“الوصف الوظيفي مدير المكاتب الأمامية في الفنادق”

المسمى الوظيفي: مدير المكاتب الأمامية / مدير مكتب الاستقبال (FOM)
التبعية الوظيفية: مساعد المدير أو المدير العام

ملخص الوظيفة:
يشرف مدير المكاتب الأمامية على كافة أنشطة المكتب الأمامي، ويعمل لضمان تقديم تجربة سلسة ومريحة للنزلاء. يُعنى بمتابعة العمليات اليومية لمكتب الاستقبال، وإدارة فرق الحجوزات وخدمات الضيوف وخدمات الهاتف، مع إعداد تقارير دورية لضمان تحقيق الأهداف التشغيلية والمالية.

مهام ومسؤوليات مدير المكاتب الأمامية في الفنادق

1. التوظيف والتدريب:
   • قيادة عملية توظيف واختيار موظفي المكاتب الأمامية، وتوفير التدريب اللازم لضمان جاهزيتهم لأداء المهام بكفاءة.
   • تحسين مهارات التواصل وخدمة العملاء لموظفي المكتب الأمامي لضمان مستوى عالٍ من الخدمة.
2. إدارة وتنظيم العمل:
   • إعداد جداول عمل دقيقة لموظفي المكاتب الأمامية تلبيةً لاحتياجات الفندق، وضمان التنسيق السلس بين مختلف النوبات.
   • توزيع عبء العمل بين الموظفين بناءً على الأولويات والمتطلبات اليومية، وضمان جاهزيتهم لأي ظروف طارئة.
3. التقييم والتطوير المهني:
   • تقييم الأداء الفردي لكل موظف وتقديم التغذية الراجعة لتعزيز التطوير المهني ورفع كفاءة الفريق.
   • تنظيم اجتماعات دورية مع موظفي المكتب الأمامي لتحليل الأداء ومشاركة التوجيهات الجديدة.
4. إدارة تجربة النزلاء:
   • الاستجابة الفورية لاحتياجات وشكاوى النزلاء وحلها بطريقة احترافية وسريعة لضمان رضاهم.
   • ضمان تقديم تجربة إقامة مريحة عن طريق تحديث معلومات النزلاء والإشراف على تحضيرات الغرف.
5. التحكم في المعاملات النقدية والمالية:
   • مراقبة إجراءات النقد والتحقق من البنوك والودائع في نهاية كل نوبة عمل، والتأكد من تطبيق سياسات الفندق المالية.
   • ضمان الالتزام بمعايير الائتمان والتحقق من جميع المعاملات النقدية بما يتوافق مع السياسات.
6. التقارير وتحليل الأداء:
   • إعداد تقارير شهرية وأسبوعية حول أداء المكتب الأمامي، متضمنةً تحليل الإيرادات والإشغال.
   • إعداد التنبؤات المستقبلية للإيرادات بناءً على تحليل بيانات الإشغال والطلب.
7. تعظيم الإيرادات والإشغال:
   • مراجعة حالة الغرف ومراقبة معدلات الإشغال يوميًا، وتحليل تقارير الأداء لضمان تحسين العائدات.
   • تطبيق استراتيجيات تسعير مرنة بناءً على الطلب لتحسين الإيرادات اليومية.
8. إدارة طلبات VIP والنزلاء الخاصين:
   • مراقبة طلبات النزلاء من الشخصيات الهامة وضمان تلبية احتياجاتهم بفعالية، مما يسهم في تعزيز سمعة الفندق.
   • تحديث قائمة الشخصيات الهامة وتنسيق الخدمات الخاصة بهم.
9. إدارة نظم المكتب الأمامي:
   • التأكد من كفاءة عمل جميع أنظمة الكمبيوتر وإجراء الصيانة الدورية للبرمجيات، لضمان تدفق المعلومات بسلاسة.
   • تحديث إعدادات النظام عند الضرورة وفقًا لاحتياجات الفندق وتغيرات السوق.
10. إدارة وتوثيق العمليات:
    • الحفاظ على نظام توثيق شامل يشمل المشتريات والقسائم وسجلات التتبع والمعلومات الأخرى المهمة.
    • مراجعة التقارير اليومية والنماذج الخاصة بشكاوى النزلاء لضمان تحسين الخدمة والتجاوب مع ملاحظات العملاء.
11. التنسيق والتواصل مع الإدارات الأخرى:
    • بناء علاقات قوية مع جميع الأقسام لضمان سلاسة العمليات وتقديم خدمة شاملة للنزلاء.
    • العمل كحلقة وصل بين المكتب الأمامي والإدارات الأخرى لتعزيز التواصل الفعال وتسهيل تدفق المعلومات.

المؤهلات والمتطلبات

• التعليم:
  • شهادة جامعية لمدة سنتين على الأقل، مع إجادة اللغة المستخدمة في بيئة العمل للقراءة والكتابة والتحدث.
• الخبرة:
  • خبرة لا تقل عن سنة في إشراف مكتب الاستقبال في الفنادق، مع خبرة قوية في التعاملات النقدية والإجراءات المحاسبية.