الهدف
تحديد الإجراءات القياسية لاستخدام صناديق الودائع الآمنة لضمان أمان ممتلكات النزلاء المسجلين، مع الالتزام بالمتطلبات القانونية لتجنب أي انتهاكات قد تؤدي إلى فقدان الحماية القانونية.
المسؤوليات
- مدير الفندق: مسؤول عن تنفيذ الإجراءات وتدريب موظفي مكتب الاستقبال، إلى جانب المراجعة الدورية والموثقة للبرنامج.
- مدير المكاتب الأمامية: يتحمل مسؤولية إدارة الصناديق المهجورة أو حالات فقدان المفتاح بالتنسيق مع النزلاء والجهات القانونية.
الموقع والتأمين
- موقع الصناديق: يجب أن تكون في منطقة محمية إما مغلقة بأبواب أو مزودة بإجراءات أمان إضافية مثل أنظمة التلفزيون المغلقة.
- الدخول: يتم بواسطة مفتاح أو جهاز قفل إلكتروني.
- مراقبة الأمان: استخدام أنظمة مراقبة للتأكد من أمان الممتلكات والنزلاء.
حدود المسؤولية
- يجب أن تكون الحدود المالية مذكورة بوضوح في:
- بطاقة اتفاقية صندوق الإيداع.
- ملصقات توضيحية أعلى الصناديق.
- الغطاء الداخلي للصندوق.
إجراءات التسجيل والاستخدام الأولي
- يملأ النزيل المسجل اتفاقية صندوق الودائع الآمن، تشمل بيانات النزيل ورقم الصندوق.
- يقوم موظف الاستقبال بالتحقق من صحة البيانات والتوقيعات.
- تسليم المفتاح للنزيل وإبلاغه بسياسة “المفتاح الواحد” ورسوم الحفر عند فقدان المفتاح.
- اصطحاب النزيل إلى الصندوق، فتحه باستخدام مفتاحي التحكم والنزيل.
- بعد الاستخدام، يتم تأمين الصندوق وإرجاع المفتاح للنزيل.
الوصول إلى الصندوق
- يتحقق الموظف من هوية النزيل باستخدام بطاقة الاتفاقية.
- يقوم النزيل بتوقيع قسيمة الوصول، ويتم التحقق من تطابق التوقيع مع الاتفاقية.
- تُستكمل الإجراءات بنفس طريقة التسجيل الأولي.
إجراءات الاستسلام
- بعد إفراغ الصندوق، يتأكد الموظف من خلوه.
- توقيع النزيل والوكيل على بطاقة الاتفاقية.
- إرجاع البطاقة إلى أرشيف السجلات.
حالات خاصة
- نزيل يغادر دون تفريغ الصندوق:
- يرسل النزيل خطابًا موثقًا يوضح طلبه ويفوض الفندق بفتح الصندوق.
- يتم فتح الصندوق بحضور المدير المقيم والموظف المعني، مع توثيق جميع التفاصيل.
- فقدان المفتاح:
- يتم حفر الصندوق بحضور المدير المقيم، مع تحميل النزيل تكاليف الحفر.
- طلب من جهات قانونية:
- يتم فتح الصندوق بحضور المدير المقيم، مع تسليم المحتويات للجهة القانونية وتوثيق ذلك.
الصناديق المهجورة
- يتم التعامل مع الصناديق المهجورة وفق القوانين المحلية، مع إشراف المدير العام وتوثيق كامل للإجراءات.
متطلبات التوثيق
- يجب الاحتفاظ بجميع السجلات لمدة سبع سنوات.
- يتم تدقيق السجلات والمفاتيح يوميًا بواسطة المدقق الليلي، وفصليًا بواسطة مدير الفندق.
ممارسات الأمان الإضافية
- استبدال أقفال التحكم عند فقدان مفتاح التحكم.
- مراجعة دورية للبرنامج لضمان الالتزام الكامل بالإجراءات.
أسئلة موجزة للتدريب
- ما هي الخطوات اللازمة لتسجيل واستخدام صندوق الودائع؟
- كيف يتم التعامل مع حالة فقدان مفتاح النزيل؟
- ما هي حدود المسؤولية القانونية لصندوق الودائع؟
- اشرح الإجراءات الخاصة بالصناديق المهجورة.
- كيف يتم التعامل مع طلبات الجهات القانونية للوصول إلى الصناديق؟
