غالبا ما يتم تنسيق مراقبة المخزون من خلال قسم المحاسبة. على الرغم من قيام بعض الإدارات بإجراء عمليات جرد لمخزوناتها لمصلحتها الخاصة.
يجب ألا يتم إجراء عمليات الجرد الكبرى من قبل رؤساء الأقسام أو المشرفين على إداراتهم الخاصة. يتم الحصول على مراقبة أفضل عندما يأتي موظفو مراقبة المخزون من خارج القسم. على سبيل المثال مراجعة مراقبة المخزون من الإشراف الداخلي الذي قام به قسم الحسابات.
يمكن تحسين مراقبة المخزون لأجهزة تكنولوجيا المعلومات وغيرها من المعدات من خلال استخدام الأرقام المسلسلة التي تم وضع علامة عليها في لوحة الشركة المصنعة على العديد من المعدات. إذا لم يكن هناك مثل هذه الأرقام المتسلسلة من العلامات من الشركة المصنعة فعليك التفكير في تطبيق نظام بأرقام تسلسلية فريدة لكل قسم.
أمثلة على الرقم التسلسلي الفريد لمكتب الاستقبال:
1) ‘FO-KEY-02’ (لوحة مفاتيح مكتب الاستقبال).
2) “FO-CPU-03”.
3) ‘FO-PRN-02’ (طابعة المكتب الأمامي).
4) ‘FO-DES-10’ (مكتب الاستقبال الأمامي).
5) ‘FO-OMP-11’ (لوحة الماوس الضوئية) وغيرها.
في حين أن تحديد الرقم التسلسلي الفريد لتتبع المخزون يجب أن يتبع أيضًا معيارًا. مثل أول رقمين هو دائما رمز القسم ‘FO’، الرقم التالي هو 3 للعنصر ‘DES’ (Desk) ، الأرقام الأخيرة تشير إلى الرقم. يجب أن يكون أي شخص ينظر إلى سجل مراقبة المخزون قادراً على تحديد ما هو العنصر عن طريق قراءة الكود الفريد.
وينبغي أن تكون العلامات مسجلة في سجل داخل مكتب المحاسبة لأغراض الجرد ولتحديد هويتها عند استعادة المواد المسروقة.
في الوقت الحاضر هناك عدد متزايد من الحوادث فبعض النزلاء يسرقون عناصر الفنادق و المقتنيات! يمكن للفنادق الحد من هذه المشاكل عن طريق تجنب وضع الشعارات أو غيرها من التعريفات التي قد تكون جذابة لهؤلاء الذين يطلق عليهم “سارقي “.
هناك أيضا بعض السلبية من خلال القيام بذلك عندما يتم استرداد العناصر يصبح من الصعب تحديد هل هذه العناصر تنتمي فعلا إلى الفندق أم لا.
وقد حل بعض الفنادق هذه المشكلة عن طريق خياطة علامة ملونة في زاوية أو مكان مناسب آخر على البياضات والبطانيات والمناشف. لذا ستساعدهم هذه العلامات في التعرف على السلع المسروقة واستعادتها.
إذا كنت تدير فندقًا كبيرًا، يصبح من الصعب فعلًا التحكم في المخزون بشكل يدوي، وفي هذه الحالة يوصى دائمًا باختيار برنامج جيد لمراقبة المخزون قائم على الكمبيوتر ومتوفر في السوق.
