشخصية: يجب تقليم الشعر والشارب، والاهتمام بالنظافة الشخصية مثل استخدام مزيل العرق، وتجنب مضغ العلكة.
• الأحذية: يجب أن تكون مصقولة جيدًا.
• النظافة العامة: الحفاظ على مظهر نظيف من الأظافر إلى الملابس.
• السلوك: يجب تجنب التدخين أثناء العمل، وإذا تم التدخين، يجب غسل اليدين واستخدام معطرات الفم.

2. التحقق من وثائق السائق والمركبة

يجب على فريق المكاتب الأمامية التحقق من الوثائق التالية قبل قبول السائق والمركبة:

• رخصة القيادة: التأكد من سريان الرخصة.
• ورقة تسجيل السيارة: التأكد من أن المركبة مسجلة بشكل قانوني.
• التأمين: التأكد من وجود وثيقة تأمين صالحة.
• أدوات السائق: قلم ودفتر ملاحظات صغير وبطاقة الاسم.

3. التحقق من حالة السيارة

قبل استقبال النزلاء، يجب التأكد من حالة السيارة من جميع الجوانب:

• الخدمة والصيانة: التحقق من تاريخ استحقاق خدمة السيارة.
• النظافة: التأكد من أن السيارة مغسولة ونظيفة من الخارج.
• الداخلية: التأكد من نظافة النوافذ، الشاشات، المقاعد، والروائح.
• المعدات: يجب التحقق من سلامة الإطارات، المكيف، والموسيقى، وتوافر حقيبة إسعاف أولي وطفاية حريق.
• المرافق: التأكد من وجود أوراق الرحلة، الصحف اليومية، المجلات، ودليل المدينة المحلي في السيارة.

4. التحقق من اللافتة

اللافتة التي ستستخدم لاستقبال النزيل يجب أن تكون واضحة وسليمة:

• نظافة المقبض: يجب أن يكون نظيفًا وخاليًا من الأوساخ.
• الورقة المطبوعة: يجب أن تكون خالية من التجاعيد والطيات.
• طباعة التفاصيل: يجب أن يكون اسم الفندق والشعار واضحًا وكبيرًا، مع اسم النزيل الكامل بشكل صحيح، ويجب أن تكون التحية مناسبة وبدون أخطاء إملائية.

أسئلة موجزة للتدريب:

Q1. لماذا يجب علينا التحقق من المظهر والنظافة الشخصية للسائقين؟
Q2. ما الذي يجب التحقق منه في المظهر والنظافة الشخصية للسائق؟
Q3. ما الذي يجب أن يتم التحقق من قبل السائق قبل استقبال النزيل؟
Q4. ما الذي يجب فحصه في السيارة قبل استخدامها؟
Q5. ما الذي يجب التحقق منه في اللافتة لاستقبال النزلاء؟

من خلال هذه السياسات والإجراءات المتكاملة، تضمن الفنادق تقديم تجربة متكاملة وآمنة للنزلاء منذ لحظة وصولهم إلى الفندق وحتى مغادرتهم، مما يساهم في تعزيز رضا العملاء وسمعة الفندق.