تتطلب إدارة الفنادق والمطاعم شراء مجموعة متنوعة من الإمدادات والخدمات بشكل منتظم، مما يزيد من احتمالات الفقدان المالي أو السرقة إذا لم تتبع إجراءات دقيقة. ومع تزايد عدد المشاركين في عملية الشراء، خصوصًا في الفنادق الكبيرة أو سلاسل المطاعم، قد تزداد فرص الاحتيال والسرقة. من هنا تأتي أهمية الالتزام بإجراءات الحماية الدقيقة.
حماية الأصول في الفنادق والمطاعم
للحد من الخسائر وضمان الشفافية في عمليات الشراء، إليك بعض الخطوات الأساسية:
- تقسيم المهام والمسؤوليات:
- يجب توزيع المهام بحيث لا يُشرف موظف واحد على العملية بأكملها، مما يعزز الشفافية ويقلل من احتمالات الفساد.
- تحديد المسؤوليات بوضوح:
- توكيل موظف معين بمسؤوليات محددة يضمن توزيع الأدوار وتحمل كل موظف مسؤوليته.
- حصر الوصول إلى الأصول:
- الحد من عدد الأشخاص الذين يمكنهم الوصول إلى الأصول المالية والمخازن.
- تفتيشات ومراجعات مفاجئة:
- إجراء عمليات تفتيش مفاجئة أو دورية لتعزيز الشفافية.
- تدوير الموظفين وجدولة الإجازات:
- يمكن أن يساعد ذلك في الكشف عن أي تلاعبات محتملة من خلال تغيير المسؤولين بصفة دورية.
- إجراء تدقيقات خارجية بانتظام:
- تدقيق خارجي من قبل جهة مستقلة يضمن الموضوعية في مراجعة العمليات المالية.
- تقليل الاعتماد على مورد واحد:
- لتجنب التلاعب، من الأفضل التعامل مع عدة موردين متنوعين وتقليل الاعتماد على مورد واحد.
أنواع الاحتيال وطرق مكافحتها
الرشاوى وتضخيم الأسعار:
- قد يتفق المشتري مع موظف المورد على شراء المنتجات بأسعار مرتفعة مقابل تقاسم الفرق بين السعر الفعلي والسعر المدفوع.
- الحل: على الإدارة مراجعة الفواتير بانتظام ومقارنة الأسعار مع السوق.
الشركات الوهمية:
- قد يلجأ بعض المشترين لإنشاء شركات وهمية وبيع منتجات غير موجودة.
- الحل: يجب على الإدارة التحقق من خلفية الموردين وعدم التعامل مع شركات تحمل عناوين صناديق بريدية فقط أو أسماء شخصية غير معروفة.
الفواتير المكررة:
- يطلب بعض الموردين الدفع على فواتير مدفوعة مسبقًا.
- الحل: يجب اعتماد نظام محاسبة داخلي للتحقق من دفع الفواتير ومتابعة الوضع المالي بدقة.
تحسين مراقبة المشتريات والاستلام
لتحسين مراقبة عمليات الشراء والاستلام، يمكن للإدارة استخدام الأدوات الحديثة مثل:
- أجهزة قياس الوزن الإلكترونية:
- تمنع إدخال معلومات غير دقيقة حول الكميات المستلمة.
- تقييم الموردين بانتظام:
- عقد اجتماعات دورية بين مديري الأقسام لمراجعة الأسعار والجودة.
- طلب عروض متعددة:
- لمزيد من الشفافية، يمكن طلب عروض أسعار مختومة من موردين مختلفين، وتتم مراجعتها من قبل فريق مستقل.
الخلاصة
تعد حماية الأصول والتحكم في عمليات الشراء من الأمور الأساسية في إدارة الفنادق والمطاعم. تساعد إجراءات الشفافية وتوزيع المهام وتدقيق الأسعار بشكل دوري على الحفاظ على الموارد ومنع أي تلاعب، مما يعزز سمعة المنشأة ويضمن تحقيق الأرباح بطريقة آمنة ومستدامة.
