نصائح للسيطرة على المشتريات واستلام الإمدادات في الفنادق والمطاعم

يجب على الفنادق والمطاعم شراء مجموعة واسعة من المنتجات والإمدادات والخدمات في سياق العمليات اليومية. هناك قلق أقل بشأن السرقة في الفنادق الصغيرة حيث يكون المالك أو المدير مسؤولاً بشكل مباشر عن الشراء.

بالنسبة إلى فندق كبير أو سلسلة مطاعم حيث يشترك المزيد من الأشخاص في الشراء، هناك فرص للسرقة. هذه أيضا منطقة ضعيفة لأمن الفندق لأنه من الصعب جدا رصد والقبض على السرقة. هذا أساسا بسبب أنه سيكون هناك تفاهم جيد جدا بين مسؤول المشتريات والموردين.

يمكن أن تحدث السرقة أثناء عملية الشراء بعدة طرق مثل Kickbacks، واستخدام الشركات الوهمية، ومعالجة السرقات، ومشاكل مذكرة الائتمان، وأخطاء تسليم الفواتير المتعمدة، واستبدال الجودة، والمزيد. يمكن منع هذه المشاكل من خلال تنفيذ إجراءات الشراء والدفع الفعالة في الفندق.

فيما يلي بعض النقاط الرئيسية عندما يتعلق الأمر بحماية الأصول في الفنادق والمطاعم:

• الحفاظ على تقسيم الواجبات.
• تسليم المسؤولية لفرد واحد.
• الحد من عدد الموظفين الذين لديهم إمكانية الوصول إلى الأصول.
• إبقاء البنوك والمخازن النقدية إلى الحد الأدنى.
• جعل الموظفين أو المراجعين الخارجيين يقومون بأعداد تفتيشات مفاجئة.
• تقييد الموظفين الذين يمكنهم الوصول إلى النقد أو السجلات أو المتاجر.
• جدولة الإجازات الإلزامية وتدوير الموظفين.
• إجراء عمليات تدقيق خارجية متكررة.
• استخدم تحليل التكلفة والعائد.
• قلل عدد المنتجات المشتراة من نفس البائع.

عمليات الرفع: تحدث عندما يعمل المشتري بالتواطؤ مع شخص من شركة المورّد. نوع واحد من الرشوة ينطوي على شراء المنتجات بأسعار أعلى من المعتاد مع تقسيم الرسوم الإضافية من قبل المشتري وموظف المورد.

للتحكم في هذا النوع من السرقة، يجب على الإدارة مراجعة الفواتير بانتظام. إذا تم شراء عدد مفرط من المنتجات على ما يبدو من مورد واحد، فقد يرغب الفندق في التحقيق في الموقف.

يجب على الفنادق أيضًا أن تأخذ الأسعار الرسمية بشكل عشوائي للتأكد من أن الأسعار التي تدفعها تنافسية.

يمكن للمشترين غير الشرفاء إنشاء شركات وهمية وبيع المنتجات والسلع غير الموجودة. عادة ما يتم إرسال الشيكات لمثل هذه المنتجات في صندوق البريد أو باسم شخص آخر متواطيء. للمساعدة في مكافحة هذا النوع من السرقة أو الإدارة أو وظيفة المحاسبة المناسبة، يجب على الموظفين مراجعة دورية للشركة الشيكات المرسلة إلى الموردين. ما لم يكن الفندق على دراية كبيرة بالمورد، فقد يرغب في التفكير في وضع سياسة عدم إرسال شيكات إلى الشركات التي تحتوي على عناوين صناديق البريد فقط أو أسماء شخصية.

معالجة السرقات: يحدث عندما يطلب الموردون الدفع لفاتورة أكثر من مرة. يحتاج الفندق والمطعم إلى نظام تحكم داخلي فعال للتحقق مما إذا كان قد تم دفع فاتورة بالفعل أم لا.

يعالج التعامل مع أخطاء تسليم الفاتورة نقطة مهمة. يمكن الكشف عن عدد من الخسائر أو السرقات المحتملة أثناء الشراء. لهذا السبب، تختار العديد من الخصائص فصل وظائف الشراء والاستلام.

إذا سمح للمشتري غير الشريف بتلقي المنتجات، فهو  أكثر قدرة على إخفاء أي سرقات. الآن هناك أدوات متوفرة في السوق وهي متضمنة في مقياس الوزن وذلك لتقليل فرص دخول الموظفين إلى النظام بشكل غير صحيح.

قد يجد مدير الفندق أو المطعم أنه من المفيد الاحتفاظ بقائمة من المصادر للمشتريات التي تتم من خلال مكتب المشتريات. يجب مراجعة هذه القائمة من حين لآخر مع مدير المشتريات ومدير القسم الذي يتم إجراء عمليات الشراء من أجله.

يجب أن يجتمع المدير العام ورئيس الطهاة ومدير الأغذية والمشروبات من حين لآخر لمراجعة سعر وجودة المنتجات المشتراة. يمكن الحصول على عنصر آخر للتحكم في عمليات شراء معينة عن طريق طلب عروض أسعار متعددة. بالنسبة للمشتريات الكبيرة، يمكن للإدارة الإصرار على عروض أسعار مختومة ويجب أن تشارك في فتح العطاءات والتقييم.ِ